Begrijpt u uw ervaringsaanpassingsfactor?

Een ervaringsaanpassingsfactor is de verhouding van de kosten van de werkelijke werknemerscompensatieclaims van een bedrijf vergeleken met de verwachte kosten voor bedrijven van vergelijkbare grootte in dezelfde bedrijfstak. Het getal is van groot belang voor werkgevers – lager is beter – omdat de ervaringsaanpassingsfactor bepalend is voor de premies voor werknemerscompensatie.

Maar hoe kan een werkgever zijn ervaringsaanpassingsfactor verbeteren? Het implementeren van een robuust veiligheidsprogramma, het opzetten van een effectief schadebeheerprogramma dat proactieve betrokkenheid bij gewonde werknemers buiten het werk omvat, en het ontwikkelen van een programma voor lichte werkzaamheden en terugkeer naar het werk dat gewonde werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk krijgt, kunnen allemaal een positieve invloed hebben.

De ervaringsmodificatiefactor heeft vele namen. Het wordt aangeduid als uw “Experience Rating,” “Experience Modification Rate,” “Emod” of “E-Mod,” “EXP-Mod” of “E-X-P-mod,” “EMR,” of “ModX.”

Naast het bepalen van de premie die werkgevers betalen voor werknemerscompensatiedekking, kan de ervaringsmodificatiefactor van invloed zijn op het vermogen van een werkgever om te bieden op, contracten te winnen en te behouden met de federale en staatsoverheden of zelfs projecten in de particuliere sector.

Er zijn een verscheidenheid aan formules voor het berekenen van een ervaringsmodificatiefactor, en sommige zijn zeer complex. Een verzekeringsagent kan in staat zijn om te delen welke factoren het ratingbureau van uw staat beschouwt bij het berekenen van ervaringsmodificatiefactoren.

De berekeningen omvatten meestal 3 jaar schadegegevens, meestal met uitzondering van het meest recente jaar. Om de pool van vergelijkbare bedrijven te bepalen, zal het ratingbureau kijken naar factoren zoals de beroepsklassen van werknemers (bijvoorbeeld administratieve, productie- en leidinggevende beroepen), het aantal werknemers en de omvang van de loonlijst.

Een ervaringsmodificatie rating 0f 1,0 betekent dat de werknemerscompensatieverliezen van een organisatie in lijn zijn met die van de meeste bedrijven van vergelijkbare grootte in dezelfde industrie. Een rating van meer dan 1,0 betekent dat de verliezen van een bedrijf hoger zijn dan verwacht. Een rating lager dan 1,0 betekent dat de verliezen lager zijn. Een gunstige rating zal resulteren in lagere premies voor de arbeidsongevallenverzekering.

Niet alle werkgevers zijn echter groot genoeg om een ervaringsrating te krijgen. Dergelijke bedrijven vallen niet onder de reguliere werknemerscompensatieverzekering, maar onder een “assigned risk plan”. De premies in een assigned risk plan kunnen hoger zijn.

Incentive in a No-Fault System

Hoewel de verzekeringsprogramma’s in de verschillende staten ook verschillen, het onderliggende doel van de werknemerscompensatieverzekering is werkgevers te beschermen tegen aansprakelijkheid als gevolg van arbeidsongevallen en verwondingen, terwijl gewonde werknemers worden gecompenseerd voor medische kosten en verloren loon. De staten hebben de ervaringsaanpassingsfactor ingevoerd om werkgevers een financiële prikkel te geven om voor veiliger werkplekken te zorgen. De gedachte achter de ervaringsaanpassingsfactor is dat werkgevers met veiligere werkplekken moeten worden beloond met lagere premies voor de arbeidsongevallenverzekering, en werkgevers met meer letsel op de werkplek moeten worden gestraft met hogere premies.

Sommigen zijn het niet eens met de gedachte achter de ervaringsaanpassingsfactor. Het kan grotere werkgevers met betere veiligheids- en schadebeheerprogramma’s bevoordelen, of het kan werkgevers aanmoedigen om het classificatiesysteem te “bespelen” door te proberen werknemers ervan te weerhouden ongevallen te melden of claims in te dienen. Sommigen beschuldigen werkgevers ervan zich bezig te houden met “gimmicky” veiligheidsprikkels of op gedrag gebaseerde veiligheidsprogramma’s om claims en meldingen van ongevallen de kop in te drukken.

