Alles wat u moet weten over onkostenvergoedingen voor werknemers

december 30, 2021admin

Het lijkt eenvoudig genoeg – een werknemer betaalt voor een zakelijke onkostenvergoeding uit eigen zak, en de werkgever vergoedt de werknemer. Maar er zijn enkele complicaties, zoals compliance-kwesties en hoe de vergoedingen moeten worden aangegeven bij de belastingen.

Weliswaar is onkostenvergoeding alleen verplicht als dit in een arbeidsovereenkomst is vastgelegd of als de zakelijke onkosten het loon van de werknemer onder het minimumloon brengen, maar de meeste bedrijven vergoeden werkgerelateerde onkosten die door werknemers zijn gemaakt als extraatje. Sommige staten hebben echter hun eigen wetgeving op het gebied van onkostenvergoedingen. Illinois, bijvoorbeeld, vereist dat werkgevers werknemers vergoeden voor alle “noodzakelijke uitgaven … gemaakt door de werknemer binnen de reikwijdte van het dienstverband van de werknemer en direct gerelateerd aan diensten die door de werkgever worden verricht.”

Of u al dan niet belasting betaalt over onkostenvergoedingen hangt af van de vraag of u gebruik maakt van een verantwoordelijk plan of een niet verantwoordelijk plan. Werk samen met een Professionele Werkgeversorganisatie zoals Resourcing Edge om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de toepasselijke wetgeving en ontwikkel een verantwoordelijk onkostenplan om de belastingvoordelen te maximaliseren.

Wat is een onkostenvergoeding voor werknemers?

Wanneer een werknemer zijn of haar eigen geld uitgeeft aan “gewone en noodzakelijke” zakelijke uitgaven, is een vergoedings- of toelageregeling het systeem dat wordt gebruikt om hen terug te betalen. Werkgevers betalen alle voorschotten, vergoedingen en kosten voor de zakelijke uitgaven van werknemers. Vergoedingen komen het meest voor wanneer werknemers voor hun werk reizen. Zij moeten worden vergoed voor maaltijden, gas, onderdak, het vermaken van klanten, en nog veel meer.

Het is belangrijk om te weten welke zakelijke uitgaven geldig zijn of niet, en om zakelijke uitgaven te scheiden van persoonlijke uitgaven, kapitaaluitgaven, en uitgaven om de kosten van verkochte goederen te berekenen. Zie IRS-publicatie 535 voor meer informatie over zakelijke uitgaven.

Gemeenschappelijke zakelijke uitgaven die kunnen worden vergoed zijn:

Gas/mkilometers voor zakelijk gebruik
Reis en verblijf
Gerechten en entertainment
Gereedschap en benodigdheden
Opleiding en ontwikkeling
Gelden en abonnementen, professionele licenties

Zijn onkostenvergoedingen belastbaar?

Wanneer u een werknemer betaalt, moet u daar gewoonlijk belasting over inhouden en afdragen, maar hoe zit het met vergoedingen? Dat hangt af van de regeling die u hanteert: verantwoordingsplichtig of niet-verantwoordingsplichtig. De IRS heeft verschillende rapportage-eisen, afhankelijk van of u een toerekenbare of niet-toerekenbare regeling hebt.

Als u uw beleid voor de vergoeding van personeelskosten onlangs nog niet hebt herzien, komen sommige zakelijke uitgaven mogelijk niet meer in aanmerking voor een toerekenbare regeling. Als gevolg van de Tax Cuts and Jobs Act van 2017, kunt u niet langer de verhuiskosten van werknemers vergoeden. Volgens de IRS moeten werknemers vergoedingen voor verhuiskosten nu opnemen in het loon van werknemers, behalve voor bepaalde leden van de strijdkrachten.

Bedrijven moeten hun beleid voor vergoedingen en toelagen opnieuw bekijken in het licht van de nieuwe Tax Cut and Jobs Act, die van kracht is voor de belastingjaren 2018 tot en met 2025.

