Der entscheidende Unterschied zwischen Richtlinien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren sind die Grundlagen Ihres Unternehmens. Selbst wenn sie nicht niedergeschrieben sind, definieren Richtlinien und Verfahren Ihre Organisation und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten jedoch sowohl die Richtlinien als auch die Verfahren schriftlich niedergelegt und kodifiziert werden, um Missverständnisse oder Ineffizienz zu vermeiden. Es gibt viele „Richtlinien- und Verfahrenssoftware“, die Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei hilft, diese Regeln und Prozesse festzuhalten und sie mit den Mitarbeitern zu teilen. Was sind in der Praxis die Unterschiede zwischen Richtlinien und Verfahren und wie hilft eine Richtlinien- und Verfahrenssoftware bei deren Verwaltung?

Definieren von Richtlinien

Richtlinien sind die großen, übergreifenden Grundsätze Ihrer Organisation. Sie geben die Richtung vor, leiten und beeinflussen die Entscheidungsfindung. Sie geben die Richtung vor, leiten und beeinflussen die Entscheidungsfindung. Sie sind die Richtschnur für die täglichen Aktionen und Strategien, lassen aber auch Flexibilität zu – das Schlüsselwort für Richtlinien ist „leiten“. Sie bilden einen Rahmen für Managementphilosophien, Ziele und Zielsetzungen. Richtlinien können von der Unternehmensphilosophie, dem Wettbewerb, dem Druck des Marktes, Gesetzen oder Vorschriften und in vielen Fällen von all diesen Faktoren bestimmt werden.

Unternehmensrichtlinien behandeln in der Regel Themen wie die Nutzung sozialer Medien, Krankheitszeiten und bezahlten Urlaub, akzeptables Arbeitsverhalten und Verhaltenskodizes, die Aufnahme und Beendigung von Mitarbeitern, Diskriminierung am Arbeitsplatz sowie ordnungsgemäße Zertifizierungen und Lizenzen neben einer Fülle anderer Themen, von denen einige spezifisch für Ihr Unternehmen sind.

Definieren von Verfahren

Verfahren haben einen engen Fokus; sie beschreiben Schritt für Schritt, welche Maßnahmen in bestimmten Fällen zu ergreifen sind. Verfahren haben einen Anfang und ein Ende und sollten strikt befolgt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Der zyklische Charakter und die Einheitlichkeit eines Verfahrens sind von entscheidender Bedeutung für die Schulung neuer Mitarbeiter, die Einhaltung von Vorschriften, die Prozessverbesserung und die Rechnungsprüfung.

Beispiele für Verfahrensthemen sind Verfahren für Notfälle, Materialbestellungen, der Betrieb von Geräten oder die Inventarisierung von Vorräten und Waren.

Politik vs. Verfahren: Einige wichtige Unterschiede

Wenn es um die Erstellung, Aktualisierung und Umsetzung Ihrer Richtlinien und Verfahren geht, gibt es einige wichtige Unterschiede.
Policies:

• Ändern Sie selten
• Stellen Sie fest, wer, was, wann oder warum
• Sind Sie breit und allgemein

Procedures:

• Kontinuierlich ändern und verbessern
• Angeben, was, wie, wann oder wer
• Detaillierte Beschreibung der Aktivitäten

Wenn es darum geht, Ihre Richtlinien und Verfahren zu erstellen, ist es wichtig zu verstehen, worauf sich jede einzelne bezieht und was das Ziel jeder einzelnen ist. Ihre Unternehmensrichtlinien für Besprechungen sollten kein bestimmtes Skript enthalten, das zu befolgen ist, so wie Ihr Verfahren für die Bestandsaufnahme nicht nur „Zählen Sie die Gegenstände“ enthalten sollte. Es ist auch wichtig zu wissen, wie oft die einzelnen Richtlinien aktualisiert werden sollten, da Ihre Software für Richtlinien und Verfahren in der Lage sein sollte, die ständig aktualisierten Verfahren, die Ihre Organisation herausgibt, und die immergrünen Richtlinien gleichzeitig zu verarbeiten.

In einer öffentlichen Schule kann es beispielsweise eine Richtlinie geben, die besagt, dass einmal im Monat eine Brandschutzübung abgehalten werden sollte; dies ist eine allgemeine Aussage, die sich wahrscheinlich nicht ändern wird. Das Verfahren für die Feueralarmübung legt fest, wohin sich die einzelnen Klassenräume im Falle einer Feueralarmübung zu begeben haben, wobei bestimmte Wege angegeben und Alternativen angeboten werden; wenn die Übungen durchgeführt werden, wird sich das Verfahren wahrscheinlich ändern und verbessern.

Putting Policies and Procedures to Work

Denken Sie nicht in der Denkweise von Richtlinien und Verfahren. Um erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen beides haben, nicht nur das eine oder das andere. Richtlinien betrachten das große Ganze, während Verfahren einzelne Prozesse detailliert beschreiben. Beide haben ihren Platz in der täglichen Arbeit Ihrer Organisation und dem Erfolg Ihrer Mitarbeiter.

Da diese Konzepte so wichtig sind, ist es unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter sowohl die Richtlinien als auch die Verfahren Ihres Unternehmens kennen und wissen, wann sie anzuwenden sind. Software für Richtlinien und Verfahren, wie TotalCompliance, hilft Ihnen dabei. Wenn Ihre Dateien in einem cloudbasierten System gespeichert sind, haben Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen, wenn sie sie brauchen.

Wenn es um die Erstellung von Richtlinien und Verfahren geht, bietet TotalCompliance eine Workflow-Funktion, mit der Sie Dokumente einer strengen Prüfung unterziehen können, wobei alle Ihre Prüfer Einblicke gewähren und Sie problemlos eine neue Version versenden können, sobald die Überarbeitungen akzeptiert wurden. Sobald eine Richtlinie oder ein Verfahren genehmigt wurde, hilft Ihnen TotalCompliance dabei, es an die richtige Zielgruppe zu kommunizieren – schließlich muss nicht jedes Büro oder jede Gruppe das korrekte Verfahren für die Inventarisierung kennen, und Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht durch Dokumente wühlen, die nicht für sie gelten.

Die von Ihnen erstellten, ständig aktualisierten und verbesserten Verfahren profitieren von der Versionskontrolle – Ihre Mitarbeiter öffnen ein Verfahrensdokument immer mit der neuesten Version. Sie können sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter keine veralteten Richtlinien befolgen.

Eine der wichtigsten Funktionen, die TotalCompliance bietet, ist die Möglichkeit, das Verständnis Ihrer Mitarbeiter zu testen. Sie können Tests erstellen, die Ihre Mitarbeiter nach der Lektüre eines Dokuments durchführen können, um sicherzustellen, dass sie die Informationen richtig verdaut haben. Dies ist sehr hilfreich, um die Kommunikation und die Ineffizienz innerhalb Ihrer Organisation zu fördern und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!