De schriftelijke vraag stellen: Een stap in de goede richting

Oorspronkelijk geschreven door Shannon McBride

Shannon McBride houdt zich al meer dan 20 jaar bezig met het schrijven van subsidies voor non-profitorganisaties, scholen, universiteiten en gemeenten. Haar bedrijf, Consulting Connections, Inc., geeft ook training en advies in de wereld van commerciële voorstellen. Ze is auteur van het boek Writing Grants for the Common Good en leert anderen hoe ze hun vaardigheden kunnen verbeteren door middel van workshops en webinars.

Veel subsidieverstrekkers geven er tegenwoordig de voorkeur aan dat aanvragen voor financiële steun worden ingediend in de vorm van een intentieverklaring of een aanvraagformulier in plaats van als een volledig voorstel. Dit helpt potentiële financiers beslissen of ze geïnteresseerd genoeg zijn in het project om te vragen om een formeel subsidievoorstel. (Overheidsinstanties hebben zo’n brief echter niet nodig, omdat zij een formeler kwalificatieproces hebben.)

De LOI: Een kleine schets van uw non-profit

De LOI geeft de financier een kleine schets van uw organisatie, de behoefte waarin u voorziet, en een beschrijving van uw projectplan. Stichtingen wijzen gewoonlijk een subsidiebeheerder (GA) aan om de onderzoeks- of intentiebrieven te screenen en te beslissen of het programma hun beoordeling en mogelijke financiering waard is.

De subsidiebeheerders zullen de brieven snel ‘doornemen’ en als ze denken dat financiering van uw programma een grote kans heeft, kan u om aanvullende informatie worden gevraagd of worden uitgenodigd om een subsidievoorstel in te dienen.

Het is de tijdsinvestering waard.

Wanneer u een LOI indient, weet u of uw volledige subsidievoorstel in aanmerking zal worden genomen – wat te verkiezen is boven het verspillen van tijd en moeite aan het schrijven van een volledig voorstel aan een financier die uw project waarschijnlijk niet zal steunen.

De LOI kan bijna net zoveel tijd kosten om te ontwikkelen als een volledig voorstel. Als u minder woorden gebruikt om uw boodschap over te brengen, moet u meer tijd besteden aan het opstellen van beknopte tekst.

Laten we beginnen met het organiseren van de LOI op de “juiste” manier.

Er bestaat geen “boilerplate” vragenbrief, maar als u uw LOI organiseert volgens de belangrijkste onderwerpen die hieronder worden weergegeven, heeft deze een betere kans om bij de poortwachter – de subsidieadministratie – te komen en ter beoordeling aan de raad van bestuur te worden voorgelegd.

1. Onderwerpregel. Voeg een onderwerpregel toe, zodat lezers onmiddellijk de inhoud van de brief kunnen identificeren, zelfs voordat ze de tekst doorlezen.
2. Inleiding. Leg uit waarom je de brief hebt gestuurd om te horen of je misschien wordt uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen. Vermeld in dit gedeelte het bedrag dat u vraagt. Geef ook een korte samenvatting.
3. Organisatie-overzicht. Geef een kort overzicht van uw organisatie met een duidelijke focus op uw vermogen om in de genoemde behoefte te voorzien. Beschrijf het personeel en hun relevante kwalificaties met betrekking tot het project. (Bewaar de missieverklaring voor uw volledige voorstel.)
4. Behoefte- of probleemomschrijving. Beschrijf duidelijk de behoefte of het probleem. Vermeld relevante demografische gegevens, een paar concrete voorbeelden van het probleem, en ondersteunende statistische gegevens.
5. Projectbeschrijving. Laat zien dat u een levensvatbare oplossing hebt die aansluit bij de behoefte. Beschrijf het project kort en vermeld ondersteunende activiteiten, directe betrokkenheid van personeel en titels, en gewenste doelstellingen.
6. Andere financieringsbronnen. Vermeld andere financieringsbronnen, waaronder overheidsinstanties en particuliere en openbare stichtingen, met inbegrip van die welke u momenteel benadert voor financieringssteun.
7. Sluit aan bij de focus van de geldschieter. Geef duidelijk aan hoe uw project zich verhoudt tot hun financieringsrichtlijnen en filantropische filosofie.
8. Duidelijke afsluiting. Sluit de brief af met contactinformatie. Verzeker uw lezers dat u beschikbaar bent om eventuele aanvullende vragen te beantwoorden die mogelijk niet in de brief zijn behandeld. Toon waardering voor hun overweging van uw verzoek.
9. Bijlagen. Voeg alleen die bijlagen toe die duidelijk zijn omschreven in de richtlijnen van potentiële financiers. Voeg een projectbegroting bij die duidelijk de relatie tussen financiële steun en de duurzaamheid van het project laat zien.

