Beleid inzake seksuele intimidatie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken zet zich in voor een werkplek die vrij is van seksuele intimidatie. Seksuele intimidatie op de werkplek is in strijd met de wet en wordt niet getolereerd. Wanneer het ministerie vaststelt dat een beschuldiging van seksuele intimidatie geloofwaardig is, zal het onmiddellijk en op gepaste wijze corrigerend optreden.

Wat is seksuele intimidatie?

Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten en ander verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard vormen seksuele intimidatie wanneer:

1. Een arbeidsbeslissing die van invloed is op die persoon wordt genomen omdat de persoon zich onderwierp aan het ongewenste gedrag of het afwees; of
2. Het ongewenste gedrag belemmert op onredelijke wijze de werkprestaties van een persoon of creëert een intimiderende, vijandige, of beledigende werkomgeving.

Zekere gedragingen, zoals het verbinden van promoties, prijzen, opleidingen of andere arbeidsvoordelen aan het accepteren van ongewenste handelingen van seksuele aard, zijn altijd verkeerd.

Ongewenste handelingen zoals de volgende zijn ongepast en kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, op zichzelf voldoen aan de definitie van seksuele intimidatie of bijdragen aan een vijandige werkomgeving:

• Seksuele grappen, of herhaalde seksuele plagerijen, grappen, of toespelingen, in persoon of via e-mail;
• Verbal misbruik van seksuele aard;
• Aanraken of vastgrijpen van seksuele aard;
• Recentelijk te dicht bij een persoon staan of tegen een persoon opbotsen;
• Het herhaaldelijk vragen aan een persoon om te socialiseren buiten de diensturen terwijl de persoon nee heeft gezegd of heeft aangegeven dat hij of zij niet geïnteresseerd is (met name leidinggevenden moeten ervoor waken hun werknemers onder druk te zetten om te socialiseren);
• Geschenken geven of voorwerpen achterlaten die seksueel suggestief zijn;
• Terugkerend seksueel suggestieve gebaren maken;
• Seksueel vernederende of beledigende foto’s, cartoons of ander materiaal op de werkplek maken of plaatsen;
• Onder werktijd, ongewenst gedrag van seksuele aard dat de werkomgeving beïnvloedt.Een slachtoffer van seksuele intimidatie kan een man of een vrouw zijn. Het slachtoffer kan van hetzelfde geslacht zijn als de intimidator. De intimidator kan een supervisor, collega, andere werknemer van het departement of een niet-werknemer zijn die een zakelijke relatie met het departement heeft.

De verantwoordelijkheden van het departement volgens dit beleid

Als het departement een beschuldiging van seksuele intimidatie ontvangt, of reden heeft om aan te nemen dat er seksuele intimidatie plaatsvindt, zal het de nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de zaak onmiddellijk wordt onderzocht en aangepakt. Indien de beschuldiging geloofwaardig wordt geacht, zal het departement onmiddellijk doeltreffende maatregelen nemen om een einde te maken aan het ongewenste gedrag. Het ministerie is vastbesloten om actie te ondernemen als het verneemt van mogelijke seksuele intimidatie, zelfs als de persoon geen formele klacht wenst in te dienen.

Het Office of Civil Rights (S/OCR) is het belangrijkste contactpunt voor vragen of zorgen over seksuele intimidatie. S/OCR is verantwoordelijk voor het onderzoeken van of het toezicht houden op onderzoeken naar vermeende seksuele intimidatie. S/OCR zet zich ervoor in dat alle onderzoeken naar seksuele intimidatie snel, grondig en onpartijdig worden uitgevoerd.

Toezichthouders en andere verantwoordelijke ambtenaren van het departement die incidenten van mogelijke seksuele intimidatie waarnemen, ervan op de hoogte worden gebracht of er redelijkerwijs een vermoeden van hebben, moeten dergelijke incidenten onmiddellijk melden aan S/OCR, dat een onmiddellijk onderzoek zal instellen of erop toezien. Het niet melden van dergelijke incidenten aan S/OCR wordt beschouwd als een overtreding van dit beleid en kan leiden tot disciplinaire maatregelen. S/OCR zal waar nodig advies geven over het onderzoek naar en de behandeling van mogelijke pesterijen. Leidinggevenden moeten doeltreffende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat er in afwachting van de afronding van een onderzoek geen verdere klaarblijkelijke of vermeende pesterijen plaatsvinden.

Het departement zal trachten de identiteit van het vermeende slachtoffer en de pester te beschermen, behalve wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is (bijvoorbeeld om een onderzoek met succes af te ronden). Het ministerie zal ook de nodige stappen ondernemen om werknemers die te goeder trouw melding maken van incidenten van mogelijke seksuele intimidatie, te beschermen tegen represailles. Het is een overtreding van zowel de federale wetgeving als dit beleid om vergeldingsmaatregelen te nemen tegen iemand die mogelijke seksuele intimidatie heeft gemeld. Overtreders kunnen aan disciplinaire maatregelen worden onderworpen.

Werknemers die door het departement zijn veroordeeld om een andere werknemer te hebben onderworpen aan ongewenst gedrag van seksuele aard, ongeacht of dergelijk gedrag al dan niet voldoet aan de wettelijke definitie van seksuele intimidatie, zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen of andere passende managementmaatregelen. De disciplinaire maatregel zal aangepast zijn aan de omstandigheden, gaande van een berisping over schorsingen zonder bezoldiging van verschillende duur tot ontslag om dringende redenen. Een mondelinge of schriftelijke vermaning, hoewel niet beschouwd als formele discipline, kan ook worden overwogen.

