9 geweldige apps voor eventplanners en weddingplanners

Aan het begin van 2010 ben ik een nieuw carrièrepad ingeslagen: ik besloot evenementenplanner te worden. Sindsdien heb ik evenementen georganiseerd in Singapore, Parijs, Dubai en Cancún, variërend van intieme banketten tot grootschalige openingsceremonies. Elk evenement was uniek en ik genoot van elk moment.

Hoewel het nog maar vijf jaar geleden was, toen ik met mijn nieuwe onderneming begon, waren goede hulpmiddelen voor het plannen van evenementen moeilijk te vinden. Er waren niet veel software-oplossingen of mobiele apps voor eventplanners, dus moest ik het doen met Excel-spreadsheets, Powerpoint-presentaties en veel Word-documenten.

Maar er is in korte tijd veel veranderd.

Vandaag de dag hebben eventplanners een aantal coole tools tot hun beschikking om hun ingewikkelde workflow te vereenvoudigen. Ik wil graag een paar van de beste delen die ik deel heb laten uitmaken van mijn toolkit voor eventplanning.

Creatieve inspiratie vinden

Een van de handigste apps voor het vinden van creatieve inspiratie is Pinterest, het populaire sociale netwerk voor het verzamelen en delen van afbeeldingen. Je kunt er bladeren door duizenden foto’s en afbeeldingen om creatieve inspiratie op te doen voor je volgende evenement. Deze immense fotobibliotheek is vooral handig om ideeën op te doen voor de inrichting, het ontwerp en thema’s van evenementen.

Beschikbaar op: Web, iOS en Android

Prijs: gratis

Pro tip: Maak een Pinterest account aan en maak voor elke klant een apart “bord” aan. Zo kun je ideeën met elkaar delen zonder heen en weer te hoeven mailen.

Aantekeningen en planningsmateriaal geordend houden

Als het op georganiseerd blijven aankomt, is er geen betere vriend dan Evernote. Met deze app kunt u al uw “spullen” op één handige plaats bewaren, of het nu gaat om afbeeldingen, tekst, allerlei soorten notities, zelfs hele webpagina’s. U kunt ook alles naar behoefte categoriseren door tags toe te voegen.

Beschikbaar op: Web, Mac, Windows, Android, iOS en Windows Phone

Prijs: gratis, premium voor $5/maand, zakelijk voor $10/maand (per gebruiker)

Pro tip: Installeer de Evernote Web Clipper browser extensie en sla snel de meest interessante content die je online vindt op in je Evernote account.

Power user hack: Gebruik IFTTT om automatisch afbeeldingen die je opslaat naar je Pinterest-bord te importeren, zodat je alles op één plek hebt.

Communiceren met teamleden

Een groot team en verschillende externe leveranciers tegelijkertijd moeten managen, kan lastig zijn. Maar Slack maakt communicatie efficiënter door lange e-mails te vervangen door korte, “chatroom”-achtige teksten. Met Slack kun je ook aparte groepen maken en tags aan berichten toevoegen om gemakkelijker informatie te vinden.

Beschikbaar op: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone binnenkort)

Prijs: gratis (voor maximaal 10.000 berichten), daarna beginnen plannen bij $7/maand (per gebruiker)

Pro tip: maak verschillende groepen voor verschillende segmenten van je team om je heen-en-weer communicatie doelgericht en efficiënt te houden.

Meer AllBusiness:

99 Inspirerende Quotes voor Ondernemers

Een 12-stappengids voor het bouwen van uw allereerste mobiele app

10 hulpmiddelen van onschatbare waarde voor het runnen van een klein bedrijf

De Top 25 Home-Based Business Ideas

Verzamelen van evenementbeelden

Heeft u ooit de productie van uw hele evenement willen bijhouden, inclusief alle beelden van verkopers en verschillende teamleden? Capsule is een geweldige oplossing. Vraag alle partijen om de capsule foto app te downloaden, dan worden alle foto’s die ze nemen geïmporteerd in uw gedeelde “capsule” online. Niet meer iedereen achterna zitten voor hun foto’s!

