Warum einen Personalvermittler beauftragen? Vorteile, Gebühren und alles, was Sie wissen müssen, wenn Sie diese Unternehmen nutzen

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In Sourcing – by Riia O’Donnell

Wenn Sie Arbeitskräfte einstellen möchten, können Sie eine Personalvermittlungsagentur oder einen Personaldienstleister in Betracht ziehen, um die Arbeit zu erledigen. Es gibt eine Vielzahl von Dienstleistungen, aber sollten Sie sie in Anspruch nehmen und wie bekommen Sie das meiste für Ihr Geld?

Die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern können 40.000 Dollar pro Mitarbeiter übersteigen. Ein Teil dieser Kosten entfällt natürlich auf die Ausbildung und den Produktivitätsverlust. Ein großer Teil der Kosten entfällt jedoch auf den Einstellungsprozess selbst: Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiter der Personalabteilung und die Manager mit der Besprechung der offenen Stelle, mit der Ausschreibung, mit dem Screening, mit Vorstellungsgesprächen, mit erneuten Vorstellungsgesprächen, mit der Überprüfung des Hintergrunds und vielem mehr. Häufig unternehmen die Personalabteilungen diese Schritte, nur um dann den Prozess von vorne beginnen zu müssen. Wenn Sie einen engagierten Personalvermittler beschäftigen, haben Sie bereits eine Vorstellung davon, wie hoch die jährliche Investition ist. Haben Sie das Gehalt, die Sozialleistungen und die Vergünstigungen über die Anzahl der Einstellungen pro Jahr amortisiert? Das ist nur die Spitze des Eisbergs bei den Einstellungskosten.

Warum also eine Personalvermittlungsagentur beauftragen? Vor allem für kleine Unternehmen, in denen die Zeit der Mitarbeiter ohnehin schon knapp bemessen ist, ist die interne Personalbeschaffung oft keine sinnvolle Investition von Ressourcen. Wenn Sie keinen eigenen Personalvermittler haben, entziehen Sie anderen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, die sich auf Ihr Endergebnis auswirkt. Eine Personalvermittlungsagentur, die Ihnen die richtigen Kandidaten vermittelt (und nicht nur einen Pool von Bewerbern), kann der richtige Weg sein, wenn Sie das Beste für Ihr Geld herausholen wollen.

Unternehmensbedürfnisse kennen

Bevor Sie eine Personalvermittlungsagentur beauftragen, sollten Sie Ihre Einstellungsbedürfnisse kennen, um zu wissen, wie Sie die Dienste der Agentur am besten nutzen können.

Selten
Wenn Sie nur selten einstellen – vielleicht ein- oder zweimal im Jahr – ist es leichtfertig, einen speziellen Personalvermittler zu beschäftigen. Eine Agentur kann den richtigen Kandidaten in die Tür bringen, geprüft und garantiert. Ihr Arbeitsaufwand ist minimal: Sie vereinbaren Treffen, um zu sehen, ob der Bewerber gut passt, und stellen ihn dann ein.

Regelmäßig
Vielleicht stellen Sie regelmäßig ein – etwa einmal im Monat. Vielleicht haben Sie jemanden, der den Großteil Ihrer Einstellungen vornimmt und darin geschult ist, die Bewerber zu prüfen und zu interviewen, aber er braucht vielleicht Hilfe, um die Kandidaten (wieder im Gegensatz zu den Bewerbern) in die Tür zu bekommen. CareerBuilder berichtet, dass Sie leicht 75 Bewerbungen für jede offene Stelle erhalten können. Das ist eine Menge an Auswahlverfahren. Selbst wenn Sie nur fünf Minuten für jeden Lebenslauf bzw. jedes Anschreiben aufwenden (was großzügig ist), verbringen Sie mehr als sechs Stunden damit, die Bewerbungen zu lesen, in der Hoffnung, einen guten Kandidaten zu finden.

Die gleiche Umfrage ergab, dass 78 % der Personalvermittler feststellten, dass mindestens die Hälfte der Lebensläufe von unqualifizierten Bewerbern stammte: Das sind drei verschwendete Stunden. Ein Personalvermittler kann Sie bei der Auswahl entlasten, so dass Sie sich nur auf die qualifiziertesten Bewerber konzentrieren können.

