Wie man eine elektronische Signatur in Excel erstellt

admin

Die Erstellung elektronischer Signaturen in Microsoft Excel ist ein unkomplizierter Prozess. Oftmals verwenden Unternehmen Excel-Tabellen genauso wie andere Dokumente wie PDFs und Word-Dateien.

Das Hinzufügen elektronischer oder digitaler Signaturen zu diesen Dokumenten, im Gegensatz zu Unterschriften mit Stift und Tinte, kann eine Menge Zeit und Ressourcen sparen. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Personen in einem Unternehmen Dokumente genehmigen müssen.

Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Dokumente durch Hinzufügen einer Unterschriftszeile schnell zu genehmigen, wird dies wahrscheinlich zu einer höheren Konvertierungsrate und einer kürzeren Durchlaufzeit für Angebote, Verträge, Berichte, Rechnungen usw. führen.

In diesem Beitrag erläutern wir die Unterschiede zwischen den beiden Haupttypen virtueller Signaturen und zeigen Ihnen, wie Sie Excel-Dokumenten elektronische Signaturen und Signaturzeilen hinzufügen können.

Was ist eine elektronische Signatur?

Was also ist eine elektronische Signatur?

Zusammenfassend ist eine elektronische Signatur eine virtuelle Markierung, die auf einem Dokument angebracht wird, um die Genehmigung zu signalisieren. Nehmen wir an, jemand erhält einen Vertrag als E-Mail-Anhang. Er öffnet das Dokument, fügt unten auf der letzten Seite eine fotokopierte Unterschrift ein und schickt es zurück. Das Dokument wurde soeben elektronisch genehmigt.

Diesem Prozess können mit speziellen Tools weitere Sicherheitsebenen hinzugefügt werden. Nachdem ein Dokument elektronisch signiert wurde, wird automatisch ein Zertifikat erstellt und eine Kopie als PDF in der Cloud gespeichert.

Generell sind elektronische Signaturen genauso sicher wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften, wenn nicht sogar noch sicherer. Weltweit haben die Regierungen zahlreiche Rechtsvorschriften erlassen (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act usw.). Darüber hinaus sind elektronische Signaturen in der Regel mit einem umfangreichen „Prüfpfad“ verbunden, wie z. B. E-Mails, wodurch sie sehr leicht zu überprüfen sind.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine hochsichere Art der elektronischen Signatur. Digitale Signaturen stützen sich auf eine so genannte Public Key Infrastructure (PKI), um Dokumente zu überprüfen. Es ist nahezu unmöglich, eine digitale Signatur zu fälschen oder ein einmal signiertes Dokument zu ändern.

Wer digitale Signaturen verwenden möchte, muss zunächst ein digitales Zertifikat (oder eine digitale ID) von einer „Zertifizierungsstelle“ erwerben. Wenn sie einen Vertrag, ein Angebot, eine Rechnung usw. genehmigen, bringen sie diese digitale ID an dem Dokument an und erstellen eine eindeutige verschlüsselte Datei. Diese Datei kann nur mit einem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt werden, der explizit an diese Person gebunden ist.

Um eine digitale Signatur in Excel hinzuzufügen (das automatisch alle auf Ihrem Computer gespeicherten digitalen Zertifikate erkennt), müssen Sie zunächst eine ID erwerben oder Ihre eigene erstellen.

Wann sollten Sie in Excel unterschreiben?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie einer Excel-Seite eine Unterschrift (oder eine Unterschriftszeile) hinzufügen müssen.

Hier sind einige der häufigsten:

  • Bei der Genehmigung von internen Buchhaltungsberichten und datenintensiven Dateien.
  • Kunden bitten, Rechnungen, Preistabellen, Angebote oder Quittungen zu genehmigen.
  • Für Excel-Dokumente, die Berechnungen enthalten, die von der Geschäftsleitung oder der Buchhaltung überprüft werden müssen.
  • Ein Kunde bittet ausdrücklich um ein Dokument als Excel-Datei.

