Schreiben Sie das Anfrageschreiben: Ein Schritt in die richtige Richtung

Ursprünglich verfasst von Shannon McBride

Shannon McBride ist seit über 20 Jahren im Bereich des Verfassens von Zuschüssen für gemeinnützige Organisationen, Schulen, Universitäten und Gemeinden tätig. Ihr Unternehmen Consulting Connections, Inc. bietet auch Schulungen und Beratung in der Welt der kommerziellen Anträge an. Sie ist die Autorin des Buches Writing Grants for the Common Good (Zuschüsse für das Gemeinwohl schreiben) und lehrt andere in öffentlichen Workshops und Webinaren, wie sie ihre Fähigkeiten bei der Beantragung von Zuschüssen verbessern können.

Viele Fördermittelgeber bevorzugen heute, dass Anträge auf finanzielle Unterstützung in Form einer Absichtserklärung oder einer Anfrage eingereicht werden, anstatt einen vollständigen Antrag zu stellen. Dies hilft potenziellen Geldgebern zu entscheiden, ob sie genug Interesse an dem Projekt haben, um einen formellen Antrag zu stellen. (Staatliche Stellen verlangen ein solches Schreiben jedoch nicht, da sie ein formelleres Qualifizierungsverfahren haben.)

Der LOI: Eine kleine Skizze Ihrer gemeinnützigen Organisation

Der LOI gibt dem Geldgeber eine kleine Skizze Ihrer Organisation, des Bedarfs, den Sie decken, und eine Beschreibung Ihres Projektplans. Stiftungen benennen in der Regel einen Fördermittelverwalter (GA), der die Anfragen oder Absichtserklärungen prüft, um zu entscheiden, ob das Programm einer Prüfung und einer möglichen Finanzierung würdig ist.

Die Fördermittelverwalter werden die Schreiben schnell „überfliegen“, und wenn sie der Meinung sind, dass eine Finanzierung Ihres Programms sehr wahrscheinlich ist, werden Sie möglicherweise um zusätzliche Informationen gebeten oder aufgefordert, einen Fördermittelantrag zu stellen.

Es lohnt sich, die Zeit zu investieren.

Wenn Sie einen LOI einreichen, erfahren Sie, ob Ihr vollständiger Antrag berücksichtigt wird – das ist besser, als Zeit und Mühe zu verschwenden, um einen vollständigen Antrag an einen Geldgeber zu schreiben, der Ihr Projekt wahrscheinlich nicht unterstützen wird.

Der LOI kann fast so viel Zeit in Anspruch nehmen wie ein vollständiger Antrag. Wenn Sie weniger Worte verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln, müssen Sie einen prägnanteren Text verfassen.

Lassen Sie uns beginnen, indem wir den LOI auf die „richtige“ Art und Weise organisieren.

Es gibt zwar kein „Standard“-Anfrageschreiben, aber wenn Sie Ihren LOI nach den unten aufgeführten Hauptthemen organisieren, hat er eine bessere Chance, zum Pförtner – der Fördermittelverwaltung – zu gelangen und zur Prüfung an den Vorstand weitergeleitet zu werden.