Häufig
Sagen wir, Sie stellen häufig ein: In der Regel schreiben Sie zu jeder Zeit eine Stelle aus, führen Vorstellungsgespräche, überprüfen sie oder besetzen sie. Sie haben viele Bälle auf einmal in der Luft, und es kann schwierig sein, sie alle zu jonglieren. Eine ganze Abteilung zu haben, die Ihnen hilft, wäre großartig, aber das ist weder in den Karten noch im Budget vorgesehen. Ein Personalvermittlungsunternehmen kann Ihre Personalabteilung sein: Sie können Ihnen den Großteil der Arbeit abnehmen und Ihnen die Möglichkeit geben, Einstellungen nach Qualität und nicht nach Quantität vorzunehmen.

Nonstop
Sie stellen massenhaft ein. Sie verkleinern Ihr Unternehmen, haben eine hohe Fluktuation (wenn Sie mal Zeit haben, werden Sie sich fragen, warum) oder stellen mehrere oder saisonale Stellen ein. Sie brauchen Hilfe!

Einer meiner früheren Arbeitgeber stellte jedes Frühjahr 400 Saisonarbeitskräfte ein, um sich auf den Sommeransturm vorzubereiten. Bei einer Belegschaft von sechs Mitarbeitern war es eine Herausforderung, genügend Leute zu finden. Einige Agenturen sind auf ein solches Aufkommen vorbereitet: Sie arbeiten mit kommunalen Einrichtungen, ausländischen Arbeitnehmern (und überprüfen Arbeitsvisa für Sie) und anderen Programmen zusammen, um bei großem Personalbedarf zu helfen.

Stellen besetzen, nicht Vorstellungsgespräche

Agenturen werden dafür bezahlt, Stellen zu besetzen, nicht Vorstellungsgespräche zu buchen. Sie werden wahrscheinlich weniger Bewerber bekommen, aber alle werden qualifiziert sein. Als Personalvermittler und später als Niederlassungsleiter einer Personalagentur lernte ich meine Kunden gut kennen. Sie nannten mir nicht nur die erforderlichen Qualifikationen, sondern ich lernte mit der Zeit auch, wer gut zu ihnen passen würde und wer nicht.

Auch wenn man nicht diskriminieren will, kann man einem Personalvermittler durchaus etwas über die Soft Skills sagen. Eine ruhige Abteilung sucht vielleicht nicht nach jemandem, der leicht erregbar ist. Oder vielleicht haben Sie eine hohe Fluktuation, weil alle in einem Jahr aufsteigen wollen, so dass Sie jemanden suchen, der langfristig mit dieser Arbeit zufrieden ist.

Ich hatte ein Unternehmen, das genau dieses Problem hatte: Sie stellten alle sechs Monate oder so für dieselbe Stelle ein. Ich schätzte zwar die Provisionen, aber ich fühlte mich schlecht, weil sie immer wieder neue Mitarbeiter einstellen mussten. Im Gespräch mit dem Personalleiter machte ich einen Vorschlag. Stellen Sie keine Hochschulabsolventen mehr ein, sondern eher erfahrene Mitarbeiter (und erhöhen Sie das Gehalt ein wenig). Sie wollen jemanden, der weiß, was er den ganzen Tag über tun will, und der nicht auf der Suche nach einem Sprungbrett oder einem Glanzpunkt in seinem Lebenslauf ist. Das Ergebnis: eine langfristige Einstellung, die mich zwar Provisionen gekostet hat, mir aber eine Verbindung zum Unternehmen verschafft hat. Ein gutes Personalvermittlungsunternehmen wird genau das tun. Sie haben ein langfristiges Ziel vor Augen. Sie wollen eine Beziehung zu Ihnen aufbauen und werden alles tun, um dies zu erreichen, auch wenn es kurzfristig zu Einbußen kommt.