Auch wenn Sie die meisten Dokumente im PDF- oder Microsoft Word-Format erstellen, ist es sinnvoll, klare Verfahren für die Erstellung elektronischer Signaturen in Excel zu haben, falls dies einmal erforderlich sein sollte.

So erstellen Sie eine elektronische Signatur in Excel

Sie haben die Möglichkeit, in Excel entweder eine sichtbare oder eine unsichtbare Signatur hinzuzufügen. Sie können auch eine eigene Unterschriftszeile erstellen, die es den Empfängern ermöglicht, ihre Zustimmung zu geben.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Excel-Dokument.
  2. Markieren Sie den Bereich, in dem Sie Ihre Unterschrift anbringen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie dann Text > Unterschriftszeile > Microsoft Office Unterschriftszeile.
  4. Ein Dialogfeld zur Einrichtung der Unterschrift wird angezeigt. Geben Sie die gewünschten Informationen ein:
      • Vorgeschlagener Unterzeichner – Der Name des Empfängers (wenn Sie das Dokument unterschreiben, ist dies Ihr Name).
      • Vorgeschlagener Titel des Unterzeichners – Die Funktion des Empfängers, z.B., „Manager“ oder „CEO“.
      • Vorgeschlagene E-Mail-Adresse des Unterzeichners – Die E-Mail-Adresse des Empfängers.
      • Anweisungen für den Unterzeichner – Alle Anweisungen, die Sie hinzufügen möchten.
  5. Kreuzen Sie die Kontrollkästchen unten im Popup-Fenster an („Dem Unterzeichner erlauben…“ und „Unterzeichnungsdatum anzeigen…“), wenn Sie das Unterzeichnungsdatum anzeigen und/oder dem Unterzeichner erlauben möchten, Kommentare hinzuzufügen, und klicken Sie auf OK.
  6. Doppelklicken Sie auf die Unterschriftszeile (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Unterzeichnen). Möglicherweise werden Sie aufgefordert, das Dokument zu speichern.
  7. Wenn Sie derzeit über keine digitalen Zertifikate verfügen, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine „Digitale ID abrufen“ möchten. Wenn Sie dies wünschen, wählen Sie Ja und folgen Sie den Anweisungen. Alternativ können Sie Ihr Zertifikat mit Hilfe dieser Anleitung erstellen.
  8. Geben Sie Ihren Namen in das Feld im Pop-up ein (oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Bild auswählen“), einschließlich zusätzlicher Details, wenn Sie dies wünschen, und klicken Sie auf „Signieren“.

Wie man eine unsichtbare Signatur in Excel erstellt

Alternativ können Sie eine unsichtbare Signatur in Excel hinzufügen. Ihr signiertes Dokument wird unten auf der Seite eine Registerkarte Signaturen haben:

Befolgen Sie die folgenden Schritte:

  1. Öffnen Sie das Excel-Dokument.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie Arbeitsmappe schützen > Digitale Signatur hinzufügen.
  3. Füllen Sie die Pop-up-Felder aus und klicken Sie auf Signieren.

Wie man eine Excel-Datei zu einem Dokument in PandaDoc hinzufügt

Wenn Sie es vorziehen, ein separates schriftliches Dokument anstelle eines Arbeitsblatts zu erstellen, das die Empfänger unterschreiben sollen, können Sie dies in einem Tool wie PandaDoc tun und alle relevanten Excel-Dateien anhängen.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine Excel-Datei zu PandaDoc hinzuzufügen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem PandaDoc-Konto an.
  2. Öffnen Sie ein Dokument auf der Registerkarte „Dokumente“ (linke Symbolleiste) oder laden Sie eines hoch, indem Sie „Neues Dokument“ (rechte obere Ecke) wählen.
  3. Wählen Sie in der rechten Symbolleiste des Dokumenteditors „Mehr“ und dann „Angehängte Dateien“.
  4. Klicken Sie auf „Anhang hochladen“.

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