1. Betreffzeile. Fügen Sie eine Betreffzeile ein, damit die Leser den Inhalt des Schreibens sofort erkennen können, noch bevor sie den Text durchlesen.
2. Einleitung. Erläutern Sie, warum Sie das Anfrageschreiben geschickt haben, um zu erfahren, ob Sie zur Einreichung eines vollständigen Vorschlags eingeladen werden könnten. Geben Sie in diesem Abschnitt auch die Höhe der beantragten Mittel an. Fügen Sie außerdem eine kurze Zusammenfassung hinzu.
3. Überblick über die Organisation. Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihre Organisation, wobei der Schwerpunkt auf Ihrer Fähigkeit liegen sollte, den angegebenen Bedarf zu decken. Beschreiben Sie die Mitarbeiter und ihre relevanten Qualifikationen im Zusammenhang mit dem Projekt. (Heben Sie die Aufgabenbeschreibung für Ihren vollständigen Vorschlag auf.)
4. Bedarf oder Problemstellung. Beschreiben Sie den Bedarf oder das Problem klar. Fügen Sie relevante demografische Daten, einige konkrete Beispiele für das Problem und unterstützende statistische Daten ein.
5. Projektbeschreibung. Zeigen Sie, dass Sie eine praktikable Lösung haben, die dem Bedarf entspricht. Beschreiben Sie das Projekt kurz und geben Sie unterstützende Aktivitäten, die direkte Beteiligung von Mitarbeitern und deren Titel sowie die gewünschten Ziele an.
6. Andere Finanzierungsquellen. Führen Sie andere Finanzierungsquellen auf, einschließlich staatlicher Stellen sowie privater und öffentlicher Stiftungen, einschließlich derer, an die Sie sich derzeit für eine Finanzierung wenden.
7. Passend zum Schwerpunkt des Geldgebers. Machen Sie deutlich, wie Ihr Projekt mit den Finanzierungsrichtlinien und der philanthropischen Philosophie des Geldgebers zusammenhängt.
8. Klares Schlusswort. Schließen Sie das Schreiben mit Kontaktinformationen ab. Versichern Sie Ihren Lesern, dass Sie für die Beantwortung weiterer Fragen zur Verfügung stehen, die in dem Schreiben nicht behandelt wurden. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Berücksichtigung Ihres Anliegens.
9. Anhänge. Fügen Sie nur solche Anlagen bei, die in den Leitlinien der potenziellen Geldgeber eindeutig genannt werden. Fügen Sie ein Projektbudget bei, aus dem das Verhältnis zwischen finanzieller Unterstützung und Nachhaltigkeit des Projekts klar hervorgeht.

Wie Sie die wichtigsten Teile des Anschreibens verfassen sollten.

Nutzen Sie die empfohlene Seitenzahl von drei Seiten, um Ihr Projekt klar zu beschreiben, einschließlich Ihres philanthropischen Schwerpunkts. Fügen Sie die Budgetinformationen als separate Anlage von 2 bis 3 Seiten bei.

Einleitend wird das Schreiben mit einer kurzen Zusammenfassung eingeleitet.

Die Einleitung des LOI ist eine kurze Zusammenfassung. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation, die Höhe der beantragten Mittel und den Namen des Programms oder Projekts an. Beschreiben Sie die Qualifikationen Ihrer Projektmitarbeiter und Ihre Methode zur Bewertung des Projekterfolgs, und geben Sie einen Zeitplan für das Projekt an.

Fügen Sie den beantragten Förderbetrag gleich am Anfang (und nicht erst am Ende des Schreibens) ein, damit die Leser nicht danach suchen müssen. Hier ein Beispiel für die erste Zeile einer Einleitung für ein Anfrageschreiben.

Ich schreibe im Namen von Habitat for Humanity of Central Idaho, um zu fragen, ob wir einen formellen Antrag auf einen Zuschuss in Höhe von 15.000 $ von der West Valley Farm Foundation stellen können. Der Zuschuss soll für den Erwerb eines von zwei Baugrundstücken mit einem Kaufpreis von je 75.000 $ verwendet werden.

Beschreiben Sie kurz Ihre Organisation, einschließlich ihrer Geschichte und erfolgreicher Programme.

Fügen Sie eine kurze Geschichte Ihrer gemeinnützigen Organisation (wann und zu welchem Zweck sie gegründet wurde) und eine kurze Beschreibung Ihrer Programme bei. Wenn es sich um eine junge Organisation handelt, beschreiben Sie die Programme, die Sie als Ergebnis Ihrer Fundraising-Bemühungen anbieten wollen.

