Was Sie tun sollten, wenn Ihr Arbeitgeber Sie überbezahlt

Es ist Zahltag! Sie schauen auf Ihre Gehaltsabrechnung oder Ihren Kontostand und erleben die schönste Überraschung überhaupt: Sie haben zu viel Geld bekommen! Das ist wie die Karte „Bankfehler zu Ihren Gunsten“ bei Monopoly. Bevor Sie jedoch Pläne schmieden, wie Sie Ihren unerwarteten Geldsegen ausgeben können, sollten Sie eine ernüchternde Tatsache bedenken. Nach amerikanischem Bundesrecht haben die meisten Arbeitgeber das Recht, das Geld zurückzufordern. Diese Bestimmungen gelten sowohl für Arbeitgeber im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Sie hängen jedoch davon ab, ob das Unternehmen tatsächlich nachweisen kann, dass Sie versehentlich zu viel bezahlt wurden.

Abgesehen von rechtlichen Fragen geht es hier auch um eine moralische Frage. Wenn Sie versehentlich zu viel bezahlt wurden und niemand den Fehler bemerkt, sollten Sie ihn dann melden? Wie können Sie das Geld überhaupt zurückgeben? In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über versehentliche Überzahlungen des Arbeitgebers wissen müssen.

Situationen, in denen es zu Überzahlungen kommen kann

Zahlungsbeamte vergessen manchmal, das sprichwörtliche Kind mit dem Bade auszuschütten, was zu Rechenfehlern führt, die Ihren Gehaltsscheck unerwartet in die Höhe treiben. Oder jemand vertippt sich in einer Tabellenkalkulation, und der Computer spuckt eine höhere Summe aus, als er sollte. Solche Situationen sind jedoch relativ selten. Nach Ansicht von Anwälten für Arbeitsrecht sind die meisten Überzahlungen auf Formalitäten in den Arbeitsverträgen zurückzuführen. Hier ein gängiges Beispiel.

• Einem neuen Mitarbeiter wird eine Antrittsprämie von 5.000 $ angeboten, die davon abhängt, dass er mindestens 12 Monate im Unternehmen bleibt.
• Der Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag und die Prämie wird im Voraus gezahlt.
• Neun oder zehn Monate später kündigt der Arbeitnehmer oder wird wegen mangelnder Leistung entlassen.
• Damit ist die vertragliche Bonusklausel, wonach der Arbeitnehmer mindestens 12 Monate für das Unternehmen arbeiten muss, nicht erfüllt.

In einer solchen Situation ist der Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet, den Bonus zurückzuzahlen. Solche Fälle enden oft vor Gericht. Wenn Sie jedoch zu viel Geld erhalten haben, sollten Sie die Sache nicht so weit kommen lassen. Wenn Sie bei einer gerichtlichen Entscheidung auf der falschen Seite stehen, können Sie am Ende für viel mehr als Ihren unverdienten Lohn aufkommen. Wahrscheinlich müssen Sie Ihre eigenen Anwaltskosten tragen und möglicherweise die Kosten Ihres ehemaligen Unternehmens ganz oder teilweise übernehmen, wenn Sie verlieren.

Wie sich staatliche Gesetze auf überhöhte Zahlungen auswirken

Es ist wichtig zu wissen, dass die genauen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze, die diese Art von Situationen regeln, von Staat zu Staat unterschiedlich sind. Das Bundesgesetz über faire Arbeitsnormen (Fair Labor Standards Act) von 1938 gibt Unternehmen das Recht, den Lohn eines Arbeitnehmers zu pfänden, um zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern. Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können jedoch Einfluss darauf haben, wie diese Normen umgesetzt werden. In einigen Fällen wirkt sich die staatliche Gesetzgebung zu Gunsten des Arbeitnehmers aus. In anderen Fällen bieten sie dem Arbeitgeber zusätzlichen Schutz.

In Indiana beispielsweise können Unternehmen überzahlte Beträge einseitig zurückfordern, indem sie sie von Ihrem künftigen Lohn abziehen. Sie müssen Sie nur zwei Wochen vorher informieren, bevor sie Ihren Gehaltsscheck pfänden können. Im Bundesstaat Washington können Unternehmen das Gleiche tun, ohne Sie vorher zu benachrichtigen. Dies gilt jedoch nur, wenn die Überzahlung innerhalb von 90 Tagen nach ihrer Ausstellung festgestellt wurde.

Kalifornien hingegen schützt die Arbeitnehmer in diesen Situationen ganz besonders. Es ist illegal, dass ein kalifornisches Unternehmen Ihren Lohn pfändet, um zu viel gezahlte Beträge zurückzuerhalten. Sie dürfen dies nur tun, wenn Sie eine rechtsverbindliche Vereinbarung unterzeichnen, in der die Rückzahlungsbedingungen ausdrücklich festgelegt sind.

Um sich selbst zu schützen, gehen die meisten Arbeitgeber in den Verträgen, die Sie bei Antritt einer neuen Stelle unterzeichnen müssen, auf diese Frage ein. Die Bedingungen können sich im Juristenjargon oder im Kleingedruckten verstecken, aber viele dieser Verträge enthalten Klauseln, die die Interessen des Arbeitgebers schützen und gleichzeitig die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten und des Bundes berücksichtigen.

Sollten Sie eine Überzahlung melden?

