Hauptbuch vs. Hauptbuchjournal: Wasist der Unterschied?
Hauptbuch vs. Hauptbuch: Ein Überblick
Wenn es darum geht, die Finanzen eines Unternehmens zu verfolgen, ist ein System der doppelten Buchführung, das sowohl ein Hauptbuch als auch ein Hauptjournal verwendet, wohl die beste Methode, um die gesamten Finanzdaten eines Unternehmens zu verfolgen und einen reibungslosen und rentablen Betrieb aufrechtzuerhalten.
Um wirklich zu verstehen, wie ein solches Buchhaltungssystem funktioniert, muss man zunächst die verschiedenen Funktionen dieser beiden Hauptbestandteile verstehen: Hauptbuch und Hauptjournal.
Key Takeaways
- Das Journal besteht aus rohen Buchungseinträgen, die Geschäftsvorgänge in sequentieller Reihenfolge nach Datum aufzeichnen.
- Das Hauptbuch ist stärker formalisiert und erfasst fünf wichtige Buchhaltungsposten: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.
- Fortschritte in der Softwaretechnologie haben den Buchhaltungsprozess rationalisiert und machen es einfach und effizient, beide Buchhaltungsaufgaben zu kombinieren.
Allgemeines Journal
Einfach definiert, bezieht sich das allgemeine Journal auf ein Buch mit Originaleinträgen, in dem Buchhalter und Buchhalterinnen rohe Geschäftstransaktionen aufzeichnen, und zwar in der Reihenfolge des Datums, an dem die Ereignisse stattfinden. Ein allgemeines Journal ist der erste Ort, an dem Daten aufgezeichnet werden, und jede Seite des Artikels verfügt über Trennspalten für Datumsangaben, Seriennummern sowie Soll- oder Habensätze.
Einige Unternehmen führen spezialisierte Journale, wie Einkaufs- oder Verkaufsjournale, in denen nur bestimmte Arten von Transaktionen aufgezeichnet werden.
Wenn eine Transaktion in einem allgemeinen Journal aufgezeichnet wird, werden die Beträge dann auf die entsprechenden Konten gebucht, z. B. Forderungen, Ausrüstung und Bargeldtransaktionen.
Trotz der Fortschritte in der Softwaretechnologie wird es immer notwendig sein, nicht-routinemäßige Transaktionen in Hauptbüchern zu erfassen, z. B. Verkäufe von Vermögenswerten, uneinbringliche Forderungen und Abschreibungen.
Hauptbücher
Ein Hauptbuch ist ein Buch oder eine Datei, in dem/der Buchhalter alle relevanten Konten erfassen. Im Hauptbuch werden fünf wichtige Buchungsposten erfasst: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.
Vorgänge, die zunächst in den Journalen erscheinen, werden anschließend auf Hauptbuchkonten gebucht. Anschließend werden die Kontosalden berechnet und aus dem Hauptbuch in eine Summenbilanz übertragen, bevor sie im offiziellen Jahresabschluss des Unternehmens erscheinen.
Jeder Buchhaltungsposten wird in einer zweispaltigen T-förmigen Tabelle dargestellt. Der Buchhalter setzt in der Regel den Titel des Kontos an den oberen Rand des „T“ und erfasst Sollbuchungen auf der linken und Habenbuchungen auf der rechten Seite. Das Hauptbuch enthält manchmal zusätzliche Spalten für Angaben wie Transaktionsbeschreibung, Datum und Seriennummer.
Besondere Überlegungen
Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen Buchhaltungssoftware, um Transaktionen in Hauptbüchern und Journalen zu erfassen, was diese grundlegenden Aufzeichnungsaktivitäten drastisch rationalisiert hat. Die meisten Buchhaltungssoftwares verfügen heute über einen zentralen Speicher, in dem Unternehmen sowohl Hauptbuch- als auch Journalbuchungen gleichzeitig erfassen können. Diese technologischen Fortschritte machen es einfacher und weniger mühsam, Transaktionen zu erfassen, und Sie müssen nicht mehr jedes Kontenbuch separat führen. Die Person, die Daten in ein beliebiges Modul der Buchhaltungs- oder Buchführungssoftware Ihres Unternehmens eingibt, weiß möglicherweise nicht einmal, dass es diese Ablagen gibt. In vielen dieser Softwareanwendungen braucht die Person, die die Daten eingibt, nur auf ein Dropdown-Menü zu klicken, um eine Transaktion in ein Hauptbuch oder ein Journal einzugeben.