1. Stellen Sie eine klare Verbindung zwischen den aktuellen Aktivitäten Ihrer gemeinnützigen Organisation und dem, was Sie in Zukunft mit den beantragten Mitteln erreichen wollen, her.
2. Beschreiben Sie zwei oder drei Projekte, die Sie erfolgreich durchgeführt haben. Wenn Ihre Organisation neu ist, gehen Sie auf Ihre Pläne in Bezug auf das angestrebte Projekt ein.
3. Beschreiben Sie kurz, wie die gemeinnützige Organisation geführt wird. Fügen Sie Beschreibungen wie „starke Führung durch den Vorstand“, „solides Management“ oder „ständige Verbesserung“ ein.
4. Fokussieren Sie sich auf die Fähigkeit Ihrer gemeinnützigen Organisation, die angegebenen Bedürfnisse zu erfüllen. Das folgende Beispiel zeigt im ersten Satz des einleitenden Absatzes den Erfolg der Programme dieser Organisation in den letzten sechs Jahren.

HHCI ist seit 2011 in Olympus County tätig und baut Häuser in Partnerschaft mit Menschen, die eine angemessene, erschwingliche Unterkunft benötigen. In weniger als sieben Jahren hat unsere Organisation zehn Häuser für einkommensschwache Familien fertiggestellt, die mehr als 75 Familienmitgliedern erschwinglichen Wohnraum bieten.

Bieten Sie eine überzeugende Erklärung des Bedarfs, einschließlich der Auswirkungen auf die Gemeinschaft, der Sie dienen.

Die Leser müssen die Dringlichkeit des Bedarfs und die Berechtigung Ihres Antrags auf Finanzierung verstehen und akzeptieren, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Wenn Sie aufgefordert werden, einen vollständigen Antrag einzureichen, werden Sie diese Informationen ausführlicher darlegen.

Wenn Sie diesen Zuschuss für eine Unterstützung bewerten würden, wie schnell könnten Sie die Projektziele in dieser Methodenerklärung finden?

Um unser Ziel zu unterstützen, Familien durch den Erwerb von Wohneigentum aus der Armut zu befreien, sind unsere Ziele ein integraler Bestandteil des Programms.

Zwei Familien werden ausgewählt, um in unseren jährlichen Bauplan für zwei Häuser aufgenommen zu werden. Die Familienmitglieder nehmen an einer viermonatigen Hausbesitzerschulung teil, in der sie unter anderem lernen, wie man mit dem Budget umgeht, Reparaturen und Wartungsarbeiten im Haushalt durchführt und wie man ein guter Nachbar ist. Während dieser Zeit beginnen sie mit ihrer Eigenleistung. Die Erwachsenen müssen 250 Arbeitsstunden für den Bau ihres eigenen Hauses und für gemeinnützige Arbeit leisten.

Beschreiben Sie die derzeitige und künftige Finanzierung und alle Unterstützungsquellen.

Fügen Sie eine Liste Ihrer derzeitigen Programmunterstützer als Teil des Budgets bei, das Sie dem Anfragebrief beilegen. Die Unterstützung durch andere zeigt, dass Ihre gemeinnützige Organisation glaubwürdig ist und Ihr Projekt lebensfähig und förderungswürdig ist.

Nennen Sie die Namen anderer Geldgeber oder staatlicher Stellen, an die Sie sich für eine Finanzierung gewandt haben. Die Geldgeber wollen sicher sein, dass Sie auch weiterhin nach anderen Finanzierungsmöglichkeiten suchen.

In diesem Beispiel werden die Unterstützer in der Gemeinde namentlich genannt und eines der Programmziele (erschwinglicher Wohnraum) wiederholt.

Habitat-Häuser werden von Familien zu Preisen erworben, die für einkommensschwache Iowaner erschwinglich sind, dank der gespendeten Arbeit unserer Freiwilligen und der finanziellen Unterstützung von Organisationen wie der City Bank, der Simmons Family Foundation, der Wells Fargo Bank, Salisbury Homes und der Home Builders Association of Iowa. Eine Liste aktueller und potenzieller Spender liegt dem Programmbudget bei.

