Orientierung von Mitarbeitern: Neue Mitarbeiter bei der Stange halten

Die Einarbeitung von Mitarbeitern in ihren Arbeitsplatz und ihre Tätigkeit ist eine der am meisten vernachlässigten Aufgaben in vielen Unternehmen. Ein Mitarbeiterhandbuch und ein Haufen Papierkram reichen nicht mehr aus, wenn es darum geht, einen neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen.

Die häufigsten Beschwerden über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter lauten, dass sie überwältigend oder langweilig ist oder dass der neue Mitarbeiter sich selbst überlassen wird. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass das Unternehmen sie mit zu vielen Informationen überhäuft, die sie in viel zu kurzer Zeit verstehen und umsetzen sollen.

Das Ergebnis ist oft ein verwirrter neuer Mitarbeiter, der nicht so produktiv ist, wie er sein könnte. Es ist auch wahrscheinlicher, dass er das Unternehmen innerhalb eines Jahres verlässt. Das ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer kostspielig. Multiplizieren Sie dies mit der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie jedes Jahr einstellen, und die Kosten der Fluktuation werden beträchtlich.

Angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels ist die Entwicklung einer effektiven Mitarbeiterorientierung weiterhin von entscheidender Bedeutung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Einführungsprogramme für neue Mitarbeiter sorgfältig geplant werden, um den Mitarbeitern die Werte und die Geschichte des Unternehmens näher zu bringen und sie darüber zu informieren, wer wer im Unternehmen ist.

Ein gut durchdachtes Einführungsprogramm, ob es nun einen Tag oder sechs Monate dauert, trägt nicht nur zur Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen bei, sondern auch zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Unternehmen, die über ein gutes Orientierungsprogramm verfügen, können neue Mitarbeiter schneller einarbeiten, die Aufgaben der Mitarbeiter besser auf die Anforderungen des Unternehmens abstimmen und die Fluktuationsrate senken.

Zwecke der Orientierung

Arbeitgeber müssen erkennen, dass die Orientierung nicht nur eine nette Geste des Unternehmens ist. Sie dient als wichtiges Element der Begrüßung neuer Mitarbeiter und der Integration in die Organisation.

Um die Anlaufkosten zu senken
Eine gute Orientierung kann dem Mitarbeiter helfen, sich schneller einzuarbeiten, wodurch die mit der Einarbeitung verbundenen Kosten gesenkt werden können.

Um Ängste abzubauen
Jeder Mitarbeiter, der sich in einer neuen, fremden Situation befindet, wird Ängste empfinden, die seine Fähigkeit, die Arbeit zu lernen, beeinträchtigen können. Eine richtige Orientierung hilft, die Angst zu verringern, die sich aus dem Eintritt in eine unbekannte Situation ergibt, und gibt Richtlinien für Verhalten und Benehmen vor, so dass der Mitarbeiter nicht den Stress des Ratens erleben muss.

Zur Verringerung der Mitarbeiterfluktuation
Die Mitarbeiterfluktuation nimmt zu, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, nicht geschätzt zu werden oder in Positionen versetzt zu werden, in denen sie ihre Aufgaben unmöglich erfüllen können. Die Orientierung zeigt, dass das Unternehmen den Mitarbeiter wertschätzt, und hilft dabei, ihm das nötige Rüstzeug für eine erfolgreiche Arbeit zu geben.

Um Zeit für den Vorgesetzten zu sparen
Einfach gesagt, je besser die anfängliche Orientierung, desto weniger Zeit müssen Vorgesetzte und Kollegen aufwenden, um den Mitarbeiter zu unterrichten. Während der Einarbeitung können Sie alle Informationen über das Unternehmen, die Abteilungen, das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur effektiv und effizient vermitteln. Der Vorgesetzte und die Mitarbeiter brauchen diese Konzepte dann nur noch zu verstärken.

Um realistische Arbeitserwartungen, positive Einstellungen und Arbeitszufriedenheit zu entwickeln
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter so bald wie möglich lernen, was von ihnen erwartet wird und was sie von anderen erwarten können, und dass sie die Werte und Einstellungen des Unternehmens kennen lernen.
Auch wenn Menschen aus Erfahrung lernen können, werden sie viele Fehler machen, die unnötig sind und potenziell schaden. Die Hauptgründe für das Scheitern von Einführungsprogrammen sind: Das Programm wurde nicht geplant; der Mitarbeiter kannte die Arbeitsanforderungen nicht; der Mitarbeiter fühlt sich nicht willkommen.

Mitarbeiterorientierung ist wichtig – sie bietet viele Vorteile, und Sie können das Feedback der teilnehmenden Mitarbeiter nutzen, um Ihre Orientierungen noch besser zu gestalten.

Alle neuen Mitarbeiter sollten ein Orientierungsprogramm absolvieren, das ihnen bei der Eingewöhnung in den Job und das Arbeitsumfeld hilft und ihnen von Anfang an eine positive Arbeitseinstellung und Motivation vermittelt.

