Brief zum Vertragsende: Alles, was Sie wissen müssen

1. Zweck eines Vertragsbeendigungsschreibens
2. Tonfall eines Vertragsbeendigungsschreibens
3. Verwendungszwecke eines Vertragsbeendigungsschreibens
4. Gründe für eine nicht-kombinative Sprache
5. Muster eines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben wird in der Regel verfasst, wenn eine Vereinbarung zwischen Ihnen und einem anderen Unternehmen nicht zustande gekommen ist. Wenn Sie die Dienste eines Unternehmens nicht mehr benötigen oder mit der Art und Weise, wie ein Unternehmen einen Vertrag erfüllt, unzufrieden sind, benachrichtigt ein Kündigungsschreiben alle Parteien über die Beendigung des Vertrags.

Zweck eines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben wird auch als Vertragsaufhebungsschreiben oder Vertragsbeendigungsschreiben bezeichnet. Diese Art von Briefen sind förmliche Erklärungen, die die Absicht des Absenders anzeigen, einen Vertrag mit dem Empfänger zu beenden.

Das Vertragskündigungsschreiben gibt an, wann ein Vertrag endet und unter welchen Bedingungen eine Vertragspartei den Vertrag beenden darf. Das Schreiben ist ein Beleg dafür, dass Sie die anderen Vertragsparteien über die Beendigung des Vertrages informiert haben. Auf diese Weise haben Sie einen Beweis für den Fall, dass die anderen Parteien behaupten, sie hätten nie eine Mitteilung erhalten.

Nicht alle Verträge enden in Enttäuschung oder Uneinigkeit. Ein Kündigungsschreiben dient manchmal als Höflichkeitsschreiben, um den anderen Parteien für ihre Dienste zu danken und eine höfliche, professionelle Beziehung für die Zukunft zu bewahren.

Ton eines Kündigungsschreibens

Der Ton des Schreibens sollte nicht nur förmlich und geradlinig, sondern auch einfühlsam und höflich sein. Das Schreiben sollte Ihr Bedauern über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Ausdruck bringen und gleichzeitig dem Arbeitnehmer für seine Dienste danken. Das Schreiben sollte jedoch nicht in Sentimentalität verfallen oder die Tatsachen beschönigen.

Ein Kündigungsschreiben muss konkrete Angaben, wie z. B. genaue Daten, enthalten, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Schreiben muss sorgfältig formuliert werden, um Schlupflöcher zu vermeiden, die zu Problemen führen könnten, wie z. B. eine Schadensersatzklage. Das Schreiben muss auch mit der im ursprünglichen Arbeitsvertrag dokumentierten Art der Beendigung übereinstimmen.

Verwendungszwecke eines Vertragsbeendigungsschreibens

Ein Vertragsbeendigungsschreiben wird von einer Organisation verwendet, um einen Vertrag mit einer anderen Organisation formell zu beenden. Das Schreiben wird notwendig, wenn schriftlich festgehalten werden soll, wie und wann der Vertrag beendet wurde, oder wenn ein Vertrag schriftlich gekündigt werden muss.

Das Schreiben dient auch als Höflichkeitsschreiben, um sich bei der anderen Vertragspartei für ihre Dienste zu bedanken oder den Nachweis der Vertragsauflösung zu erbringen. Das Schreiben sollte folgende Eckpunkte enthalten:

• Der Zweck des Vertrages.
• Das Vertragsdatum.
• Der Grund für die Beendigung des Vertrages.
• Allfällige Kündigungspflichten.
• Das Datum des Schreibens.

Gründe für eine nicht-kämpferische Sprache

In Fällen, in denen Sie mit den Leistungen der anderen Partei unzufrieden sind, könnten Sie versucht sein, bei der Abfassung des Kündigungsschreibens eine kämpferische Sprache oder einen wütenden Ton zu verwenden. Selbst wenn die andere Partei den Vertrag gebrochen hat, ist es wichtig, dass Sie beim Verfassen des Kündigungsschreibens einen höflichen Ton beibehalten

Selbst wenn Sie einen zukünftigen Vertrag mit der Gegenpartei abschließen möchten, zerstört ein kämpferischer Ton die professionelle Geschäftsbeziehung, die Sie aufgebaut haben. Außerdem ist die Chance größer, dass die andere Partei versucht, den Vertrag wiedergutzumachen oder neu auszuhandeln, wenn Sie das Schreiben in einem versöhnlichen Ton verfassen. Eine freundliche Sprache erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die andere Partei versuchen wird, die Differenzen oder Meinungsverschiedenheiten zwischen den beiden Parteien zu bereinigen.

Wenn Sie das Schreiben verfassen, achten Sie darauf, dass es kurz ist und nicht mehrere Gründe für die Beendigung des Vertrags angibt, es sei denn, Sie wollen eine Grundlage für eine Schadensersatzklage aufgrund eines Vertragsbruchs schaffen. Aussagen oder Eingeständnisse, die Sie beim Verfassen des Schreibens machen, können in einem Gerichtsverfahren gegen Sie verwendet werden.

Ein Muster für ein Kündigungsschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreibe dieses Schreiben in Bezug auf den am 30.03.2015 geschlossenen Vertrag. Gemäß Abschnitt 9.4 des Vertrages bedauern wir, Ihnen unsere Absicht mitzuteilen, den Vertrag gemäß den dargelegten Bedingungen zu kündigen. Wir werden alle im Rahmen des Vertrages fälligen Zahlungen und Verpflichtungen überweisen. Alle Zahlungen werden spätestens 60 Tage nach Beendigung des Vertrags geleistet. Wir freuen uns darauf, in Zukunft mit Ihnen Geschäfte zu machen und hoffen, dass wir eine profitablere Vereinbarung treffen können.

Mit freundlichen Grüßen,

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