Grievance procedure company policy

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Policy brief & purpose

Unsere Richtlinie zum Beschwerdeverfahren erklärt, wie Mitarbeiter ihre Beschwerden auf konstruktive Weise äußern können. Vorgesetzte und Führungskräfte sollten alles wissen, was die Mitarbeiter stört oder ihre Arbeit behindert, damit sie es so schnell wie möglich lösen können. Die Mitarbeiter sollten ein faires Beschwerdeverfahren einhalten können, um gehört zu werden und Konflikte zu vermeiden.

Das Unternehmen ermutigt die Mitarbeiter, ihre Beschwerden mitzuteilen. Auf diese Weise können wir einen unterstützenden und angenehmen Arbeitsplatz für alle fördern.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie bezieht sich auf alle Mitarbeiter des Unternehmens, unabhängig von ihrer Position oder ihrem Status.

Elemente der Richtlinie

Beschwerdedefinition

Wir definieren Beschwerde als jede Beschwerde, jedes Problem oder jede Sorge eines Mitarbeiters in Bezug auf seinen Arbeitsplatz, seine Arbeit oder die Beziehungen zu seinen Kollegen.

Employees can file grievances for any of the following reasons:

  • Workplace harassment
  • Health and safety
  • Supervisor behavior
  • Adverse changes in employment conditions

This list in not exhaustive. However, employees should try to resolve less important issues informally before they resort to a formal grievance.

Employees who file grievances can:

  • Reach out to their direct supervisor or HR department
  • File a grievance form explaining the situation in detail
  • Refuse to attend formal meetings on their own
  • Appeal on any formal decision

Employees who face allegation have the right to:

  • Receive a copy of the allegations against them
  • Respond to the allegations
  • Appeal on any formal decision

The company is obliged to:

  • Ein formelles Beschwerdeverfahren zu haben
  • Das Verfahren zu kommunizieren
  • Alle Beschwerden unverzüglich zu untersuchen
  • Alle Mitarbeiter, die Beschwerden einreichen, gleich zu behandeln
  • Vertraulichkeit in jeder Phase des Prozesses zu wahren
  • Alle Beschwerden, wenn möglich, zu lösen
  • Seine No-Vergeltungsmaßnahmen, wenn Mitarbeiter Beschwerden an das Unternehmen oder an externe Stellen (z. B.z. B. Ausschuss für Chancengleichheit am Arbeitsplatz)

Verfahren

Die Mitarbeiter werden ermutigt, miteinander zu sprechen, um ihre Probleme zu lösen. Wenn dies nicht möglich ist, sollten die Mitarbeiter wissen, wie sie eine Beschwerde einreichen können:

  1. Kommunizieren Sie informell mit ihrem direkten Vorgesetzten. Der Vorgesetzte wird versuchen, das Problem zu lösen. Wenn sich Mitarbeiter über ihren Vorgesetzten beschweren wollen, sollten sie zunächst versuchen, die Angelegenheit zu besprechen und sie gemeinsam zu lösen. In diesem Fall ist es ratsam, ein informelles Gespräch zu beantragen. Vorgesetzte sollten versuchen, Beschwerden so schnell wie möglich zu klären. Ist dies nicht möglich, sollten sie sich an die Personalabteilung wenden und bei allen anderen Verfahren kooperieren.
  2. Bezieht sich die Beschwerde auf ein Verhalten des Vorgesetzten, das disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen kann (z. B. sexuelle Belästigung oder Gewalt), sollten sich die Mitarbeiter direkt an die Personalabteilung oder den nächsthöheren Vorgesetzten wenden.
  3. Verfahren einhalten

Die Personalabteilung (oder eine andere geeignete Person, falls keine Personalabteilung vorhanden ist) sollte das folgende Verfahren einhalten:

  1. Bitte den Mitarbeiter, ein Beschwerdeformular auszufüllen
  2. Gespräch mit dem Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Angelegenheit vollständig verstanden wird
  3. Bereitstellen Sie dem Mitarbeiter, der mit Anschuldigungen konfrontiert ist, eine Kopie der Beschwerde
  4. Organisieren Sie Schlichtungsverfahren (z.g. Vereinbaren eines formellen Treffens)
  5. Untersuchen Sie die Angelegenheit oder bitten Sie bei Bedarf einen Ermittler um Hilfe
  6. Halten Sie die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden
  7. Kommunizieren Sie die formelle Entscheidung an alle beteiligten Mitarbeiter
  8. Ergreifen
  10. Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die formelle Entscheidung befolgt wird
  11. Bei Einsprüchen weitere Informationen einholen und weitere Untersuchungen durchführen
  12. Genaue Aufzeichnungen führen

Dieses Verfahren kann je nach Art der Beschwerde variieren. Wird zum Beispiel ein Mitarbeiter der Rassendiskriminierung für schuldig befunden, leitet das Unternehmen ein Disziplinarverfahren ein.