Rechten en verantwoordelijkheden van werknemers volgens dit beleid

Een werknemer die meent het doelwit te zijn van seksuele intimidatie wordt aangemoedigd om de overtredende persoon mondeling of schriftelijk te laten weten dat dergelijk gedrag ongewenst en beledigend is en moet stoppen.

Als de werknemer niet rechtstreeks met de beledigende persoon wenst te communiceren, of als dergelijke communicatie geen effect heeft gehad, heeft de werknemer meerdere mogelijkheden om beschuldigingen van seksuele intimidatie te melden en/of een oplossing na te streven.

Werknemers worden aangemoedigd om het ongewenste gedrag zo snel mogelijk aan een verantwoordelijke ambtenaar van het departement te melden. Het is gewoonlijk het meest effectief – hoewel het niet vereist is – dat de ambtenaar binnen de toezichtsketen van de werknemer staat. Verantwoordelijke ambtenaren van het ministerie zijn onder meer eerstelijns- of tweedelijns supervisors, de supervisor van de overtredende persoon, de leidinggevenden van de post, de uitvoerend directeur van het bureau of het Office of Civil Rights (S/OCR).

Naast het melden van zorgen over seksuele intimidatie aan een verantwoordelijke ambtenaar van het ministerie, kunnen werknemers die van mening zijn dat ze het slachtoffer zijn van seksuele intimidatie ervoor kiezen om op verschillende manieren tot een oplossing te komen, waaronder:

• Mediation: Bemiddeling is een informele manier om kantoorproblemen op te lossen met behulp van een opgeleide bemiddelaar die de communicatie tussen de partijen bij het geschil vergemakkelijkt. Als een werknemer ervoor kiest om via bemiddeling tot een oplossing te komen, is het management volgens het beleid van het ministerie verplicht om een vertegenwoordiger naar de tafel te sturen. Indien geen oplossing wordt bereikt, kunnen de partijen hun rechten verder doen gelden in een ander geschikt forum. Werknemers kunnen om de hulp van een bemiddelaar vragen door contact op te nemen met S/OCR.
• Gevallen: Ambtenaren die niet onder een onderhandelde griefprocedure vallen, kunnen geen grieven over EEO-kwesties indienen. Ambtenaren die onder een onderhandelde klachtenprocedure vallen, kunnen alleen een klacht indienen over seksuele intimidatie of andere EEO-kwesties indien dit is toegestaan door de geldende collectieve arbeidsovereenkomst. Leden van de Buitenlandse Dienst mogen grieven over EEO-kwesties indienen; overeenkomstig 3 FAM 4428 moeten zij echter kiezen tussen het indienen van een grief of een EEO-klacht. Als een werknemer van de Buitenlandse Dienst ervoor kiest om een grief in te dienen, zal de Grievance Staff (HR/G) de beweringen onderzoeken en een oplossing aanbevelen aan de Deputy Assistant Secretary die verantwoordelijk is voor het nemen van het agentschapsbesluit over grieven.
• EEO-processen: Alle werknemers die in de Verenigde Staten werken en Amerikaanse burgers die in het buitenland voor het departement werken, kunnen een Equal Employment Opportunity (EEO)-klacht indienen bij het departement. Een werknemer die in het kader van de EEO-procedures een klacht wil indienen, moet binnen 45 dagen na het vermeende incident een EEO-adviseur raadplegen. Een lijst van EEO-adviseurs is beschikbaar op de website van S/OCR op socr.state.gov. Het is niet nodig dat een werknemer eerst een klacht indient bij zijn/haar supervisor alvorens een EEO-adviseur te benaderen, noch dat hij/zij een informele oplossing probeert te vinden via bemiddeling of andere middelen. (Opmerking: sommige contractanten kunnen wettelijk geen EEO-klacht tegen het ministerie indienen; contractanten kunnen contact opnemen met S/OCR voor advies.)
• Processen voor buitenlandse dienstplichtigen (FSN’s): Kwesties die door FSN’s aan de orde worden gesteld, worden op de post behandeld, volgens de procedures voor klachtenbehandeling die beschikbaar zijn op de S/OCR-website op socr.state.gov. FSN’s met vragen over de procedures op de post moeten contact opnemen met de senior management officer en/of de aangewezen EEO counselor van de post. FSN’s kunnen ook contact opnemen met S/OCR voor advies. Meer informatie over de afwikkelings- en klachtenprocedures is beschikbaar op de website van S/OCR.

Contactinformatie

S/OCR is telefonisch bereikbaar op (202) 647-9294 of (202) 647-9295, of per e-mail op [email protected].

Alle medewerkers van het ministerie, met inbegrip van maar niet beperkt tot medewerkers, supervisors en hogere ambtenaren, zijn verplicht zich aan dit beleid te houden. Van werknemers wordt ook verwacht dat zij zich professioneel gedragen en een goed beoordelingsvermogen aan de dag leggen in werkgerelateerde relaties, hetzij met collega’s, zakelijke collega’s, of leden van het publiek met wie zij in contact komen tijdens de uitoefening van officiële taken. Voorts wordt van alle werknemers verwacht dat zij passende maatregelen nemen om seksuele intimidatie te voorkomen. Aan ongewenst gedrag van seksuele aard moet een einde worden gemaakt voordat het ernstig of alomtegenwoordig wordt en uitgroeit tot een overtreding van de wet.