5 Stappen voor het schrijven van een executive summary

• Een executive summary moet in minder dan twee pagina’s alle belangrijke punten van uw businessplan benadrukken.
• Schrijf eerst uw businessplan voordat u uw executive summary schrijft.
• Als u een executive summary-sjabloon gebruikt, zorg er dan voor dat u deze aanpast aan uw businessplan.
• Dit artikel is voor ondernemers en startups die een ondernemingsplan schrijven, bijvoorbeeld om investeerders aan te trekken, en moeten weten hoe ze de samenvatting moeten schrijven.

Elk nieuw en bestaand bedrijf moet een ondernemingsplan hebben dat duidelijk de details en doelen van de organisatie schetst, en misschien wel het belangrijkste onderdeel van dat ondernemingsplan is de samenvatting.

Een samenvatting is meer dan een eenvoudige inleiding tot je ondernemingsplan. Het is soms het enige deel van uw business plan dat uw beoogde publiek zal lezen, dus het moet doordacht en uitgebreid zijn. Business News Daily sprak met zakelijke experts om te bepalen hoe je een executive summary schrijft en wat je erin moet opnemen.

Noot van de redacteur: Op zoek naar de juiste business plan service voor uw bedrijf?

Wat is een samenvatting?

Een samenvatting is het overzicht van uw hele ondernemingsplan en moet de belangrijkste onderdelen van het plan beknopt weergeven. Uw samenvatting is echter meer dan een algemene schets van uw ondernemingsplan; het publiek van uw ondernemingsplan bestaat vaak uit drukbezette managers en investeerders, dus de samenvatting kan het enige deel zijn dat zij lezen. Daarom wil je dat de samenvatting de inhoud van het document op een aantrekkelijke en beknopte manier weergeeft.

“De samenvatting van een ondernemingsplan is bedoeld om de aandacht van de lezer te trekken en een korte uitleg te geven over je bedrijf, het probleem dat je oplost, de doelgroep en de belangrijkste financiële informatie,” vertelde Ross Kimbarovsky, CEO en oprichter van Crowdspring, aan Business News Daily. “Als de executive summary specifieke informatie mist of de aandacht van de lezer niet trekt, wordt de rest van het plan misschien niet gelezen.”

Hoewel je wilt dat je executive summary boeiend en uitgebreid is, moet het nog steeds snel en gemakkelijk te lezen zijn. Deze documenten zijn gemiddeld één tot vier pagina’s – idealiter minder dan twee pagina’s – en zouden minder dan 10% van uw totale businessplan moeten uitmaken.

Key takeaway: Een sterke executive summary benadrukt de belangrijkste onderdelen van een businessplan in minder dan twee pagina’s.

Wat moet er in een executive summary staan?

Uw executive summary moet belangrijke details bevatten die relevant zijn voor uw lezer op basis van het doel van uw businessplan. Als het doel van uw ondernemingsplan bijvoorbeeld is om een investeerder aan te trekken, moet u de nadruk leggen op uw financiële behoeften en de manier waarop u de financiering zult gebruiken. Het soort taal dat u moet gebruiken, hangt ook af van de vraag of uw publiek bestaat uit generalisten of experts uit de sector.

Hoewel de details van uw executive summary zullen variëren, zegt Marius Thauland, bedrijfsstrateeg bij Leiekontor, dat elke executive summary een paar kernelementen moet bevatten:

• Doelstelling
• Doelmarkt
• Producten en diensten
• Marketing- en verkoopstrategieën
• Concurrentieanalyse
• Financiering en budgettoewijzing voor de processen en operaties
• Aantal in dienst te nemen en betrokken werknemers
• Hoe het businessplan zal worden uitgevoerd

Bij het samenvatten van elke sectie, benadruk de details die het meest relevant zijn voor uw lezer en vermeld de feiten en statistieken die hij moet weten. In je inleiding moet je relevante bedrijfsinformatie geven en duidelijk aangeven wat het doel van het businessplan is. Wat wil je dat de lezer meeneemt uit het document? Wat wil je dat er gebeurt nadat ze het gelezen hebben? Dit zijn allemaal kernboodschappen voor een effectieve samenvatting.