Ein durchdachtes Orientierungsprogramm für neue Mitarbeiter kann die Fluktuation verringern und einem Unternehmen Tausende von Dollar sparen. Ein Grund, warum Menschen den Arbeitsplatz wechseln, ist, dass sie sich in dem Unternehmen, dem sie beitreten, nicht willkommen oder zugehörig fühlen.

Was müssen Sie in den Prozess einbeziehen?

Der wichtigste Grundsatz, den Sie während der Orientierung vermitteln sollten, ist Ihr Engagement für kontinuierliche Verbesserung und ständiges Lernen. Auf diese Weise werden neue Mitarbeiter daran gewöhnt, Fragen zu stellen, um die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um zu lernen, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen.

Ein gut durchdachter Orientierungsprozess erfordert Energie, Zeit und Engagement. Er zahlt sich jedoch in der Regel für den einzelnen Mitarbeiter, die Abteilung und die Organisation aus. Ein solches Beispiel ist der Erfolg von Mecklenburg County (North Carolina) bei der Neugestaltung seines Mitarbeiterorientierungsprogramms.

Der Arbeitgeber wollte seinem Credo gerecht werden, dass die Mitarbeiter die größte Ressource des Unternehmens sind. Im Jahr 1996 trafen die Mitarbeiter der Personalabteilung von Mecklenburg County im Rahmen einer größeren Initiative zur Neugestaltung der Dienstleistungen, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, eine kluge Entscheidung. Sie betrachteten die neuen Mitarbeiter als Teil ihres Kundenstamms und fragten ihre Kunden nach ihren Wünschen.

Die Mitarbeiter wurden gefragt, was sie bei der Einarbeitung wollten und brauchten. Sie wurden auch gefragt, was ihnen an der Einarbeitung gefiel und was nicht. Die neuen Mitarbeiter wurden gefragt, was sie über das Unternehmen wissen wollten. Darüber hinaus wurden die leitenden Angestellten der Organisation gefragt, was ihrer Meinung nach für die Mitarbeiter wichtig ist, wenn sie in die Verwaltung eintreten.

Auf der Grundlage der von den Mitarbeitern gesammelten Rückmeldungen erkannte das mecklenburgische Personalschulungspersonal, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter mehr als eine halbtägige Schulung erforderten. Im Vertrauen auf das Feedback der Mitarbeiter entwarfen die Ausbilder eine eintägige Orientierungsveranstaltung, die den Mitarbeitern das bot, was sie sich wünschten, und das, was die Führungskräfte für wichtig hielten.

Im Wesentlichen umfasst die Orientierungsveranstaltung nun die weniger aufregenden Themen wie W-2s und verschiedene Richtlinien und Verfahren, aber auch Details, die den Mitarbeitern etwas über das Unternehmen vermitteln.

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine Mitarbeiterorientierung planen, die nützlich ist und Spaß macht?

Schlüsselfragen für die Planung

Personalverantwortliche und Vorgesetzte müssen zunächst die Schlüsselfragen für die Planung der Orientierung neuer Mitarbeiter berücksichtigen, bevor sie ein bestehendes Programm einführen oder überarbeiten.

• Was müssen neue Mitarbeiter über das Arbeitsumfeld wissen, damit sie sich wohler fühlen?
• Welchen Eindruck und welche Wirkung möchten Sie am ersten Tag auf neue Mitarbeiter haben?
• Welche wichtigen Richtlinien und Verfahren müssen den Mitarbeitern am ersten Tag bekannt sein, um Fehler am zweiten Tag zu vermeiden? Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Welche besonderen Dinge (Schreibtisch, Arbeitsbereich, Ausrüstung, spezielle Anweisungen) können Sie bereitstellen, damit sich neue Mitarbeiter wohl, willkommen und sicher fühlen?
• Welche positiven Erfahrungen können Sie dem neuen Mitarbeiter bieten, über die er am Ende des ersten Arbeitstages mit seiner Familie sprechen kann?
• Wie können Sie dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters helfen, dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag zur Verfügung zu stehen, um ihm persönliche Aufmerksamkeit zu schenken und die klare Botschaft zu vermitteln, dass der neue Mitarbeiter eine wichtige Ergänzung des Arbeitsteams ist?

Wie Sie sich für einen neuen Mitarbeiter von Ihrer besten Seite zeigen

Da der erste Eindruck entscheidend ist, hier einige Tipps, wie Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen können. Haben Sie etwas Spaß. Konzentrieren Sie sich nur auf die wirklich wichtigen Themen des Handbuchs. Spielen Sie ein paar Spiele – das hilft den Leuten beim Lernen. Zu den Spielen gehören:

Fotospiel: nach dem Rundgang. Jeder Mitarbeiter erhält Fotos von anderen Mitarbeitern und eine Liste mit Namen. Ziel ist es, den Namen dem Gesicht zuzuordnen.