Hoe schrijf je de belangrijkste onderdelen van de brief van aanvraag.

Gebruik de aanbevolen limiet van drie pagina’s om uw project duidelijk te beschrijven, inclusief uw filantropische focus. Geef de budgetinformatie als een aparte bijlage van 2 – 3 pagina’s.

Inleiding van de brief met een korte samenvatting.

De inleiding van de LOI is een korte samenvatting. Vermeld de naam van uw organisatie, het bedrag dat u aanvraagt, en de naam van het programma of project. Beschrijf de kwalificaties van je projectmedewerkers en je methode om het succes van het programma te evalueren, en geef een tijdschema voor het project.

Voeg het bedrag van de financiering dat je aanvraagt van tevoren in (in plaats van aan het eind van de brief) zodat lezers er niet naar hoeven te zoeken. Hier volgt een voorbeeld van de eerste regel van een inleiding voor een vragenbrief.

Ik schrijf namens de Habitat for Humanity of Central Idaho om te vragen of we een formeel voorstel kunnen indienen voor een subsidie van $15.000 van de West Valley Farm Foundation. De subsidie zal worden gebruikt voor de aankoop van een van de twee bouwkavels met een koopprijs van $75.000 per stuk.

Beschrijf in het kort uw organisatie, inclusief haar geschiedenis en succesvolle programma’s.

Voeg een korte geschiedenis van uw non-profit in (wanneer het is opgericht en met welk doel) en een korte beschrijving van uw programma’s. Als u een beginnende organisatie bent, beschrijf dan de programma’s die u van plan bent aan te bieden als resultaat van uw fondsenwerving.

1. Leg een duidelijk verband tussen de huidige activiteiten van uw non-profit en wat u van plan bent in de toekomst te bereiken met de gevraagde financiering.
2. Beschrijf twee of drie projecten die u met succes hebt uitgevoerd. Als uw organisatie nieuw is, vermeld dan uw plannen met betrekking tot het beoogde project.
3. Beschrijf in het kort hoe de non-profit wordt geleid. Neem omschrijvingen op als “sterk leiderschap van het bestuur”, “robuust management” of “voortdurende verbetering”.
4. Focus op het vermogen van uw nonprofit om aan de gestelde behoeften te voldoen. In het onderstaande voorbeeld wordt in de eerste zin van de inleidende alinea het succes van de programma’s van deze organisatie in de afgelopen zes jaar weergegeven.

HCI is sinds 2011 aan het werk in Olympus County en bouwt huizen in samenwerking met mensen die behoefte hebben aan fatsoenlijke betaalbare huisvesting. In minder dan zeven jaar heeft onze organisatie tien huizen voltooid voor gezinnen met een laag inkomen, waardoor meer dan 75 gezinsleden een betaalbare woning hebben gekregen.

Stel een overtuigende verklaring van de behoefte voor, inclusief de impact op de gemeenschap die je dient.

Lezers moeten de urgentie van de behoefte en de geldigheid van uw verzoek om financiering begrijpen en accepteren, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Als u wordt uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen, zult u deze informatie in meer detail presenteren.

Als u deze subsidie voor ondersteuning zou evalueren, hoe snel denkt u dan dat u de projectdoelen en -doelstellingen in deze methodenverklaring zou kunnen vinden?

Om ons doel te ondersteunen om gezinnen uit de armoede te halen door eigenwoningbezit, vormen onze doelstellingen een integraal onderdeel van het programma.

Twee gezinnen worden geselecteerd om te worden geplaatst op ons jaarlijkse bouwschema van twee huizen. De gezinsleden volgen een vier maanden durende opleiding tot huiseigenaar, waar ze vaardigheden leren zoals budgetteren, huishoudelijke reparaties en onderhoud uitvoeren, en een goede buur zijn. Tijdens deze periode beginnen ze hun sweat equity verplichting. Volwassenen moeten 250 uur besteden aan de bouw van hun eigen huis en aan dienstverlening aan de gemeenschap.

