Wie – und warum – Sie Ihr Unternehmen gründen sollten

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Der Begriff Corporation kommt vom lateinischen corpus, was Körper bedeutet. Eine Aktiengesellschaft ist ein Körper – sie ist eine juristische Person im Sinne des Gesetzes. Sie kann vor Gericht klagen, Eigentum kaufen und verkaufen, Verträge schließen, besteuert werden und sogar Straftaten begehen. Ihr bemerkenswertestes Merkmal: Eine Corporation schützt ihre Eigentümer vor der persönlichen Haftung für die Schulden und Verpflichtungen des Unternehmens – in Grenzen.
Die Corporation wird als künstlich geschaffene juristische Person betrachtet, die getrennt von den Personen existiert, die sie gegründet haben und ihre Geschäfte führen. Mit nur einem Gründer kann eine Körperschaft gegründet werden, indem einfach ein Antrag auf eine Satzung beim jeweiligen Staat gestellt wird. Mit diesem Antrag gibt der Gründer Fakten zu Protokoll, wie zum Beispiel:

  • den Zweck der geplanten Gesellschaft,
  • die Namen und Adressen der Gründer,
  • den Betrag und die Art des Grundkapitals, das die Gesellschaft ausgeben darf, und
  • die Rechte und Privilegien der Inhaber jeder Aktienklasse.

Warum eine Aktiengesellschaft?
Es stimmt, dass die Rechtsform einer Aktiengesellschaft in bestimmten Situationen einige Nachteile mit sich bringt. Zum Beispiel wären Sie als Geschäftsinhaber für zusätzliche Aufzeichnungspflichten und administrative Details verantwortlich. Noch wichtiger ist, dass die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft in einigen Fällen eine zusätzliche Steuerbelastung mit sich bringen kann. Dies ist das Letzte, was ein Unternehmer braucht, vor allem in der Anfangsphase.
Abgesehen von steuerlichen Gründen ist die häufigste Motivation für die Gründung einer Aktiengesellschaft die Erkenntnis, dass der Aktionär nicht rechtlich für die Handlungen der Gesellschaft haftet. Dies liegt daran, dass die Gesellschaft eine eigene Existenz hat, die völlig unabhängig von denjenigen ist, die sie leiten. Sehen wir uns jedoch drei weitere Gründe an, warum die Aktiengesellschaft ein attraktives Instrument für die Führung eines Unternehmens ist.

  • Unbegrenzte Lebensdauer. Im Gegensatz zu Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist die Lebensdauer der Aktiengesellschaft nicht von der Lebensdauer einer oder mehrerer Personen abhängig. Sie kann auf unbestimmte Zeit fortbestehen, bis sie ihren Zweck erfüllt, mit einem anderen Unternehmen fusioniert oder in Konkurs geht. Wenn nicht anders angegeben, kann sie auf unbestimmte Zeit fortbestehen.
  • Übertragbarkeit von Aktien. Es ist immer gut zu wissen, dass die eigenen Anteile an einem Unternehmen ohne weiteres verkauft, übertragen oder an ein anderes Familienmitglied verschenkt werden können. Der Prozess der Veräußerung von Eigentumsanteilen an Einzelunternehmen und Personengesellschaften kann mühsam und kostspielig sein. Das Eigentum muss neu benannt, neue Urkunden ausgestellt und andere administrative Schritte unternommen werden, sobald die geringste Änderung der Eigentumsverhältnisse eintritt. Bei Kapitalgesellschaften werden alle Rechte und Privilegien der einzelnen Eigentümer durch die von ihnen gehaltenen Aktien repräsentiert. Der Schlüssel zu einer schnellen und effizienten Übertragung des Eigentums am Unternehmen befindet sich auf der Rückseite jedes Aktienzertifikats, wo in der Regel ein Platz für die Unterschrift des Aktionärs auf den zu verkaufenden oder anderweitig zu veräußernden Aktien vorgesehen ist.

  • Fähigkeit zur Beschaffung von Investitionskapital. Aufgrund der beschränkten Haftung und der leichten Übertragbarkeit von Aktien ist es in der Regel viel einfacher, neue Investoren für eine Kapitalgesellschaft zu gewinnen. Aktien können direkt an neue Investoren übertragen werden, oder bei größeren öffentlichen Angeboten werden die Dienste von Maklerfirmen und Börsen in Anspruch genommen.