“Verplaats je in de lezer van het businessplan en bedenk wat je in het verslag zou willen weten,” aldus Thauland. “Trek hun aandacht door het eenvoudig en kort te houden, maar toch professioneel. Het moet ze ook verleiden om het hele document te lezen om zelfs de kleinste details te begrijpen.”

Key takeaway: Een executive summary moet uw doelstelling, marktanalyse, producten en diensten, concurrentieanalyse, financiën en implementatiedetails bevatten.

Hoe schrijf je een executive summary

Uw executive summary zal uniek zijn voor uw organisatie en businessplan, maar er zijn een paar algemene stappen die elke ondernemer en bedrijfseigenaar kan nemen bij het schrijven van hun executive summary voor de eerste keer.

1. Schrijf eerst uw businessplan. De executive summary zal een samenvatting zijn van de belangrijkste onderwerpen die in uw businessplan worden behandeld, dus het is vaak nuttig om het hele businessplan te schrijven voordat de executive summary wordt geschreven. Zorg ervoor dat je executive summary alleen feiten en details behandelt die in het business plan te vinden zijn.
2. Schrijf een boeiende inleiding. Wat “boeiend” is, hangt af van uw publiek. Misschien bevat uw inleiding een verrassend feit uit de industrie, of misschien is het een kort verhaal; hoe dan ook, het moet relevant zijn voor uw bedrijf en de aandacht van uw publiek trekken. Het is ook belangrijk om duidelijk het doel van uw businessplan te identificeren en wat de lezer kan verwachten te vinden in het komende document.
3. Schrijf de executive summary. Ga door uw businessplan en identificeer belangrijke punten om op te nemen in uw executive summary. Raak elk belangrijk punt van uw ondernemingsplan aan op een manier die beknopt is, maar toch uitgebreid genoeg dat de lezer de rest van het ondernemingsplan niet zou hoeven te lezen. Idealiter zal de samenvatting boeiend genoeg zijn dat ze willen blijven lezen, maar ze moeten in staat zijn om uw plan te begrijpen uit alleen uw samenvatting.
4. Bewerk en organiseer uw document. Organiseer uw samenvatting in overeenstemming met de inhoud van uw ondernemingsplan, door de belangrijkste onderdelen aan het begin te plaatsen. Een lijst met opsommingstekens is handig om de aandacht te vestigen op uw belangrijkste punten. Dubbelcheck het document op nauwkeurigheid en duidelijkheid. Verwijder modewoorden, herhaalde informatie, kwalificerende woorden, jargon, passief taalgebruik en niet-onderbouwde beweringen. Controleer of uw samenvatting adequaat kan fungeren als een op zichzelf staand document indien nodig.
5. Vraag om externe hulp. Aangezien de meeste ondernemers geen schrijfexperts zijn, kan het nuttig zijn om een professionele schrijver of redacteur naar uw document te laten kijken om ervoor te zorgen dat het soepel stroomt en de punten dekt die u probeert over te brengen.

U moet ook een paar dingen vermijden bij het schrijven van een executive summary. Kimbarovsky zei bijvoorbeeld dat je moet vermijden te praten over je algemene kwaliteiten die alle ondernemers delen, zoals “de passie van je team voor hard werken.” Deze informatie is een gegeven en zal alleen maar de aandacht wegnemen van de belangrijke details van uw executive summary. Je moet ook wegblijven van vergelijkingen met andere bedrijven in je executive summary.

