„Netto 15“ oder „Netto 30“? – Don’t Get Your Hopes Up

von Elaine R. Firestone, ELS

Zu einem guten (und profitablen) Freiberufler gehört es, die geschäftliche Seite des Geschäfts zu verstehen – sowohl die eigene als auch die der Kunden. Obwohl ich seit über 30 Jahren als Redakteurin tätig bin, bin ich auch eine Geschäftsfrau, die die Tücken der Buchhaltung kennt (ich stamme aus einer langen Reihe von Buchhaltern und Buchführern).

Dummerweise fehlt es den meisten Freiberuflern an grundlegenden Kenntnissen der Buchhaltung und der Buchführungssysteme in amerikanischen Unternehmen. Ich spreche nicht davon, welche Software Ihre Kunden für ihre Buchhaltung verwenden. Ich spreche davon, was auf der anderen Seite passiert, d. h. was mit einer Rechnung geschieht, sobald Sie sie eingereicht haben, und wie sie bearbeitet wird, so dass Sie schließlich bezahlt werden. Sie müssen in Ihren Verträgen die Zahlungsbedingungen und den Zeitplan für die Zahlung(en) festschreiben, und der Kunde muss Ihren Bedingungen zustimmen. Mehr über die Vertragsbedingungen erfahren Sie später.

Zunächst sollten wir über die Buchhaltungsabteilungen der Unternehmen sprechen. Die meisten Firmen haben einen Buchhaltungszyklus, der sich zum Teil aus ihren besonderen Geschäftspraktiken ergibt und zum Teil aus den Terminen, zu denen bestimmte Abgaben für die lokale, staatliche und bundesstaatliche Berichterstattung und Steuern fällig sind. Große Unternehmen haben getrennte Abteilungen für die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung, während in kleineren Unternehmen diese Buchhaltungsfunktionen oft in derselben Abteilung oder sogar bei derselben Person angesiedelt sind, die die gesamte Buchhaltung erledigt. Schecks werden jeden Monat zu einem bestimmten Datum ausgestellt, Buchungen können zu einem bestimmten Datum vorgenommen werden, verschiedene Berichte werden an bestimmten Tagen erstellt, verschiedene Steuern werden an bestimmten Tagen gezahlt, und dazwischen gibt es noch eine ganze Reihe anderer Dinge.

Das ist alles schön und gut und gut zu wissen, aber wie wirkt sich das auf Sie und Ihr Unternehmen aus? Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Vertrag mit einem Kunden „Netto 15“. Sie schließen ein Projekt am 4. Juni ab und schicken die Rechnung am 5. Juni an den Kunden. Gemäß den Netto-15-Bedingungen in Ihrem Vertrag mit dem Kunden erwarten Sie, dass Sie am 20. Juni einen Scheck in Händen halten, da der 20. Juni 15 Tage nach dem 5. Juni liegt, d. h. dem „Netto-15“-Termin in Ihrem Vertrag. Aber… Sie bekommen den Scheck nicht vor dem 20. Juli. Sie sind frustriert, verärgert, genervt usw., weil der Scheck Ihrer Meinung nach einen Monat überfällig ist. Für das Unternehmen ist dies jedoch akzeptabel. Warum eigentlich? Was fehlt Ihnen? Ihnen fehlen zwei wichtige Informationen: das Wissen über (a) den Überprüfungsprozess für Ihre Rechnung – und jedes Unternehmen hat einen Überprüfungsprozess, selbst wenn es nur darum geht, dass die Person, die die Leistungen bestellt hat, „OK“ auf die Rechnung schreibt, und (b) wann das Unternehmen die Schecks tatsächlich kürzt.

Zunächst zum Überprüfungsprozess. Manchmal geht es bei der Überprüfung darum, festzustellen, ob Ihre Arbeit den Anforderungen des Kunden entspricht. Gelegentlich bringt jemand, der nicht Ihr unmittelbarer Ansprechpartner ist, seine Meinung in den Überprüfungsprozess ein; und manchmal dient der Überprüfungsprozess dazu, sicherzustellen, dass alles vorhanden und vollständig ist.

Manchmal verzögert sich der Zahlungszeitpunkt erheblich, wenn Ihre Arbeit einen Überprüfungsprozess durchläuft, bevor Sie bezahlt werden können. Zwei Beispiele dafür sind:

1. Wenn der Kunde meint, er wisse, was gutes Englisch ist, es aber nicht tut (oder das damit verbundene Problem, wenn der Kunde darauf besteht, dass ein Stilelement eine grammatikalische „Regel“ ist); und
2. Wenn der Kunde (oder jemand, der im Genehmigungszyklus weiter oben steht) entscheidet, dass etwas im Text hinzugefügt oder gestrichen werden sollte, und sich weigert, Ihre Rechnung zu genehmigen, bevor nicht alles so ist, wie es seiner Meinung nach sein sollte – ungeachtet dessen, was in Ihrem ursprünglichen Arbeitsumfang und/oder in Ihrem Vertrag mit dem Unternehmen steht.

