Formular 940: So reichen Sie Ihre FUTA-Steuererklärung ein

Was ist das Formular 940?

Das Formular 940 ist ein IRS-Formular, mit dem Arbeitgeber alle FUTA-Steuerzahlungen melden, die sie im Laufe des Jahres geleistet haben, sowie alle ausstehenden FUTA-Zahlungen, die sie noch leisten müssen.

FUTA ist eine Steuer, die zur Deckung der Kosten für die Arbeitslosenunterstützung und die staatlichen Arbeitsagenturen beiträgt. Der FUTA-Steuersatz beträgt 6,0 % und gilt für die ersten 7.000 Dollar, die jeder Ihrer Mitarbeiter verdient. (Der tatsächliche Betrag, den Sie am Ende zahlen, kann je nach der individuellen FUTA-Steuergutschrift Ihres Bundesstaates viel geringer ausfallen – in vielen Staaten zahlen Sie am Ende nur 0,6 %)

Das Formular 940 unterscheidet sich vom Formular 941, der vierteljährlichen Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, mit dem die Arbeitgeber die von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehaltenen Lohnsteuern melden.

Weitere Informationen über FUTA-Zahlungen und wie man sie vornimmt, finden Sie in unserem Leitfaden zu FUTA.

Muss ich das Formular 940 einreichen?

Nach Angaben des IRS müssen Sie FUTA-Zahlungen leisten und das Formular 940 einreichen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Sie haben im Laufe des Jahres Löhne in Höhe von 1.500 USD oder mehr an Arbeitnehmer gezahlt.
• Sie hatten in 20 oder mehr verschiedenen Wochen mindestens einen Arbeitnehmer für einen Teil eines Tages beschäftigt. (Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräfte zählen alle, und sie müssen nicht einen ganzen Arbeitstag gearbeitet haben, um zu zählen.)

Wann muss ich das Formular 940 einreichen?

Im Gegensatz zu Ihren FUTA-Zahlungen, die jedes Kalenderquartal fällig sind, muss das Formular 940 jährlich eingereicht werden.

Der Stichtag für die Einreichung des Formulars 940 für 2020 ist der 1. Februar 2021. (Wenn Sie jedoch alle Ihre FUTA-Zahlungen auf dem neuesten Stand haben, können Sie sich zehn zusätzliche Tage Zeit nehmen und das Formular 940 bis zum 10. Februar 2020 einreichen.)

Formular 940 ausfüllen

Formular 940 ist ein zweiseitiges Formular des IRS, dessen erste Seite wie folgt aussieht:

Formular 940 ist in sieben Teile gegliedert.

Teil 1

Hier teilen Sie dem IRS mit, in wie vielen verschiedenen Staaten Sie Arbeitslosensteuer zahlen. In Zeile 1a geben Sie an, ob Sie nur in einem einzigen Bundesstaat Arbeitslosensteuer zahlen, in Zeile 1b für Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, und in Zeile 2, ob Sie in einem Bundesstaat arbeiten, in dem das Guthaben reduziert wird. Wenn Sie die Kästchen in Zeile 1b oder 2 ankreuzen, füllen Sie Anlage A des Formulars 940 aus.

Teil 2

Hier wird Ihre FUTA-Steuerschuld berechnet. In Zeile 3 geben Sie alle Zahlungen an, die Sie an Ihre Arbeitnehmer geleistet haben, in Zeile 4 alle Zahlungen, die von der FUTA befreit sind (z. B. Lohnzusatzleistungen, Gruppenlebensversicherungen usw.), und in den Zeilen 6 bis 8 berechnen Sie die gesamten steuerpflichtigen FUTA-Löhne und die gesamten FUTA-Steuern vor den Anpassungen.

Teil 3

Hier nehmen Sie alle Anpassungen vor, die die Arbeitslosensteuerbestimmungen Ihres Landes berücksichtigen. Wenn alle FUTA-Löhne, die Sie im vorherigen Abschnitt erfasst haben, von der staatlichen Arbeitslosensteuer ausgenommen waren, multiplizieren Sie Zeile 7 mit 0,054, tragen den Wert in Zeile 9 ein und fahren mit Teil 4 fort. Ist dies nicht der Fall, verwenden Sie das Arbeitsblatt auf Seite 11 dieser Anleitung, um Ihre Anpassungen zu berechnen.

Teil 4

In Zeile 12 werden Sie aufgefordert, die Zeilen 8 + 9 + 10 + 11 zu addieren, um Ihre gesamte FUTA-Steuer nach Anpassungen zu berechnen. In Zeile 13 werden Sie nach allen bisher geleisteten FUTA-Zahlungen (oder Überzahlungen) gefragt, während in den Zeilen 14 und 15 ermittelt wird, ob noch FUTA-Steuern (oder zu viel gezahlte Gebühren) ausstehen.

Teil 5

Wenn der von Ihnen in Zeile 12 berechnete Betrag mehr als 500 USD beträgt, verwenden Sie die Felder 16a-d, um Ihre FUTA-Verbindlichkeit für jedes Quartal anzugeben. (Hinweis: In jedem Feld ist die Verbindlichkeit für das betreffende Quartal anzugeben, nicht die vierteljährliche Zahlung). Vergewissern Sie sich, dass die Summe der Felder dem Betrag in Zeile 12 entspricht.

Teil 6

Hier bestimmen Sie jemanden (einen Angestellten oder einen Steuerberater), der das Formular 940 in Ihrem Namen mit dem IRS bespricht.

Teil 7

Wenn Sie das Formular 940 ausgefüllt haben, unterschreiben Sie hier.

Zahlungsbeleg

Wenn Sie FUTA-Steuern zu entrichten haben, müssen Sie Ihrem Formular 940 einen Zahlungsbeleg beifügen. Diesen finden Sie auf Seite 3 der PDF-Version des Formulars 940, die Sie von der IRS erhalten. Geben Sie vor dem Absenden Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), den Gesamtbetrag der Zahlung, den Namen des Unternehmens und Ihre Adresse ein.

Wo ist das Formular 940 einzureichen (und können Sie es elektronisch einreichen?)

Sie können zwar eine physische Kopie des Formulars 940 einreichen, aber der IRS bevorzugt wie immer die elektronische Einreichung.

Wenn Sie eine Papiererklärung einreichen, hängt der Ort der Einreichung davon ab, ob Sie dem Formular 940 eine Zahlung beilegen. Um herauszufinden, wohin Sie Ihr physisches Formular 940 schicken müssen, konsultieren Sie diese Tabelle des IRS.

Für die elektronische Einreichung folgen Sie den Anweisungen auf IRS.gov/EmploymentEfile.