Die meisten Menschen sind ziemlich ehrlich. Sie würden sich nicht wohl dabei fühlen, wenn sie Geld einstecken, das sie nicht wirklich verdient haben, oder? Für andere ist die Angst, „entdeckt“ – und möglicherweise bestraft – zu werden, Grund genug, sich zu melden. Diese Probleme können durch eine Reihe von Faktoren verstärkt werden. Wenn Sie eine gute Arbeitsbeziehung zu Ihrem Arbeitgeber haben, werden Sie diese nicht ruinieren wollen. Wenn Sie für ein kleines Unternehmen arbeiten, das um sein Überleben kämpft, kommt Ihnen eine Überzahlung eher wie Diebstahl vor. Vielleicht sind Sie neu in dem Job oder planen, langfristig in dem Unternehmen zu bleiben. In diesem Fall kann die Nichtmeldung einer Überzahlung Ihre Karriereaussichten schnell verschlechtern.

Auf der anderen Seite könnten Sie versucht sein, das zusätzliche Geld zu behalten. Wenn Sie für den Arbeitgeber auf der Grundlage eines inzwischen ausgelaufenen Vertrags gearbeitet haben, haben Sie nicht viel zu verlieren. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz inzwischen unter anderen Bedingungen verlassen haben, neigen Sie dazu, mit den Schultern zu zucken und zu sagen: „Was können die denn schon machen?“

Es ist oft einfacher, das zusätzliche Geld zu behalten, wenn Sie niemandem in die Augen sehen müssen. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie das Geld behalten (und hoffen, dass das Unternehmen es nicht merkt), Ihren Arbeitsplatz und Ihre künftige Beziehung zu Ihrem Arbeitgeber aufs Spiel setzen. Wenn Sie nicht mehr dort arbeiten, könnten Sie auch rechtliche Probleme heraufbeschwören. In den meisten Fällen lohnt sich dieses Risiko einfach nicht.

Wie melde ich eine Überzahlung

Unternehmen verfügen in der Regel über Richtlinien für solche Situationen. Unabhängig davon, ob Sie noch für das Unternehmen arbeiten oder nicht, sollte Ihr erster Schritt darin bestehen, die Überzahlung zu melden. Die offensichtlichen Empfänger sind Ihr direkter Vorgesetzter, ein Mitglied des Lohnbuchhaltungs- oder Buchhaltungsteams oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung.

Sie sollten die folgenden Schritte unternehmen.

• Notieren Sie das Datum, an dem die Zahlung ausgestellt wurde, und den Lohnzeitraum, für den sie galt.
• Bestätigen Sie den genauen Betrag der Überzahlung.
• Prüfen Sie, ob Steuern oder andere Abzüge vom vollen Betrag abgezogen wurden.

Auch sollten Sie daran denken, dass Löhne und Gehälter nicht die einzigen Vergütungsformen sind, die überzahlt werden können. Manchmal gewähren Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zu viel Urlaubsgeld, erstatten ihnen Ausgaben, die sie nicht getätigt haben, oder zahlen zu viel für rechtmäßig geltend gemachte Ausgaben zurück.

Arbeiten Sie mit Ihrem Arbeitgeber zusammen, um die Situation zu bereinigen

Wenn Sie sich freiwillig melden, wird Ihr Arbeitgeber wahrscheinlich alles tun, um die Rückzahlung so einfach wie möglich zu gestalten. Am besten ist es, wenn Sie einfach einen Weg finden, die Überzahlung in einem Pauschalbetrag zurückzuzahlen, wenn das möglich ist. Dies ist jedoch nicht in allen Fällen eine Option. Wenn zum Beispiel der Fehler erst Wochen (oder Monate) später bemerkt wird, haben Sie das Geld vielleicht nicht sofort zur Verfügung.

Wenn Sie einen Plan für die Rückzahlung des Geldes aufstellen, müssen Sie in der Regel einen Abschlag auf Ihr künftiges Einkommen hinnehmen, bis die Diskrepanz behoben ist. Bei den meisten Rückzahlungsplänen wird der zu viel gezahlte Betrag auf mehrere Gehaltsperioden verteilt, so dass Sie nicht eine große einmalige finanzielle Anpassung vornehmen müssen. Auch wenn Sie dies nicht erwarten sollten, kann es sein, dass Ihr Unternehmen Ihnen einfach sagt, dass Sie sich keine Sorgen um die Rückzahlung machen müssen. Wenn es sich um einen bescheidenen Betrag handelte und Sie offen darüber gesprochen haben, könnten Sie für Ihre Ehrlichkeit belohnt werden.

Was ist, wenn Ihr Arbeitgeber fälschlicherweise eine Überzahlung behauptet?

In seltenen Fällen kann Ihr Arbeitgeber behaupten, er habe einen Fehler gemacht und Ihnen zu viel gezahlt, obwohl das nicht der Fall war. Dies kann zu langwierigen Streitigkeiten führen, die möglicherweise nicht zu Ihren Gunsten ausgehen. Es könnte Ihrem Ansehen bei dem Unternehmen schaden. Wenn die Sache vor Gericht landet, könnte es noch schlimmer kommen. Unternehmen haben in der Regel mehr juristische Ressourcen zur Verfügung als einzelne Arbeitnehmer.

Dessen ungeachtet sollte Ihr erster Schritt darin bestehen, Einzelheiten und Unterlagen zu verlangen. Bitten Sie Ihren Arbeitgeber um eine schriftliche Erklärung, in der Datum und Höhe der angeblichen Überzahlung zusammengefasst sind. Vergleichen Sie dies mit Ihren eigenen Unterlagen, um sicherzugehen, dass Sie nicht versehentlich etwas übersehen haben.

Wenn Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben und Ihr Arbeitgeber Ihnen zu Unrecht mit Lohnpfändung oder anderen Maßnahmen droht, sollten Sie einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren. Kostenlose und kostengünstige Rechtshilfe kann Ihnen auch von kommunalen Gruppen und anderen lokalen Einrichtungen angeboten werden, wenn Sie sie benötigen.