9 tolle Apps für Event- und Hochzeitsplaner

Anfang 2010 schlug ich einen neuen beruflichen Weg ein – ich beschloss, Eventplaner zu werden. Seitdem habe ich Veranstaltungen in Singapur, Paris, Dubai und Cancun geleitet und alles organisiert, von intimen Banketten bis hin zu großen Eröffnungsfeiern. Jede Veranstaltung war einzigartig, und ich habe jeden Augenblick genossen.

Auch wenn es erst fünf Jahre her ist, als ich mit meiner neuen Aufgabe begann, waren gute Tools für die Veranstaltungsplanung schwer zu bekommen. Es gab nicht viele Softwarelösungen oder mobile Apps, die für Veranstaltungsplaner entwickelt wurden, so dass ich gezwungen war, mich mit Excel-Tabellen, Powerpoint-Präsentationen und vielen Word-Dokumenten zu begnügen.

Aber die Dinge haben sich in sehr kurzer Zeit sehr verändert.

Heute stehen Veranstaltungsplanern einige ziemlich coole Tools zur Verfügung, die ihren komplizierten Arbeitsablauf vereinfachen. Ich möchte Ihnen einige der besten vorstellen, die ich in mein Event-Planungs-Toolkit aufgenommen habe.

Kreative Inspiration finden

Eine der nützlichsten Apps für die Suche nach kreativer Inspiration ist Pinterest, das beliebte soziale Netzwerk zum Sammeln und Teilen von Bildern. Sie können Tausende von Fotos und Bildern durchsuchen, um kreative Inspirationen für Ihre nächste Veranstaltung zu finden. Diese riesige Bildersammlung ist besonders hilfreich, um Ideen für Veranstaltungsdekoration, Design und Themen zu finden.

Verfügbar für: Web, iOS und Android

Preis: kostenlos

Pro-Tipp: Erstellen Sie ein Pinterest-Konto und richten Sie für jeden Kunden ein eigenes „Board“ ein. Auf diese Weise können Sie Ideen miteinander teilen, ohne E-Mails hin- und herschicken zu müssen.

Notizen und Planungsmaterialien organisiert halten

Wenn es darum geht, organisiert zu bleiben, gibt es keinen besseren Freund als Evernote. Mit dieser App können Sie alle Ihre „Dinge“ an einem praktischen Ort aufbewahren, seien es Bilder, Texte, jede Art von Notizen – sogar ganze Webseiten. Sie können auch alles nach Bedarf kategorisieren, indem Sie Tags hinzufügen.

Verfügbar für: Web, Mac, Windows, Android, iOS und Windows Phone

Preis: kostenlos, Premium für 5 $/Monat, Business für 10 $/Monat (pro Benutzer)

Pro-Tipp: Installieren Sie die Evernote Web Clipper Browser-Erweiterung und speichern Sie die interessantesten Inhalte, die Sie online finden, schnell in Ihrem Evernote-Konto.

Power-User-Hack: Verwenden Sie IFTTT, um Bilder, die Sie speichern, automatisch in Ihr Pinterest-Board zu importieren, damit Sie alles an einem Ort haben.

Kommunikation mit Teammitgliedern

Ein großes Team und verschiedene externe Anbieter gleichzeitig zu verwalten, kann schwierig sein. Aber Slack macht die Kommunikation effizienter, indem es langatmige E-Mails durch kurze, „chatroom“-ähnliche Texte ersetzt. Mit Slack können Sie außerdem separate Gruppen erstellen und Nachrichten mit Tags versehen, um Informationen leichter zu finden.

Verfügbar für: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone in Kürze)

Preis: kostenlos (für bis zu 10.000 Nachrichten), danach gibt es Pläne ab 7 $/Monat (pro Nutzer)

Pro-Tipp: Erstellen Sie verschiedene Gruppen für unterschiedliche Bereiche Ihres Teams, um Ihre Hin- und Her-Kommunikation gezielt und effizient zu gestalten.

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Sammeln von Event-Bildern

Wollten Sie schon immer den Überblick über Ihre gesamte Event-Produktion behalten, einschließlich aller Bilder von Anbietern und verschiedenen Teammitgliedern? Capsule ist eine großartige Lösung. Bitten Sie alle Beteiligten, die Capsule-Foto-App herunterzuladen, dann werden alle Bilder, die sie machen, in Ihre gemeinsame „Capsule“ online importiert. Kein lästiges Suchen nach den Fotos mehr!

Verfügbar für: Web, Android und iOS

Preis: kostenlos

Pro-Tipp: Empfehlen Sie diese App Ihren Kunden – sie werden Sie dafür lieben! Es gibt auch einen Marktplatz, auf dem Nutzer Abzüge ihrer Bilder bestellen können.

Terminplanung

Obwohl Sie wahrscheinlich mit jedem Anbieter einzeln arbeiten, müssen manchmal alle an einem Projekt Beteiligten an einer Gruppenbesprechung teilnehmen. Es ist nicht einfach, ein Datum und eine Uhrzeit zu koordinieren, die für alle passen, aber mit Doodle können Sie verschiedene Optionen vorschlagen und von jedem Teilnehmer umfrageähnliche Antworten erhalten.

Verfügbar auf: Web, iOS

Preis: kostenlos, Premium für $39/Jahr (eine Business-Version ist ebenfalls erhältlich, die bei $69/Jahr beginnt

Jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung verwalten

Die Tatsache, dass Veranstaltungsinformationen über verschiedene Apps, E-Mails und Computerdateien verstreut sind, kann den Erfolg Ihrer nächsten Veranstaltung erheblich beeinträchtigen. Ein zentraler Arbeitsbereich macht es einfacher, den Überblick zu behalten. Planning Pod wurde speziell für Veranstaltungsplaner entwickelt und bietet über zwei Dutzend Tools für das Veranstaltungsmanagement. Einen guten Überblick über alle Funktionen von Planning Pod erhalten Sie in diesem Video.

Verfügbar über: Web

Preis: kostenlose Testversion (30 Tage), danach Tarife ab 19,99 $/Monat

Pro-Tipp: Sie können Planning Pod mit Ihrem Team (und auf Wunsch auch mit Ihren Kunden) gemeinsam nutzen, um Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und die gesamte Zusammenarbeit im Team zu verwalten.

Kunden auf dem Laufenden halten

Planning Pod bietet eine Funktion, mit der Sie Ihre Kunden über jeden Aspekt des Veranstaltungsplanungsprozesses auf dem Laufenden halten können, aber manchmal wünschen Sie sich ein Tool, mit dem Sie nur die wichtigsten Teile mit ihnen teilen können. Blossom ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Fortschritt der Veranstaltung in Etappen verfolgen können. Es wurde vor allem für den Einsatz in Technologieunternehmen entwickelt, um die Produktentwicklung zu verfolgen, eignet sich aber auch hervorragend für die Verwaltung von Veranstaltungen.

Blossom ermöglicht es Ihnen, „Karten“ für jede Veranstaltungsaufgabe zu erstellen, die nach Abschluss der einzelnen Teile von einer Phase zur nächsten verschoben werden können. Sie können auch einen Schritt „Kundenfreigabe“ am Ende hinzufügen, der es Ihrem Kunden ermöglicht, jedes Element einer abschließenden Prüfung zu unterziehen.

Erhältlich auf: Web

Preis: kostenlose Testversion (14 Tage), danach Tarife ab 19 $/Monat

Pro-Tipp: Blossom lässt sich in Slack integrieren, so dass es einfach ist, mit Teammitgliedern über die in Blossom aufgelisteten Elemente zu sprechen.

Einladungen, Registrierung und Ticketing verwalten

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, für die eine Registrierung oder ein Ticketing erforderlich ist, können Sie mit Bizzabo eine Veranstaltung erstellen, Ticketarten hinzufügen, eine Veranstaltungswebsite einrichten und Ihre Einladungen versenden – alles in einer Anwendung. Bizzabo hilft Ihnen auch dabei, auf dem Laufenden zu bleiben, was die Leute in den sozialen Medien über Ihre Veranstaltung sagen. Am Tag der Veranstaltung können Sie mit der App Push-Benachrichtigungen an die Teilnehmer über eventuelle Verzögerungen oder Programmänderungen senden. Einen guten Überblick über die Funktionsweise von Bizzabo erhalten Sie in diesem Video.

Verfügbar für: Web, iOS und Android

Preis: Von kostenlosen bis hin zu kostenpflichtigen, individuellen Plänen

Pro-Tipp: Bizzabo bietet ein besonderes Extra für Event-Teilnehmer: Sie können die App nutzen, um sich zu vernetzen und sich gegenseitig Nachrichten zu schicken, um Treffen zu vereinbaren usw.

Wie Sie sehen, gibt es eine Menge großartiger Apps und Web-Tools, die Ihnen dabei helfen können, Ihr nächstes Event zu einem unvergesslichen Ereignis zu machen. Verwenden Sie andere, die wir übersehen haben? Bitte teilen Sie sie uns in den Kommentaren mit.

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