Am Rande: Steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Zusatzleistungen

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Als Inhaber eines Kleinunternehmens haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zusätzlich zu ihrem normalen Gehalt Zusatzleistungen zu gewähren. Zusatzleistungen sind eine Form der Entlohnung für die Erbringung von Dienstleistungen und können Voll- und Teilzeitbeschäftigten, unabhängigen Auftragnehmern und Partnern gewährt werden.

Manch einer geht davon aus, dass diese Vergünstigungen steuerfrei sind, aber das ist nicht immer der Fall. Im Allgemeinen sind Lohnzusatzleistungen für den Arbeitnehmer steuerpflichtig und unterliegen der Quellen- und Lohnsteuer, aber es gibt Ausnahmen. Um bei der Steuererklärung keine Überraschungen zu erleben, ist es wichtig zu wissen, welche Nebenleistungen steuerpflichtig und welche nicht steuerpflichtig sind.

Steuerpflichtige Nebenleistungen

Steuerpflichtige Nebenleistungen sind im Bruttoeinkommen enthalten und unterliegen der Quellen-, Sozialversicherungs- und Medicare-Bundessteuer. Beispiele für steuerpflichtige Zusatzleistungen sind:

  • Boni
  • Der Wert der persönlichen Nutzung eines vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Fahrzeugs
  • Kollektiv-Lebensversicherung über 50.000 $
  • Urlaubskosten
  • Vielfliegermeilen, die während der geschäftlichen Nutzung gesammelt wurden, umgewandelt in Bargeld
  • Beträge, die den Arbeitnehmern für einen Umzug gezahlt werden und die die tatsächlichen Kosten übersteigen

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen den Marktwert der steuerpflichtigen Zusatzleistungen geltend machen. Der faire Marktwert ist definiert als der Betrag, den jemand zahlen würde, wenn er den Gegenstand oder die Dienstleistung selbst erwerben würde (d. h. wie viel es einen Arbeitnehmer kosten würde, die Leistung von einem Dritten außerhalb des Arbeitsumfelds zu kaufen oder zu leasen). Dieser Betrag kann sich von dem Betrag unterscheiden, den der Arbeitgeber für die Leistung gezahlt hat, da die Unternehmen möglicherweise Unternehmensrabatte erhalten.

Steuerpflichtige Zusatzleistungen unterliegen in der Regel dem Steuerabzug, wenn sie zur Verfügung gestellt werden. Arbeitgeber können wählen, ob sie steuerpflichtige Nebenleistungen als in einem Lohnzeitraum, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich gezahlt behandeln wollen – aber alle Leistungen müssen spätestens am 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem sie gewährt wurden, als gezahlt behandelt werden.

Steuerpflichtige Nebenleistungen, die der Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer zahlt, werden auf dem Formular W-2 gemeldet (steuerpflichtige Nebenleistungen, die unabhängigen Auftragnehmern gewährt werden, werden auf dem Formular 1099-Misc gemeldet und steuerpflichtige Nebenleistungen, die an Partner gezahlt werden, werden auf dem Formular 1065 gemeldet). Arbeitnehmer sind verpflichtet, den Marktwert aller steuerpflichtigen Nebenleistungen in ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung anzugeben.

Nicht steuerpflichtige Nebenleistungen

Bestimmte Nebenleistungen unterliegen nicht der Bundeseinkommensteuer und sind vom Bruttoeinkommen ausgeschlossen. Diese Leistungen unterliegen in der Regel auch nicht der Sozialversicherung, Medicare oder FUTA und werden nicht auf dem Formular W-2 angegeben. Eine vollständige Liste aller nicht steuerpflichtigen Lohnzusatzleistungen finden Sie auf der Website des IRS, aber einige Beispiele sind:

  • Employee discounts
  • Employee stock options
  • Group-term life insurance up to $50,000
  • Health flexible spending accounts
  • Retirement planning services
  • Job-related tuition assistance reimbursements

This article is a just a cursory overview of fringe benefits. Employers should consult the IRS‘ Fringe Benefit Guide for an in-depth guide to federal tax laws related to fringe benefits, or seek legal, accounting or other professional advice to ensure you are properly withholding and reporting applicable fringe benefits.