“Zeg niet dat je de volgende Facebook, Uber of Amazon zult zijn,” zei Kimbarovsky. “Amateurs maken deze vergelijking om te proberen te laten zien hoe waardevol hun bedrijf zou kunnen zijn. Richt je in plaats daarvan op het geven van de werkelijke feiten die volgens jou bewijzen dat je een sterk bedrijf hebt. Het is beter als de investeerder je deze onderscheiding geeft omdat ze de kans zien.”

Key takeaway: Schrijf een boeiende en beknopte executive summary na het schrijven van uw businessplan, en zoek vervolgens hulp van buitenaf om het te bewerken, te organiseren en ervoor te zorgen dat het soepel stroomt.

Executive summary templates

Als u voor het eerst een executive summary schrijft, zijn er verschillende online sjablonen die u kunt gebruiken om uw document te schetsen. Uw bedrijf is echter uniek, en uw samenvatting moet dat weerspiegelen. Een online sjabloon dekt waarschijnlijk niet elk detail dat u nodig hebt in uw specifieke executive summary. Experts raden aan sjablonen te gebruiken als een algemene richtlijn, en ze vervolgens aan te passen aan uw specifieke bedrijfsplan en executive summary.

Om u op weg te helpen, zijn hier enkele populaire executive summary-sjablonen:

• HubSpot is een gebruiksvriendelijk platform dat een verscheidenheid aan zakelijke hulpmiddelen biedt, waaronder een executive summary-sjabloon. Met deze sjabloon kunt u secties toevoegen of verwijderen, details aanpassen zoals branding en lettertype, en het downloaden als een PDF- of Word-bestand.
• Met FormSwift kunt u documenten maken en bewerken en toegang krijgen tot meer dan 500 sjablonen met verschillende doeleinden. Het biedt details over wat een effectieve executive summary omvat en biedt een form builder om uw executive summary te maken. U vult eenvoudig een stapsgewijze vragenlijst in en exporteert uw voltooide document via PDF of Word.
• Smartsheet is een cloud-gebaseerd platform dat het plannen, beheren en rapporteren over projecten gemakkelijker maakt voor teams en organisaties. Het biedt verschillende gratis te downloaden executive summary-sjablonen voor meer dan alleen bedrijfsplannen; het heeft bijvoorbeeld executive summary-sjablonen voor startups, gezondheidszorg, voorstellen, marketingplannen, productlanceringen, onderzoeksrapporten en individuele projecten.Net biedt verschillende gratis zakelijke sjablonen, waaronder acht gratis executive summary-sjablonen die variëren per project (bijvoorbeeld, bedrijfsplan, startup, ontwikkeling van huisvestingsprogramma’s, voorstel, marketingplan). U hoeft alleen maar de sjablonen uit te printen en uw relevante gegevens in te vullen.
• Template.net biedt verschillende gratis zakelijke sjablonen, waaronder acht gratis executive summary sjablonen die variëren per project (bijv., business plan, startup, huisvesting programma-ontwikkeling, voorstel, marketing plan). U hoeft alleen maar de sjablonen af te drukken en uw relevante gegevens in te vullen.
• TemplateLab is een one-stop-shop voor nieuwe bedrijfseigenaren die op zoek zijn naar een grote verscheidenheid aan downloadbare sjablonen voor verschillende aspecten van het bedrijfsleven, waaronder analytics, financiën, human relations, marketing, operations, project management en time management. U hebt meer dan 30 gratis executive summary templates en voorbeelden om uit te kiezen.
• Vertex42 biedt Excel-sjablonen voor executive summaries over onderwerpen zoals budgetten, facturen, projectbeheer en timesheets, en Word-sjablonen voor onderwerpen zoals juridische formulieren, cv’s en brieven. Het biedt ook uitgebreide informatie over wat een executive summary is, evenals een gratis executive summary-sjabloon dat u kunt downloaden in Word of Google Docs.

Key takeaway: Er zijn veel gratis online sjablonen beschikbaar om u te helpen bij het maken van uw executive summary, hoewel u elke sjabloon die u gebruikt zorgvuldig moet afstemmen op uw unieke bedrijf.