Beschrijf de huidige en toekomstige financiering en alle bronnen van ondersteuning.

Voeg een lijst in van de huidige ondersteuners van uw programma als onderdeel van de begroting die u bij de brief met de aanvraag voegt. Steun van anderen impliceert dat uw non-profitorganisatie geloofwaardig is en dat uw project levensvatbaar is en het waard om te worden gefinancierd.

Verstrek namen van andere financiers of overheidsinstanties die u hebt benaderd voor financiering. Financiers willen er zeker van zijn dat u blijft zoeken naar andere mogelijkheden voor financiering.

Dit voorbeeld bevat een verwijzing naar supporters uit de gemeenschap bij naam, en herhaalt ook een van de programmadoelstellingen (betaalbare huisvesting).

De huizen van Habitat worden gekocht door gezinnen tegen prijzen die betaalbaar zijn voor Iowans met een laag inkomen, dankzij de gedoneerde arbeid van onze vrijwilligers en de financiële steun van organisaties als City Bank, de Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes, en de Home Builders Association of Iowa. Een lijst van huidige en potentiële donoren is opgenomen in de bijgevoegde programmabegroting.

Verbind uw doelen met de focus van de financier: leg de voordelen van uw oplossing uit.

Uw LOI moet een verband leggen tussen de doelen van uw project en de filantropische interesses van de financier. Hier volgen enkele suggesties over hoe je dergelijke verwijzingen in je LOI kunt verweven:

• Leg uit hoe het project aansluit bij hun prioriteiten voor het geven van geld. Houd rekening met de gemeenschap die zij dienen, het type steun, en favoriete programmagebieden (die je allemaal kent van het doornemen van de richtlijnen).
• Leg uit waarom je denkt dat je project goed past bij hun geeffocus en prioriteiten.
• Gebruik duidelijke voordelen, altijd gericht op hun behoefte aan een goed rendement op hun investering.

Dit voorbeeld suggereert in de eerste zin dat de subsidiezoeker de doelstellingen van de financier begrijpt en deelt.

We weten dat de West Farm Insurance Foundation er prat op gaat subsidies te verlenen aan organisaties die de kwaliteit van de gemeenschappen waar West Farm-medewerkers werken en wonen, rechtstreeks verbeteren. HHCI ondersteunt vergelijkbare doelen en focus door gezinnen met een laag inkomen te helpen hun droom van huiseigenaarschap te verwezenlijken en zo de omgeving van de gemeenschappen waar ze wonen en winkelen te verbeteren. Hieronder volgen enkele van de manieren waarop dit project reeds ten goede komt aan de gemeenschap….

Wikkel het geheel af met een korte slotverklaring.

Herhaal de bedoeling van het project. Geef vervolgens duidelijke contactinformatie voor een eventuele follow-up. Vertel je lezers wat de volgende stap is en hoe ze je kunnen bereiken; vermeld je telefoonnummer, ook al staat het misschien op je briefhoofd. Bedank de financier voor het in overweging nemen van uw verzoek.

Wondert u zich af wanneer u uw onderzoeksbrief moet indienen?

Als u eenmaal de deadlines voor het indienen van volledige voorstellen hebt vastgesteld, kunt u bepalen wat het beste moment is om een LOI in te dienen (nadat het stof is neergedaald). Een vuistregel: Stuur uw brief dertig dagen na de vorige indieningstermijn, zodat de financier voldoende tijd heeft om deze te beoordelen en te beslissen of ze willen dat u een volledig voorstel indient.

Bij wijze van voorbeeld: de deadlines voor 2017 voor het indienen van een subsidieaanvraag bij een stichting van een grote bank zijn 28 februari (Kunst en cultuur, Economische kansen) en 31 mei (Onderwijs, Economische kansen).

Gebruik de tips die we hebben gedeeld om een modelaanvraagbrief te ontwikkelen om het schrijven van voorstellen te stroomlijnen.

Na het aanbrengen van een paar kleine wijzigingen op basis van de eisen van de potentiële financier, zou u in staat moeten zijn om een “boilerplate” aanvraagbrief te gebruiken om de pijplijn van potentiële financiering te blijven vullen. Blijf onderzoeksbrieven sturen om uw kansen te vergroten om te worden uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen.

U kunt contact opnemen met Shannon door haar te e-mailen op [email protected].

Wilt u verder lezen?

Doelstellingen & Doelstellingen: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies