Alles, was Sie über die Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben wissen müssen

Dezember 30, 2021admin

Es scheint ganz einfach zu sein – ein Mitarbeiter bezahlt eine Geschäftsausgabe aus eigener Tasche, und der Arbeitgeber erstattet sie dem Mitarbeiter. Es gibt jedoch einige Komplikationen, wie z. B. die Einhaltung von Vorschriften und die steuerliche Erfassung der Erstattungen.

Während die Erstattung von Ausgaben nur dann erforderlich ist, wenn sie in einem Arbeitsvertrag festgelegt ist oder wenn der Lohn des Arbeitnehmers durch die Geschäftsausgaben unter den Mindestlohn sinkt, erstatten die meisten Unternehmen die arbeitsbezogenen Ausgaben ihrer Mitarbeiter als Vergünstigung. Beachten Sie jedoch, dass einige Bundesstaaten ihre eigenen Gesetze für die Erstattung von Ausgaben haben. Illinois zum Beispiel verlangt von den Arbeitgebern, dass sie den Arbeitnehmern alle „notwendigen Ausgaben … erstatten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Beschäftigung entstanden sind und die in direktem Zusammenhang mit den vom Arbeitgeber erbrachten Dienstleistungen stehen.“

Ob Sie Steuern auf Kostenerstattungen zahlen oder nicht, hängt davon ab, ob Sie einen abrechnungsfähigen oder einen nicht abrechnungsfähigen Plan verwenden. Arbeiten Sie mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation wie Resourcing Edge zusammen, um sicherzustellen, dass Sie die geltenden Gesetze einhalten, und entwickeln Sie einen abrechnungsfähigen Kostenplan, um die Steuervorteile zu maximieren.

Was ist eine Kostenerstattung für Mitarbeiter?

Wenn ein Mitarbeiter sein eigenes Geld für „gewöhnliche und notwendige“ Geschäftsausgaben ausgibt, ist eine Erstattungs- oder Vergütungsvereinbarung das System, das verwendet wird, um sie zurückzuzahlen. Der Arbeitgeber zahlt alle Vorschüsse, Erstattungen und Gebühren für die Geschäftsausgaben der Arbeitnehmer. Erstattungen sind vor allem dann üblich, wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind. Sie müssen für Mahlzeiten, Benzin, Unterkunft, die Bewirtung von Kunden und mehr entschädigt werden.

Es ist wichtig zu wissen, welche geschäftlichen Ausgaben gültig sind und welche nicht, und die geschäftlichen Ausgaben von den persönlichen Ausgaben, den Kapitalausgaben und den Ausgaben zur Berechnung der Kosten der verkauften Waren zu trennen. In der IRS-Publikation 535 erfahren Sie mehr über Geschäftsausgaben.

Zu den üblichen Geschäftsausgaben, die erstattet werden können, gehören:

Benzin/Kilometergeld für geschäftliche Zwecke
Reisen und Unterkunft
Mahlzeiten und Bewirtung
Werkzeuge und Zubehör
Schulung und Weiterbildung
Beiträge und Abonnements, Berufslizenzen

Sind Kostenerstattungen steuerpflichtig?

Wenn Sie einen Angestellten bezahlen, müssen Sie normalerweise Steuern einbehalten und abführen, aber was ist mit Erstattungen? Das hängt davon ab, welchen Plan Sie verwenden: abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig. Je nachdem, ob Sie einen rechenschaftspflichtigen oder einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan haben, gelten für das Finanzamt unterschiedliche Meldepflichten.

Wenn Sie Ihre Richtlinien für die Erstattung von Mitarbeiterkosten in letzter Zeit nicht überarbeitet haben, kann es sein, dass einige Geschäftsausgaben nicht mehr für einen rechenschaftspflichtigen Plan in Frage kommen. Infolge des Tax Cuts and Jobs Act von 2017 können Sie die Umzugskosten Ihrer Mitarbeiter nicht mehr erstatten. Nach Angaben des IRS müssen Mitarbeiter nun die Erstattung von Umzugskosten in ihren Lohn einbeziehen, mit Ausnahme bestimmter Angehöriger der Streitkräfte.

Unternehmen sollten ihre Erstattungs- und Vergütungsrichtlinien im Lichte des neuen Tax Cut and Jobs Act, der für die Steuerjahre 2018 bis 2025 gilt, erneut überprüfen.