De vereisten en kaders voor werknemerscompensatie verschillen van staat tot staat. Sommige zijn “monopolistische” staten, waar de werknemerscompensatieverzekering wordt beheerd door een staatsprogramma – de staat is de enige verzekeraar. In de meeste staten kunnen werkgevers een werknemerscompensatieverzekering kopen bij particuliere verzekeraars.

In de meeste staten worden de ervaringsfactorbeoordelingen van werkgevers verstrekt door de National Council on Compensation Insurance (NCCI). NCCI is eigendom van een groep verzekeringsaanbieders, en NCCI verzamelt en analyseert schadegegevens van individuele verzekeraars om geaggregeerde sectorgegevens te ontwikkelen en de ervaringsmodificatiefactoren van individuele werkgevers te bepalen.

Sommige staten hebben hun eigen ratingbureaus om ervaringsmodificatiefactoren toe te wijzen. Sommige ratingbureaus van staten nemen NCCI-gegevens op bij het bepalen van ratings voor multistate werkgevers, maar andere doen dat niet.

In zijn ratingberekeningen weegt NCCI letselfrequentie zwaarder dan letselernst. Als twee bedrijven bijvoorbeeld voor in totaal $ 50.000 schadeclaims hebben, maar het ene bedrijf 10 verwondingen oploopt en het andere 1, krijgt het bedrijf met 10 verwondingen een hogere ervaringsrating.

Bieden

Sommige staten accepteren geen biedingen van aannemers met een ervaringsaanpassingsfactor hoger dan 1,0. Deze praktijk is echter controversieel. Sommigen in de verzekeringssector voeren aan dat de ervaringsfactor geen maatstaf is om te bepalen of een bedrijf “riskant” of “veiliger” is. Virginia heeft een wet uitgevaardigd die het gebruik van de ervaringsmodificatiefactor in zijn aanbestedingsprocedures verbiedt.

Ondanks argumenten dat de ervaringsmodificatiefactor geen maatstaf is voor de relatieve veiligheid van werkgevers, wordt deze in de praktijk nog steeds in aanmerking genomen bij het bieden op en aanbesteden van contracten.

Het ministerie van Defensie (DOD) beschouwt een ervaringsmodificatierating van 0,7 of lager als “Superieur”. Een rating van 0,7 tot 1,0 wordt beschouwd als “Aanvaardbaar”, en een rating hoger dan 1,0 wordt beschouwd als “Sub-standaard.”

Zelfs sommige grote contracten in de particuliere sector wegen ook ervaringsmodificatiefactoren mee in hun aanbestedings- en gunningsbeslissingen.

Safety and Claims Management

Het belangrijkste wat een werkgever kan doen om zijn ervaringsrating te verlagen, is een effectief veiligheids- en gezondheidsbeheerprogramma opzetten. Hoe minder vaak werknemers gewond raken, hoe lager de beoordeling zal zijn. Het onderzoeken van ongevallen, claims en bijna-ongelukken om de oorzaken te achterhalen en toekomstige ongevallen te voorkomen, kan helpen bij het identificeren van letseltrends en het prioriteren van mogelijkheden voor verbetering.

Veel werkgevers betrekken zowel werknemers als supervisors bij verliespreventie door een veiligheidscommissie op te richten. Sommige staten of verzekeringsmaatschappijen voor werknemerscompensatie kunnen specifieke vereisten hebben voor het oprichten van een dergelijke commissie. Om effectief te zijn moet een veiligheidscommissie bestaan uit een evenwichtige samenstelling, een afgebakende reeks rollen en verantwoordelijkheden voor de commissieleden en concrete taken en doelstellingen.