Beschikbaar op: Web, Android en iOS

Prijs: gratis

Pro tip: Beveel deze app aan je klanten aan – ze zullen er dol op zijn! Er is ook een marktplaats beschikbaar waar gebruikers afdrukken van hun foto’s kunnen bestellen.

vergaderingen plannen

Hoewel je waarschijnlijk met elke leverancier één-op-één werkt, moet soms iedereen op een project een groepsvergadering bijwonen. Een datum en tijd afspreken die voor iedereen werkt is geen sinecure, maar met Doodle kunt u verschillende opties voorstellen en poll-achtige reacties krijgen van alle aanwezigen.

Beschikbaar op: Web, iOS

Prijs: gratis, premium voor $39/jaar (er is ook een zakelijke versie beschikbaar die begint bij $69/jaar

Het beheren van elk aspect van uw evenement

Het hebben van evenementinformatie die verspreid is over verschillende apps, e-mails en computerbestanden kan het succes van uw volgende evenement enorm belemmeren. Een centrale werkruimte maakt het makkelijker om alles onder controle te houden. Planning Pod is speciaal ontworpen voor evenementplanners en biedt meer dan twee dozijn hulpmiddelen voor evenementenbeheer. Bekijk deze video voor een goed overzicht van alles wat Planning Pod kan doen.

Beschikbaar op: Web

Prijs: gratis (30 dagen), daarna plannen vanaf $19,99/maand

Pro tip: u kunt Planning Pod delen met uw team (en klanten als u dat wilt) om taken toe te wijzen, deadlines te stellen en alle samenwerking binnen het team te beheren.

Cliënten op de hoogte houden

Planning Pod biedt een functie waarmee u uw klanten op de hoogte kunt houden van elk aspect van het evenement-planningsproces, maar soms wilt u een tool waarmee u alleen de belangrijkste onderdelen met hen kunt delen. Blossom is een projectmanagementtool waarmee u de voortgang van uw evenement in fasen kunt volgen. Het is voornamelijk ontworpen voor gebruik door technische bedrijven om productontwikkeling bij te houden, maar het werkt ook perfect voor het beheren van evenementen.

Blossom stelt je in staat om “kaarten” te maken voor elke evenement taak, die kunnen worden verplaatst van fase naar fase als elk onderdeel is voltooid. U kunt ook een “client approval” stap toevoegen aan het einde, waarmee uw klant elk onderdeel een laatste beoordeling kan geven.

Beschikbaar op: Web

Prijs: gratis proefversie (14 dagen), daarna plannen vanaf $19/maand

Pro tip: Blossom integreert met Slack, waardoor het gemakkelijk is om teamleden op te volgen over items die in Blossom zijn opgenomen.

Het beheren van uitnodigingen, registratie en ticketing

Als je een evenement plant waarvoor registratie of ticketing nodig is, kun je met Bizzabo een evenement aanmaken, ticketingtypes toevoegen, een evenementwebsite bouwen en uitnodigingen versturen – allemaal binnen één applicatie. Bizzabo helpt u ook om op de hoogte te blijven van wat mensen op sociale media over uw evenement zeggen. Op de dag van het evenement kunt u met de app pushmeldingen naar de deelnemers sturen over eventuele vertragingen of programmawijzigingen. Voor een goed overzicht van hoe Bizzabo werkt, bekijk deze video.

Beschikbaar op: Web, iOS en Android

Prijs: plannen variëren van gratis tot betaalde aangepaste plannen

Pro tip: Bizzabo biedt een speciale extra voor evenementdeelnemers: ze kunnen de app gebruiken om te netwerken en elkaar berichten te sturen om ontmoetingen te regelen, enz.

Zo zie je maar, er zijn heel wat geweldige apps en webtools die je kunnen helpen om van je volgende evenement een onvergetelijk evenement te maken. Gebruikt u nog andere die we hebben gemist? Deel ze met ons in de reacties hieronder.

Lees alle artikelen van Melanie Haselmayr op AllBusiness.com.

Gerelateerde artikelen op AllBusiness:

28 fouten die ondernemers maken bij het benaderen van investeerders

25 veelgestelde vragen over het starten van een bedrijf

9 belangrijke manieren om je voor te bereiden op een&A-transactie

65 vragen die durfkapitalisten aan starters zullen stellen

Voor lokale bedrijfsinformatie over 15 miljoen bedrijven, bezoek InBusiness.com.