Unterschriftenjagd: Geben Sie den Mitarbeitern während des Rundgangs durch die Einrichtung ein Blatt Papier mit den Namen mehrerer Mitarbeiter, die sie treffen werden. Sie werden dann gebeten, die Unterschriften der Personen zu sammeln, die sie treffen. Der Mitarbeiter, der die meisten Unterschriften von verschiedenen neuen Mitarbeitern erhält, bekommt einen Preis.

Auch andere Spiele, die sich auf das beziehen, was der Mitarbeiter während der Einarbeitung gelernt hat, sind eine wirksame Garantie dafür, dass die Einarbeitung erfolgreich war.

Schritte zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters

• Beginnen Sie mit dem Prozess, bevor der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Schicken Sie dem neuen Mitarbeiter zusammen mit dem Angebotsschreiben eine Agenda, damit er weiß, was ihn erwartet. Bleiben Sie in Kontakt, nachdem die neue Person die Stelle angenommen hat, um Fragen zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsbereich des neuen Mitarbeiters für den ersten Arbeitstag bereit ist.
• Stellen Sie sicher, dass wichtige Mitarbeiter wissen, dass der Mitarbeiter anfängt, und ermutigen Sie sie, zu kommen und „Hallo“ zu sagen, bevor die Orientierung beginnt. Ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter mit einem Zeitplan ermöglicht es den Mitarbeitern, mit dem neuen Mitarbeiter und seinem Zeitplan in Kontakt zu bleiben.
• Bestimmen Sie einen Mentor oder Buddy, der die neue Person herumführt, einführt und mit der Schulung beginnt. Geben Sie dem Mentor rechtzeitig Bescheid, damit er Vorbereitungen treffen kann. Die Mentoring-Beziehung sollte 90 Tage andauern und kann noch viel länger andauern, wenn die beiden eine gute Verbindung eingehen. Viele Beziehungen halten über Jahre an und können sogar in eine Patenschaft münden.
• Beginnen Sie mit den Grundlagen. Menschen werden schneller produktiv, wenn sie über die grundlegenden Kenntnisse verfügen, die sie zum Verständnis ihrer Arbeit benötigen. Konzentrieren Sie sich auf das „Warum“, „Wann“, „Wo“ und „Wie“ der Position, bevor Sie von ihnen erwarten, Aufgaben oder große Projekte zu bewältigen. Überfordern Sie sie nicht mit zu vielen Informationen.
• Legen Sie dem Orientierungspaket Beispiele für das Ausfüllen von Formularen und die Stellenbeschreibung der betreffenden Person bei.
• Schnuppern Sie ein wenig. Konzentrieren Sie sich nur auf die wirklich wichtigen Themen des Handbuchs. Spielen Sie ein paar Spiele – das kann das Lernen erleichtern.
• Stellen Sie eine Liste der häufig gestellten Fragen mit einer Kontaktperson und einer Telefonnummer oder Durchwahl zur Verfügung.
• Planen Sie, den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen einzuladen, oder bitten Sie andere, mit dem neuen Mitarbeiter in die Kantine oder in einen Konferenzraum mit anderen Mitgliedern der Abteilung zu gehen. Der erste Arbeitstag ist nicht der Tag, an dem man den neuen Mitarbeiter während des Mittagessens allein lassen sollte.
• Dies ist ein guter Zeitpunkt für den Vorgesetzten, den Mitarbeiter zum Mittagessen einzuladen, andere Mitarbeiter einzubeziehen und sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter wohl fühlt. Es ist auch eine ausgezeichnete Umgebung, in der die Mitarbeiter sich gegenseitig und den neuen Mitarbeiter kennenlernen können.
• Beachten Sie die Familie des neuen Mitarbeiters. Ein neuer Arbeitsplatz bedeutet eine Umstellung für die ganze Familie, vor allem, wenn sie umgezogen ist. Tun Sie, was Sie können, um ihnen den Übergang zu erleichtern und ihnen zu helfen, sich in der Gemeinschaft wohl zu fühlen.
• Bitten Sie um Feedback. Erkundigen Sie sich bei ehemaligen neuen Mitarbeitern, wie sie den Orientierungsprozess empfunden haben, und scheuen Sie sich nicht, auf der Grundlage dieser Empfehlungen Änderungen vorzunehmen. Sie können dem Mitarbeiter zwei bis vier Wochen nach seinem Dienstantritt eine Bewertung zukommen lassen und ihn fragen: Hat die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter Ihren Bedürfnissen entsprochen?
  Nachdem der Mitarbeiter eine Weile für Sie gearbeitet hat, findet er heraus, was er bei der Einarbeitung hätte lernen sollen, aber nicht gelernt hat. In Mecklenburg County sagte eine der Ausbilderinnen, Allyson Birbiglia, nach der Neugestaltung: „Wir haben erkannt, dass wir die Einarbeitung ständig verbessern müssen, um den sich ändernden Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden. What works now may not serve our employees well next month or next year.“

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.