Kosten vs. Aufwand – Was ist der Unterschied?

Geschäftsleute verwenden täglich zwei Begriffe – „Kosten“ und „Aufwand“. Aber was bedeuten diese beiden Begriffe?

Wir verwenden die beiden Begriffe in unseren Geschäftsgesprächen austauschbar, aber sie haben unterschiedliche Bedeutungen und Anwendungen im Geschäftsleben. Wir werden uns die Begriffe Kosten und Ausgaben ansehen – im Allgemeinen und dann in Bezug auf die Buchhaltung und Steuern.

Kosten und Ausgaben im Vergleich

Zunächst eine allgemeine Definition der beiden Begriffe:

Kosten sind „ein Betrag, der bezahlt oder ausgegeben werden muss, um etwas zu kaufen oder zu erhalten.“ Kosten können spezifisch sein, wie z.B. „Was kostet das Auto?“, oder sie können eine Strafe sein, wie z.B. „Bedenken Sie die Kosten, wenn Sie diese Veranstaltung verpassen.“

Beachten Sie auch, dass Kosten ein einmaliges Ereignis, wie einen Kauf, implizieren. Der Begriff „Kosten“ wird in der Wirtschaft häufig im Zusammenhang mit Marketing- und Preisstrategien verwendet, während der Begriff „Aufwand“ etwas Formaleres impliziert und etwas mit der Unternehmensbilanz und den Steuern zu tun hat.

Die Definition von Ausgaben klingt ähnlich wie die von Kosten: „ein Geldbetrag, der besonders regelmäßig ausgegeben werden muss, um etwas zu bezahlen.“ Aber beachte die Worte „besonders regelmäßig“.

Zum Beispiel:

• Die Kosten eines Produkts sind oft mit dem Preis für den Hersteller oder Verkäufer verbunden.
• Aufwendungen tauchen in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens auf.

Ein Aufwand ist eine laufende Zahlung, z. B. für Versorgungsleistungen, Miete, Gehaltsabrechnung und Marketing. Die Ausgaben für die Miete werden beispielsweise benötigt, um einen Standort zu haben, von dem aus verkauft werden kann, um Einnahmen zu erzielen.

Sie können eine Ausgabe auch als Geld betrachten, das Sie ausgeben, um Einnahmen zu erzielen.

• Sie müssen Geld für Werbung ausgeben, um Kunden zu gewinnen, und für eine Telefonnummer, damit sie Sie anrufen
• Sie müssen Geld für Miete und Nebenkosten ausgeben, wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft betreiben wollen
• Sie müssen Geld für eine Webseite ausgeben, um Kunden über das Internet zu gewinnen

Kosten vs. Ausgaben in der Buchhaltung

Buchhalter verwenden den Begriff „Kosten“, um verschiedene Situationen in Unternehmen zu beschreiben.

Fixe und variable Kosten. Kostenrechner beschäftigen sich mit den Kosten, die mit der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung von Dienstleistungen verbunden sind, um Budgets zu erstellen und Gewinne zu analysieren.

Kosten der verkauften Waren. Der Begriff „Selbstkosten“ bezieht sich auf die Berechnung, die am Ende eines Geschäftsjahres für Unternehmen, die Produkte verkaufen, durchgeführt wird. Die Kosten der verkauften Waren umfassen mehrere verschiedene Arten von Kosten:

Direkte Kosten für die Herstellung und den Versand von Produkten:

• Produkte, die für den Wiederverkauf gekauft werden
• Rohstoffe für die Herstellung von Produkten
• Verpackung und Versand von Produkten an Kunden
• Bestand an fertigen Produkten
• Direkte Gemeinkosten für Versorgungsleistungen und Miete für ein Lager oder eine Fabrik

Indirekte Kosten wie Arbeitskosten, Lagerkosten und Löhne für das Aufsichtspersonal in der Fabrik oder im Lager.

Kosten in der Buchhaltung

Buchhalter verwenden den Begriff Kosten speziell für Betriebsvermögen und noch spezieller für Vermögenswerte, die abgeschrieben werden (sogenannte abschreibungsfähige Vermögenswerte). Die Kosten (manchmal auch als Kostenbasis bezeichnet) eines Vermögensgegenstandes umfassen alle Kosten für den Kauf, die Lieferung und die Einrichtung des Vermögensgegenstandes sowie für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem Vermögensgegenstand.

Wenn zum Beispiel ein Fertigungsunternehmen eine Maschine kauft, umfassen die Kosten die Lieferung, die Einrichtung und die Schulung. Die Kostenbasis wird verwendet, um die Grundlage für die Abschreibung und andere steuerliche Faktoren festzulegen.

Die Kosten von Vermögenswerten werden in der Unternehmensbuchhaltung in der Bilanz ausgewiesen. Es werden immer die ursprünglichen Kosten ausgewiesen, dann werden die kumulierten Abschreibungen abgezogen, und das Ergebnis ist der Buchwert dieses Vermögensgegenstandes. Das gesamte Betriebsvermögen wird für die Bilanz zusammengefasst.

Aufwendungen in der Buchhaltung

Aufwendungen in der Buchhaltung dienen der Gewinnermittlung. Die Berechnung des Gewinns lautet: Ertrag minus Aufwand ist gleich Gewinn. Buchhalter betrachten zwei Arten von Ausgaben: fixe und variable Ausgaben.

• Fixe Ausgaben müssen jeden Monat gezahlt werden, auch wenn es keine Verkäufe gibt.
• Variable Ausgaben ändern sich mit der Höhe der Verkäufe.

Kosten vs. Ausgaben und Steuern

Ausgaben werden zur Erzielung von Einnahmen verwendet und sind in der Steuererklärung des Unternehmens absetzbar, wodurch sich die Einkommensteuerrechnung des Unternehmens verringert. Um absetzbar zu sein, müssen sie „gewöhnlich und notwendig“ für das Unternehmen sein.

Die Kosten wirken sich nicht direkt auf die Steuern aus, aber die Kosten eines Wirtschaftsguts werden verwendet, um den Abschreibungsaufwand für jedes Jahr zu bestimmen, der eine abzugsfähige Betriebsausgabe ist. Die Abschreibung wird als „nicht zahlungswirksamer Aufwand“ betrachtet, weil niemand einen Scheck für die Abschreibung ausstellt, aber das Unternehmen kann sie verwenden, um das Einkommen für Steuerzwecke zu reduzieren.