Toegerekenbaar plan

Om in aanmerking te komen voor een toerekenbaar plan, moet de vergoedings- of toelageregeling van de werkgever aan alle drie de volgende regels voldoen:

Zakelijk verband: Alle gewone en noodzakelijke bedrijfskosten moeten zijn betaald of gemaakt tijdens het verrichten van diensten als werknemer.
Bewijs van uitgaven: Er moet binnen een redelijke termijn (60 dagen) een boekhouding met bewijs (datum, plaats, bedrag, doel) zijn opgesteld.
Niet-gefundeerde bedragen terugstorten: Alle te hoge vergoedingen of toelagen moeten binnen een redelijke termijn (120 dagen) worden teruggegeven.

Omdat de bedragen van de boekhoudkundige regeling niet als loon worden beschouwd, zijn zij niet onderworpen aan belastingen op inkomen, sociale zekerheid, Medicare en FUTA. Ze zijn aftrekbaar door de werkgever als bedrijfskosten.

Als niet aan een van deze voorwaarden wordt voldaan, worden de vergoedingen behandeld als betaald volgens een niet-berekenbaar plan, die worden beschouwd als loon, behandeld als aanvullend loon dat onderworpen is aan inkomsten-, socialezekerheids-, Medicare-, en FUTA-belastingen. Ze worden vermeld op het formulier W-2 van de werknemer en zijn aftrekbaar door de werkgever als werknemerscompensatie.

Niet-verantwoordelijk plan

Onder een niet-verantwoordelijk plan wordt elke vergoeding of andere toelage-regeling beschouwd als aanvullend loon en onderworpen aan belastingen. Uw betalingen worden als niet-verantwoordelijk beschouwd als:

De werknemer de uitgaven niet binnen een redelijke termijn naar behoren onderbouwt.
De werknemer te veel betaalde vergoedingen of verstrekkingen niet binnen een redelijke termijn terugbetaalt.

De werkgever schiet een bedrag voor of betaalt een bedrag aan een werknemer, ongeacht of hij verwacht dat de werknemer zakelijke uitgaven zal hebben.

De vergoeding zou anders als loon zijn betaald.

Zie IRS-publicatie 15 voor meer details.

Onkostenvergoeding voor onafhankelijke contractanten

Er zijn verschillende onkostenvergoedingsregels voor onafhankelijke contractanten, die worden betaald via formulier 1099. De meeste bedrijven geven er de voorkeur aan om de vergoedingen op te nemen in de 1099-inkomsten in plaats van de onkosten te vergoeden. De aannemer kan dan de zakelijke kosten aftrekken op zijn eigen belastingaangifte.

Een beleid voor verantwoorde onkostenvergoedingen opstellen voor het werknemershandboek

Werk samen met de HR-experts van Resourcing Edge om u te helpen een beleid voor verantwoorde onkostenvergoedingen op te stellen en toe te voegen aan het werknemershandboek.

Het beleid voor onkostenvergoedingen moet het volgende bevatten:

Een redelijke termijn voor werknemers om onkosten in te dienen. Sommige vergoedingswetten vereisen dat werknemers vergoedbare kosten binnen 30 dagen na het maken van de kosten indienen.
Het proces voor het aanvragen van vergoeding.
Het proces voor het indienen van werkgerelateerde kosten, inclusief onderbouwingsvereisten.
Het proces voor het retourneren van te hoge vergoedingen of toelagen.
De soorten onkosten die worden vergoed.
Het maximaal toegestane bedrag voor bepaalde onkosten.
Voorkeursleveranciers voor gereduceerde onkosten.

Werknemers moeten een duidelijk en consistent begrip hebben van de juiste procedure voor de vergoeding van zakelijke onkosten. Als een werknemer zijn onkosten niet goed onderbouwt en zich niet aan de procedure houdt, kunnen onkostenvergoedingen belastbaar inkomen worden. Houd in gedachten dat als een werknemer niet voldoet aan de vereisten van het verantwoordingsplan, dit andere vergoedingen die wel aan de vereisten voldoen niet diskwalificeert. De IRS bepaalt de vergoedingen per werknemer.

Voor meer informatie over toerekenbare plannen, zie IRS-publicatie 463.

Met een duidelijk geschreven toerekenbaar plan document, zou geen van uw vergoedingen als belastbaar inkomen moeten tellen. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.

Author
Recent Posts

Marketing Coordinator at Resourcing Edge

Marketing Coordinator for Resourcing Edge, an industry leader in human capital management solutions. We have decades of experience managing the burden of employee administration so that you can focus on growing your business.