Es ist jedoch das Recht des Kunden, zu sehen, ob Ihre Arbeit in Ordnung ist. Allein die Überprüfung kann ein oder zwei Wochen dauern, je nachdem, wie groß das Projekt ist und was Ihr Ansprechpartner sonst noch zu tun hat.

Wenn Ihr Kunde die Arbeit für gut befindet und die Rechnung genehmigt, wird Ihre Rechnung zur weiteren Genehmigung durch die verschiedenen Genehmigungsstufen geschickt, bevor sie in der Kreditorenbuchhaltung eingeht. Nehmen wir an, dass die Rechnung (wie im obigen Beispiel) schließlich am 18. Juni bei der Kreditorenbuchhaltung eingeht, diese aber nur am 10. des Monats Schecks ausstellt. Da die Kreditorenbuchhaltung die Schecks für Juni bereits ausgestellt hat, wird sie bis zum 10. Juli keine weiteren ausstellen. Der Scheck wird am 10. Juli ausgeschnitten, und dann wird der Scheck möglicherweise an eine jüngere Person weitergeleitet, die ihn in einen Umschlag steckt, versiegelt und verschickt. Aufgrund der Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und dem Unternehmen und dem Postzustelldienst erhalten Sie den Scheck jedoch erst am 20. Juli. Siehst du?

Die meisten Firmen werden nicht alles stehen und liegen lassen, um dir einen Scheck auszustellen, wenn es außerhalb ihres regulären Zyklus liegt, selbst wenn die Zahlung elektronisch, direkt an deine Bank, erfolgen soll.

Einige der Zahlungsprobleme, mit denen du konfrontiert werden könntest, sind möglicherweise vertraglich bedingt, vor allem, wenn du die Zahlungsbedingungen nicht in deinem Vertrag festgelegt hast. Wenn Sie einfach „Netto 15“ auf Ihre Rechnung schreiben, ist der Kunde vielleicht nicht in der Lage, einen 15-tägigen Zahlungsplan einzuhalten. Dies müssen Sie bei der Aushandlung Ihres Honorars bedenken. Während der Vertragsverhandlungen ist es an der Zeit, die Zahlungsmodalitäten Ihres Kunden kennenzulernen und in Ihrem Honorar alle wahrscheinlichen Zahlungsverzögerungen zu berücksichtigen.

Andere Probleme können sich aus der internen Logistik des Kunden ergeben. Zum Beispiel gibt Ihr Ansprechpartner Ihre Rechnung sofort frei, aber die nächste Person in der Warteschlange ist eine Woche lang im Urlaub und hat niemanden benannt, der die Zahlung während seiner Abwesenheit genehmigt. (Leider habe ich das schon zu oft erlebt, um es aufzuzählen, aber zum Glück nicht in meiner Laufbahn als Freiberufler.)

Die beiden wichtigsten Methoden, um damit umzugehen, dass ein Kunde nicht pünktlich zahlt, sind:

1. Nicht mehr für ihn arbeiten – was schade wäre, wenn Sie ihn schätzen und er Sie schätzt; und
2. Mindernd reagieren und die Zeit, die der Kunde braucht, um zu zahlen, in Ihr persönliches Budget und, wie bereits erwähnt, in Ihr Honorar einarbeiten.

Wenn Sie das nicht im Voraus herausgefunden und in Ihren Vertrag aufgenommen haben, fragen Sie nach dem Zeitplan für die Abrechnung, damit Sie Ihre Arbeit und Ihre Rechnungen so rechtzeitig einreichen können, dass Sie zum frühestmöglichen Zeitpunkt bezahlt werden. Dennoch sollten Sie immer versuchen, ein finanzielles Polster zu haben, auf das Sie zurückgreifen können, wenn es nötig ist, wie hier bei säumigen Zahlern, oder wenn Sie einen Kunden (oder Ihre Gesundheit) verlieren. Sie sollten niemals von nur einem oder zwei Kunden leben.

Elaine R. Firestone, ELS, ist eine preisgekrönte – und staatlich geprüfte – wissenschaftliche und technische Redakteurin und Texterin, die sich auf die Natur- und Agrarwissenschaften spezialisiert hat. Nach einer mehr als 25-jährigen Karriere als Redakteurin bei der NASA gründete Elaine ERF Editorial Consulting, wobei ihr Motto lautet: „ERF“ sind nicht nur meine Initialen – es ist das, was Sie bekommen: Bearbeitungen. Ergebnisse. Endprodukt.©