Het invoeren van een veiligheids- en gezondheidsbeheersysteem is een andere strategie die vaak wordt aanbevolen om het aantal claims te beperken. Dit kan een informeel programma zijn dat voldoet aan de “Aanbevolen praktijken voor veiligheids- en gezondheidsprogramma’s” van OSHA, een formeler programma dat de industrienorm Z10 van het American National Standards Institute (ANSI) voor managementsystemen voor gezondheid en veiligheid op het werk of de nieuwe ISO 45001-norm van de International Organization for Standardization (ISO) volgt, of iets daartussenin. Maar ongeacht het specifieke programma dat wordt gekozen, moet elk veiligheids- en gezondheidsbeheersysteem werkgeversbetrokkenheid en betrokkenheid van werknemers, risicoanalyse en -evaluatie op de werkplek, risicopreventie en -beheersing, en veiligheidstraining omvatten.

Voor bedrijven die al gecertificeerd zijn volgens de ISO 9001-norm voor kwaliteitsbeheersystemen of de ISO 14001-norm voor milieubeheersystemen, kan ISO 45001-certificering een logische volgende stap zijn.

Schadebeheerstrategieën

Om zijn ervaringscijfer onder controle te houden, moet een werkgever ook zorgvuldig zijn schadeclaims voor werknemersverzekeringen beheren. De frequentie van ongevallen is van groter belang, maar ook het totaal aantal claims is van belang.

Verantwoordelijkheden op het gebied van claimmanagement zijn onder meer:

• Stappen vaststellen die moeten worden gevolgd nadat een letsel is ontstaan om het letsel van de werknemer te behandelen en ervoor te zorgen dat cruciale informatie wordt verzameld en claims op de juiste wijze worden ingediend;
• Communicatie met zorgverleners, leidinggevenden, de werknemer, evenals de vakbond van de werknemer als er een collectieve arbeidsovereenkomst van kracht is; en
• Monitoring van de behoeften van een gewonde werknemer en de voortgang in de richting van terugkeer naar het werk.

Een goed claimmanagementsysteem moet ook een duidelijk, schriftelijk beleid voor lichte arbeid en terugkeer naar het werk omvatten. Lichte belasting zorgt ervoor dat een gewonde werknemer weer aan het werk gaat, maar met andere verantwoordelijkheden dan de reguliere taken van de werknemer.

Werkhervatting kan ook een beperkte werkhervatting inhouden, waarbij werknemers een deel van hun reguliere taken hervatten, maar niet al hun taken. Een gedeeltelijke terugkeer naar het werk, waarbij een werknemer zijn reguliere taken hervat, maar voor een beperkt aantal uren, kan ook in aanmerking komen.

Werkgevers moeten een uitgebreid beleid voor lichte werkzaamheden en terugkeer naar het werk hebben voordat een blessure optreedt. Elementen van een goed programma zijn onder meer:

• Het identificeren van potentiële lichte diensten voordat de noodzaak zich voordoet;
• Het verspreiden van hand-outs over uw terugkeer-naar-werkprogramma tijdens het onboardingproces van nieuwe werknemers;
• Het produceren of aanschaffen van video’s en ander materiaal over accommodatie en functieaanpassing, revalidatie en herinrichting van de werkplek dat duidelijk uw terugkeer-naar-werkbeleid communiceert;
• Zorg ervoor dat uw lichte taken geschikt zijn voor de capaciteiten van een gewonde werknemer en niet in strijd zijn met de beperkingen van een arts;
• Betrekken van gewonde werknemers bij het identificeren van geschikte lichte taken; en
• Regelmatige herziening van het gehele terugkeer-naar-werk-programma om te bevestigen dat het het aantal dagen afwezigheid van werk en de bedragen van verloren loon claims vermindert.

Een werknemer met letsel zal tijdens de behandeling, de revalidatie en het herstel te maken krijgen met zorgverleners, verzekeringsmaatschappijen, personeelszaken en anderen. Sommige van deze mensen zullen niet het beste voor hebben met het bedrijf.

Een terugkeer naar het werk kan niet alleen helpen om de kosten van de werknemerscompensatieclaims binnen de perken te houden en mogelijk de ervaringsrating van een werkgever te verbeteren, maar kan ook het gevoel van normaliteit van een werknemer herstellen. Omgaan met buitenstaanders die betrokken zijn bij uitkeringen, behandeling en revalidatie kan een gewonde werknemer een ongemakkelijk gevoel geven. Door een gewonde werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen, worden ook de kosten van productiviteitsverlies of het moeten opleiden van een nieuwe werknemer beperkt.