Budgetierung für gemeinnützige Organisationen

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Eine Schlüsselkomponente der finanziellen Nachhaltigkeit ist das Engagement des Vorstands und der Mitarbeiter für ein Finanzmanagement, das eine rechtzeitige Überprüfung der Finanzberichte und eine Vorausplanung beinhaltet. Eine Möglichkeit für den Vorstand und die Mitarbeiter, die Einnahmen und Ausgaben für die Zukunft zu planen, ist die Aufstellung eines Haushaltsplans. Die Genehmigung des Jahresbudgets ist einer der grundlegenden Bausteine einer soliden Finanzverwaltung.

Die Erstellung des Jahresbudgets liegt zunächst in der Verantwortung der Mitarbeiter, doch die Mitglieder des Vorstands (in der Regel die Mitglieder des „Finanzausschusses“ und/oder des „Exekutivausschusses“) prüfen häufig den vorgeschlagenen Haushalt, und der gesamte Vorstand nimmt das Budget in der Regel auf einer Sitzung des gesamten Vorstands an. Der genehmigte Haushalt dient dann als Richtschnur für die finanziellen Aktivitäten in den kommenden Monaten. Budgets sollten nicht „in Stein gemeißelt“ sein, da sich die finanzielle Lage der gemeinnützigen Organisation im Laufe des Jahres ändern kann.

Ein Budget ist ein Leitfaden, der einer gemeinnützigen Organisation helfen kann, für die Zukunft zu planen und ihre aktuelle finanzielle Lage zu beurteilen. Es ist durchaus üblich, den Haushaltsplan regelmäßig zu überprüfen und ihn mit dem tatsächlichen Cashflow und den Ausgaben zu vergleichen, um festzustellen, ob sie sich im Laufe des Jahres wie erwartet entwickeln. Es kann notwendig sein, den Haushaltsplan im Laufe des Jahres zu ändern.

Es ist wahrscheinlich, dass der Haushaltsplan der gemeinnützigen Organisation im Laufe des Jahres viele Male herangezogen wird – von Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern, die verschiedene Rollen innerhalb einer gemeinnützigen Organisation spielen. Budgets können sogar von Parteien angefordert werden, die an Finanztransaktionen mit der gemeinnützigen Organisation beteiligt sind, wie z.B. Banken, oder von Spendern/Zuschussgebern, die eine Spende an die gemeinnützige Organisation erwägen. Wenn Sie das Budget der Organisation nach außen weitergeben, sollten Sie betonen, dass das Budget im Laufe des Jahres regelmäßig überprüft und bei Bedarf überarbeitet wird – es ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn jemand nach dem „Budget“ der gemeinnützigen Organisation fragt, reicht es manchmal aus, eine Kopie des zuletzt eingereichten IRS-Formulars 990 vorzulegen, das die Betriebsausgaben und -einnahmen einer gemeinnützigen Organisation während eines Steuerjahres ausweist.

Mythenbrecher

Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter, die neu im Kontext der gemeinnützigen Arbeit sind, fragen sich vielleicht: „Muss das Budget einer gemeinnützigen Organisation kostendeckend sein?“ „Kann es einen Gewinn geben?“

  • Der Artikel, Nonprofit Budgets Have to Balance: Falsch! (Blue Avocado) behandelt alles, was mit Budgets zu tun hat: Überschussbudgets, ausgeglichene Budgets, Defizitbudgets und das Missverständnis, dass das Budget einer gemeinnützigen Organisation am Ende des Jahres ausgeglichen sein muss.
  • Wann ist ein Defizit in Ordnung? (Propel Nonprofits)

Eingeschränkte Mittel entmystifiziert

  • Eingeschränkte Mittel verwalten (Propel Nonprofits)

Wahre Programmkosten verstehen

  • Eigene Kosten (National Council of Nonprofits)
  • Wahre Programmkosten: Programmbudget und Zuweisungsvorlage (Propel Nonprofits)
  • Video zur Kostenzuweisung (Propel Nonprofits)
  • Kostenlose Vorlage für programmbezogene Budgeterstellung (Wallace Foundation)

Ressourcen

Ist es an der Zeit, das Budget Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erstellen? Hier sind einige Ressourcen, die Ihrer gemeinnützigen Organisation den richtigen Weg weisen:

  • Jahresbudgetierung für gemeinnützige Organisationen (Maine Association of Nonprofits)
  • Fundraising on a budget and understanding the fundraising budget (Nonprofit Quarterly, Autorin Simone Joyaux) (mit allgemeinem Hintergrundwissen zu gemeinnützigen Budgets)
  • Budgetierung: Ein Leitfaden für kleine gemeinnützige Organisationen (Virginia Society of Certified Public Accountants)
  • 10 Schritte zur Budgetierung (Propel Nonprofits)
  • Ein 5-Schritte-Leitfaden zur Budgetierung für gemeinnützige Organisationen (Wallace Foundation)
  • Steuert Ihre gemeinnützige Organisation auf eine finanzielle Krise zu? (Joan Garry)
  • Balance Sheet Cheat Sheet (Propel Nonprofits)
  • An Executive Director’s Guide to Financial Leadership (Nonprofit Quarterly, Autoren Kate Barr und Jeanne Bell)
  • Sollte unsere gemeinnützige Organisation Bargeldreserven haben? (National Council of Nonprofits)
  • Ein besseres Budget erstellen (auch wenn Sie allergisch gegen Zahlen sind) (National Council of Nonprofits)
  • Machen Sie Ihr Budget zum Rückgrat Ihrer Nonprofit-Organisation (Nonprofit Finance Fund)

Tools, die Sie verwenden können

Der National Council of Nonprofits freut sich, zwei praktische Software-Tools vorschlagen zu können, die von den Finanzexperten des New York Council of Nonprofits speziell für die Bedürfnisse kleiner gemeinnütziger Organisationen entwickelt wurden und die einzeln oder zusammen beim New York Council of Nonprofits erworben werden können. Für gemeinnützige Organisationen, die Mitglied in ihrem Landesverband sind, gibt es Ermäßigungen. These two software tools are useful for:

(1) building a budget with proper cost allocation, and

(2) tracking a nonprofit’s cash flow. Building a Better Budget and Cash Flow Toolkits

Others:

  • Proposal budgeting basics free tutorial (Foundation Center)
  • Cash projection template (Wallace Foundation)
  • Revenue scenario planning tool (Wallace Foundation)
  • Fiscal management activities calendar planning tool (Wallace Foundation)