Trial and Snare (oder Pare)

Wenn ein wichtiges Teammitglied aus familiären oder gesundheitlichen Gründen Urlaub nimmt, werden Sie natürlich eine Zeitarbeitskraft einstellen, um die Stelle zu besetzen – Sie haben keine Wahl. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um jemanden für eine andere freie Stelle in Ihrem Unternehmen zu prüfen. Wenn die betreffende Person ein guter Mitarbeiter ist, gut mit dem Team zusammenarbeitet und bereit ist, sich auf eine andere Stelle vorzubereiten, könnten Sie sie sogar während ihrer Zeitarbeit einarbeiten, um zu sehen, ob sie gut zu Ihnen passt.

Haben Sie eine Stelle, deren Einarbeitung länger dauert als die 30/60 Tage Probezeit? Dann könnte eine befristete Anstellung eine gute Lösung für Sie sein. Bei manchen Stellen kann es Monate dauern, bis man weiß, ob ein Bewerber der Richtige ist. Wenn Sie eine befristete Stelle annehmen, haben Sie eine längere Probezeit. Und wenn es nicht klappt, müssen Sie den Bewerber nicht einmal entlassen! Rufen Sie einfach die Agentur an und lassen Sie sie den unangenehmen Teil erledigen. Sie schicken Ihnen auch einen Ersatz.

Und wenn Sie entscheiden, dass sie perfekt sind? Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, den Vertrag aufzukaufen – und zahlen eine Gebühr, um den Mitarbeiter von der Gehaltsliste der Zeitarbeitsfirma zu streichen und auf die eigene zu setzen. Je nachdem, wie lange die Übernahmefrist ist, können Sie in Erwägung ziehen, den Mitarbeiter so lange wie möglich als Zeitarbeiter zu beschäftigen. Indem Sie sie als Leiharbeiter behalten, verteilen Sie nicht nur die Kosten für die Übernahme, sondern verlängern auch die Probezeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nach der Entlassung aus der Leiharbeitsfirma eine eigene, reguläre Probezeit einführen können. So sichern Sie sich ab!

Garantie einlösen

Zusätzlich zur Einstellungshilfe bieten alle Agenturen Garantiezeiten an. Wenn es mit der Einstellung nicht klappt, zahlen Sie nichts und die Agentur beginnt die Suche von neuem, nicht Sie. Mit einigen Agenturen können Sie über die Gebühren verhandeln, mit anderen über die Garantiezeiten, mit manchen über beides. Es schadet nie, zu fragen. Versuchen Sie auf jeden Fall, über beides zu verhandeln, vor allem, wenn Sie viel über die Agenturen einstellen oder ein neuer Kunde sind. Unabhängig von der Garantiezeit ist es jedoch wichtig, dass Sie diese als Probezeit nutzen.

Wenn Sie auf die Fluktuation zurückblicken, die Sie hatten, wie viel davon ist auf überstürzte Einstellungen, mangelndes Screening oder darauf zurückzuführen, dass Sie sich einfach auf eine Stelle festlegen? Wenn Sie einen Personalvermittler beauftragen, machen Sie diese Fehler nicht mehr selbst, sondern nutzen sie zu Ihren Gunsten.

Ihre Garantiezeit ist eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter der richtige ist. Setzen Sie realistische Ziele für das, was der neue Mitarbeiter innerhalb der Garantiezeit gelernt/erreicht/beherrscht haben sollte. Wenn er diese Ziele nicht erreicht, ist es Zeit für einen Wechsel. Es kann ein paar Versuche dauern, bis Sie die richtige Person gefunden haben, aber Sie haben nur sehr wenig Arbeit investiert, um dieses Kunststück zu vollbringen. Sobald sie ein Gefühl für Ihre Prioritäten und Ihre Unternehmenskultur bekommen hat, kann sie die nächste Stelle besser besetzen.

Die Kosten des Geschäftsbetriebs

Es gibt viele Arten von Agenturen mit unterschiedlichen Gebühren- und Garantiestrukturen. Hier sind die drei Haupttypen, die Sie sehen werden:

Festangestellte
Sie zahlen im Voraus und geben ihnen normalerweise das Exklusivrecht, die Stelle zu besetzen. Diese sind selten und betreffen in der Regel hochrangige oder sehr schwer zu besetzende Stellen.