Rechenschaftspflichtiger Plan

Um als rechenschaftspflichtiger Plan zu gelten, muss die Erstattungs- oder Zulagenregelung des Arbeitgebers alle drei folgenden Regeln erfüllen:

Geschäftsverbindung: Alle gewöhnlichen und notwendigen Geschäftsausgaben müssen während der Erbringung von Dienstleistungen als Angestellter gezahlt worden oder angefallen sein.
Ausgaben nachweisen: Es muss eine Abrechnung mit Belegen (Datum, Ort, Betrag, Zweck) innerhalb eines angemessenen Zeitraums (60 Tage) erfolgen.
Unbegründete Beträge zurückgeben: Überhöhte Erstattungen oder Zulagen müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums (120 Tage) zurückgegeben werden.

Da abrechnungsfähige Planbeträge nicht als Lohn gelten, unterliegen sie nicht der Einkommens-, Sozialversicherungs-, Medicare- und FUTA-Steuer. Sie sind vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, werden die Erstattungen als im Rahmen eines nicht abrechnungsfähigen Plans gezahlt behandelt, der als Lohn gilt und als zusätzlicher Lohn behandelt wird, der der Einkommens-, Sozialversicherungs-, Medicare- und FUTA-Steuer unterliegt. Sie werden auf dem Formblatt W-2 des Arbeitnehmers ausgewiesen und sind vom Arbeitgeber als Arbeitnehmerentgelt abzugsfähig.

Non accountable plan

Im Rahmen eines nonaccountable plan werden alle Erstattungen oder sonstigen Zuwendungen als zusätzlicher Lohn behandelt und sind steuerpflichtig. Ihre Zahlungen gelten als nicht abrechnungsfähig, wenn:

Der Arbeitnehmer versäumt es, die Ausgaben innerhalb einer angemessenen Frist ordnungsgemäß nachzuweisen.
Der Arbeitnehmer versäumt es, überschüssige Erstattungen oder Zulagen innerhalb einer angemessenen Frist zurückzugeben.

Der Arbeitgeber schießt einen Betrag vor oder zahlt ihn an einen Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob er erwartet, dass der Arbeitnehmer Geschäftsausgaben hat.
Die Erstattung wäre andernfalls als Lohn gezahlt worden.

Weitere Einzelheiten finden Sie in der IRS-Publikation 15.

Kostenerstattung für unabhängige Auftragnehmer

Für unabhängige Auftragnehmer, die mit dem Formular 1099 bezahlt werden, gelten andere Regeln für die Kostenerstattung. Die meisten Unternehmen ziehen es vor, die Erstattungsbeträge in die 1099-Einnahmen einzubeziehen, anstatt die Ausgaben zu erstatten. Der Auftragnehmer kann dann die Geschäftsausgaben in seiner eigenen Steuererklärung absetzen.

Erstellung einer verantwortungsvollen Kostenerstattungsrichtlinie für das Mitarbeiterhandbuch

Werden Sie von den HR-Experten von Resourcing Edge bei der Erstellung einer verantwortungsvollen Kostenerstattungsrichtlinie unterstützt und fügen Sie diese dem Mitarbeiterhandbuch hinzu.

Die Kostenerstattungsrichtlinie sollte Folgendes enthalten:

Eine angemessene Frist für die Einreichung der Ausgaben durch die Mitarbeiter. Einige Erstattungsgesetze schreiben vor, dass Mitarbeiter erstattungsfähige Ausgaben innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Entstehung einreichen müssen.
Das Verfahren für die Beantragung der Erstattung.
Das Verfahren für die Einreichung arbeitsbezogener Ausgaben, einschließlich der Anforderungen an den Nachweis.
Das Verfahren für die Rückgabe von zu viel gezahlten Erstattungen oder Zulagen.
Die Arten von Ausgaben, die erstattungsfähig sind.
Der zulässige Höchstbetrag für bestimmte Ausgaben.
Bevorzugte Lieferanten für ermäßigte Ausgaben.

Die Mitarbeiter sollten ein klares und einheitliches Verständnis des korrekten Verfahrens für die Erstattung von Geschäftsausgaben haben. Wenn ein Mitarbeiter es versäumt, die Ausgaben ordnungsgemäß zu belegen und das Verfahren einzuhalten, können die Kostenerstattungen zu steuerpflichtigem Einkommen werden. Denken Sie daran, dass ein Mitarbeiter, der die Anforderungen des Rechenschaftsplans nicht erfüllt, andere Erstattungen, die den Anforderungen entsprechen, nicht ausschließt. Der IRS ermittelt die Erstattungen für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Weitere Informationen über steuerpflichtige Pläne finden Sie in der IRS-Publikation 463.

Bei einem klar formulierten steuerpflichtigen Plan sollte keine Ihrer Erstattungen als steuerpflichtiges Einkommen gelten. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.

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