Verbinden Sie Ihre Ziele mit dem Spendenschwerpunkt des Geldgebers: Erläutern Sie den Nutzen Ihrer Lösung.

Ihr LOI muss eine Verbindung zwischen den Zielen Ihres Projekts und den philanthropischen Interessen des Geldgebers herstellen. Hier sind einige Vorschläge, wie Sie solche Bezüge in Ihrem LOI herstellen können:

• Erläutern Sie, wie das Projekt zu den Prioritäten des Geldgebers passt. Denken Sie dabei an das Gemeinwesen, die Art der Unterstützung und die bevorzugten Programmbereiche (die Sie aus den Richtlinien kennen).
• Erläutern Sie, warum Sie glauben, dass Ihr Projekt gut zu den Spendenschwerpunkten und -prioritäten des Unternehmens passt.
• Verwenden Sie klare Nutzenaussagen und konzentrieren Sie sich dabei immer auf die Notwendigkeit einer guten Kapitalrendite.

Dieses Beispiel deutet bereits im ersten Satz an, dass der Antragsteller die Ziele des Geldgebers versteht und teilt.

Wir wissen, dass die West Farm Insurance Foundation stolz darauf ist, Organisationen zu fördern, die die Qualität der Gemeinden, in denen die Mitarbeiter von West Farm arbeiten und leben, direkt verbessern. HHCI unterstützt ähnliche Ziele und Schwerpunkte, indem sie einkommensschwache Familien bei der Verwirklichung ihres Traums von Wohneigentum unterstützt und so das Umfeld der Gemeinden, in denen sie leben und einkaufen, verbessert. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie dieses Projekt bereits der Gemeinschaft zugute kommt….

Schließen Sie mit einer kurzen Erklärung ab.

Erläutern Sie die Absicht des Projekts. Geben Sie dann klare Kontaktinformationen für mögliche Folgemaßnahmen an. Sagen Sie Ihren Lesern, wie es weitergeht und wie man Sie erreichen kann; geben Sie Ihre Telefonnummer an, auch wenn sie auf Ihrem Briefkopf steht. Danken Sie dem Geldgeber für die Berücksichtigung Ihrer Anfrage.

Fragen Sie sich, wann Sie Ihr Anfrageschreiben einreichen sollen?

Wenn Sie die Fristen für die Einreichung von Vollanträgen festgelegt haben, können Sie entscheiden, wann der beste Zeitpunkt für die Einreichung eines LOI ist (nachdem sich der Staub gelegt hat). Eine Faustregel lautet: Schicken Sie Ihr Schreiben dreißig Tage nach der vorherigen Einreichungsfrist, damit der Geldgeber genügend Zeit hat, es zu prüfen und zu entscheiden, ob Sie einen Vollantrag einreichen sollen.

Beispielsweise sind die Antragsfristen für 2017 für die Einreichung eines Förderantrags bei der Stiftung einer Großbank der 28. Februar (Kunst und Kultur, wirtschaftliche Möglichkeiten) und der 31. Mai (Bildung, wirtschaftliche Möglichkeiten).

Nutzen Sie die Tipps, die wir Ihnen gegeben haben, um ein Muster-Anfrageschreiben zu entwickeln, mit dem Sie Ihre Antragstellung vereinfachen können.

Nach ein paar kleinen Änderungen, die sich an den Anforderungen des potenziellen Geldgebers orientieren, sollten Sie in der Lage sein, ein „Standard-Anfrageschreiben“ zu verwenden, um die Pipeline potenzieller Fördermittel weiter zu füllen. Senden Sie weiterhin Anfragebriefe, um Ihre Chancen zu erhöhen, zur Einreichung eines vollständigen Antrags eingeladen zu werden.

Sie können mit Shannon Kontakt aufnehmen, indem Sie ihr eine E-Mail an [email protected] schicken.

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