Kosten: Durchschnittlich 10 Prozent des Jahresgehalts für die Anwerbung, weitere 10-15 Prozent oder mehr nach der Einstellung
Garantie: Etwa sechs Monate bis ein Jahr

Contingency
Diese Agenturen vermitteln Kandidaten und nehmen einen Prozentsatz des Jahresgehalts, nachdem der neue Mitarbeiter die Garantiezeit erfüllt hat.
Kosten: In der Regel 15-25 Prozent des Jahresgehalts
Garantie: In der Regel 60 Tage

Temporär oder Temp to Perm
Diese Agenturen stellen Zeitarbeitskräfte ein, die kommen und gehen können oder, wenn sie gut zu Ihnen passen, auf Ihre Gehaltsliste übergehen können. Ihr Vertrag kann gegen eine Gebühr verlängert werden, oder Sie können sie nach einer bestimmten Zeit kostenlos weiter beschäftigen. In der Regel gibt es eine gleitende Skala für die Ablöse: Je eher Sie sie von der Gehaltsliste der Agentur auf Ihre übertragen, desto höher sind die Kosten.

Kosten: 20 bis 50 Prozent des Stundenlohns
Aufkauf: In der Regel nach 90 bis 120 Tagen

Zusätzliche Vorteile

Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, warum die Inanspruchnahme einer Personalvermittlungsagentur der richtige Schritt ist, kann die Entscheidung dafür einige zusätzliche Vorteile mit sich bringen, die sich vielleicht nicht sofort quantifizieren lassen, aber dennoch sehr real sind. Ein Beispiel: Wenn Sie nicht gerade Google oder Apple sind, stehen bei Ihnen wahrscheinlich nicht Tausende von qualifizierten Bewerbern Schlange, um für Sie zu arbeiten. Aber ein Personalvermittler wird einem Bewerber Ihr Unternehmen genauso gut „verkaufen“, wie er Ihnen den Bewerber verkaufen wird.

Angenommen, Sie haben sich endlich entschlossen, einen Entwickler einzustellen, aber Ihre Personalabteilung weiß nur sehr wenig über Programmiersprachen. Personalvermittler, die sich auf einen bestimmten Markt spezialisiert haben, können Ihnen dabei helfen, faire Vergütungspakete auszuarbeiten, Ihnen mitteilen, was Sie realistischerweise vom Markt erwarten können, und, was wahrscheinlich am wichtigsten ist, Sie mit Kandidaten aus ihrem Bewerberpool bekannt machen, die genau richtig sind.

Die Inanspruchnahme einer Personalvermittlungsagentur kann auch aus buchhalterischer Sicht hilfreich sein. Vermittlungsgebühren sind Geschäftsausgaben – und das kann sich positiv auf Ihr Endergebnis auswirken. Nach Angaben von Bersin by Deloitte belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle auf fast 4.000 Dollar. Agenturgebühren sind jedoch eine legitime Geschäftsausgabe, die einen Teil dieser Kosten ausgleichen kann.

Nach Angaben von LinkedIn sind nur 12 Prozent der Arbeitskräfte aktiv auf Stellensuche, aber 85 Prozent sind offen dafür, von neuen Möglichkeiten zu hören. Personalvermittler von Agenturen warten nicht nur darauf, dass ein guter Kandidat zu ihnen kommt – sie durchforsten auch Ihre Konkurrenten und den Markt nach Personen in ähnlichen Positionen, um herauszufinden, ob jemand an einer Stelle interessiert ist. Da sie die Personalbeschaffung mit Leib und Seele leben, haben Personalvermittler die Zeit, passive Kandidaten auf eine Weise zu identifizieren und anzusprechen, wie es Ihrem Team wahrscheinlich nicht möglich ist.
Personalvermittler können aus einer monatelangen Suche eine machen, die nur ein paar Tage dauert. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie sie effektiv einsetzen, können Sie nicht nur den Stress der Personalbeschaffung verringern, sondern auch eine langfristige Einstellung garantieren.

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