Vorteile der Kapitalgesellschaft

  • Eigentümer sind vor der persönlichen Haftung für Schulden und Verpflichtungen des Unternehmens geschützt.
  • Kapitalgesellschaften verfügen über einen zuverlässigen juristischen Präzedenzfall als Leitfaden für Eigentümer und Manager.
  • Kapitalgesellschaften sind das beste Vehikel für eventuelle öffentliche Unternehmen.
  • Kapitalgesellschaften können durch den Verkauf von Wertpapieren leichter Kapital beschaffen.
  • Kapitalgesellschaften können durch die Übertragung von Wertpapieren leicht Eigentum übertragen.
  • Kapitalgesellschaften können eine unbegrenzte Lebensdauer haben.
  • Kapitalgesellschaften können unter bestimmten Umständen Steuervorteile schaffen, aber beachten Sie, dass C-Kapitalgesellschaften einer „Doppelbesteuerung“ der Gewinne unterliegen können. Um dies zu vermeiden, entscheiden sich viele Unternehmenseigentümer dafür, ihre Unternehmen nach dem Unterkapitel S des Internal Code zu führen. Bei dieser auch als S-Corporation bezeichneten Rechtsform wird das Einkommen an die einzelnen Aktionäre weitergeleitet.

Nachteile einer Kapitalgesellschaft

  • Kapitalgesellschaften erfordern jährliche Versammlungen und verlangen von den Eigentümern und Geschäftsführern die Einhaltung bestimmter Formalitäten.
  • Kapitalgesellschaften sind in der Gründung teurer als Personengesellschaften und Einzelunternehmen.
  • Firmen müssen regelmäßig beim Staat angemeldet werden und es fallen jährliche Gebühren an.

Anfangen

Um mit der Gründung einer Firma zu beginnen, wenden Sie sich an das Staatssekretariat oder die Behörde, die für die Eintragung von Firmen in Ihrem Staat zuständig ist. Erkundigen Sie sich nach Anweisungen, Formularen und Gebührenordnungen für Unternehmensgründungen. Es ist möglich, die Gründung ohne die Hilfe eines Anwalts zu beantragen, indem Sie Bücher und Software verwenden, die Sie dabei unterstützen. Ihre Kosten sind die Kosten für diese Hilfsmittel, die Anmeldegebühren und andere Kosten, die mit der Gründung in Ihrem Staat verbunden sind.
Wenn Sie die Gründung selbst vornehmen, sparen Sie die Kosten für einen Anwalt, die zwischen 500 und 1.000 Dollar betragen können. Der Nachteil dieses Weges ist, dass das Verfahren einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Sie ein kleines, aber wichtiges Detail in den Gesetzen Ihres Bundeslandes übersehen. Sie können sich auch dafür entscheiden, ein Dienstleistungsunternehmen mit der Vorbereitung und Einreichung der Dokumente beim Staat zu beauftragen.

Einer der ersten Schritte, die Sie im Gründungsprozess unternehmen müssen, ist die Vorbereitung einer Gründungsurkunde oder eines Gesellschaftsvertrags. Einige Bundesstaaten stellen Ihnen hierfür ein gedrucktes Formular zur Verfügung, das entweder Sie oder Ihr Anwalt ausfüllen können. Zu den geforderten Informationen gehören der vorgeschlagene Name der Gesellschaft, der Zweck der Gesellschaft, die Namen und Adressen der Gründungsparteien und der Ort des Hauptsitzes der Gesellschaft.
Die Gesellschaft benötigt außerdem eine Satzung, die detaillierter als die Satzung beschreibt, wie die Gesellschaft geführt wird, einschließlich der Verantwortlichkeiten der Aktionäre, Direktoren und leitenden Angestellten; wann Aktionärsversammlungen abgehalten werden; und andere Details, die für die Führung des Unternehmens wichtig sind. Sobald Ihre Satzung angenommen ist, wird Ihnen das Büro des Staatssekretärs eine Gründungsurkunde zusenden.
Eine wichtige Entscheidung, die Sie bei der Gründung treffen müssen, ist die Wahl des richtigen Bundesstaates für die Gründung. Sie sind nicht verpflichtet, in dem Bundesstaat zu gründen, in dem Ihr Unternehmen tätig ist; Sie können aus jedem der 50 Bundesstaaten oder dem District of Columbia wählen.

Eine Kapitalgesellschaft wird in allen Bundesstaaten außer dem Bundesstaat, in dem sie gegründet wurde, als ausländische Kapitalgesellschaft bezeichnet. Wenn eine Gesellschaft in einem anderen Staat als dem, in dem sie gegründet wurde, geschäftlich tätig ist, kann es erforderlich sein, dass sie in dem anderen Staat eine Bescheinigung über die Befugnis zur Ausübung von Geschäften (auch ausländische Qualifikation genannt) beantragt. Wenn eine Gesellschaft Geschäfte tätigt und es versäumt, sich als ausländische Gesellschaft registrieren zu lassen, kann sie den Zugang zu den Gerichten dieses Staates verlieren und mit Steuerstrafen und Bußgeldern konfrontiert werden.

Eine ausländische Gesellschaft, die sich in einem anderen Staat registrieren lässt, muss staatliche Anmeldegebühren für die Qualifikationsanmeldung zahlen; diese Gebühren sind in der Regel teurer als die Kosten für die Anmeldung einer inländischen Gesellschaft. Außerdem unterliegen ausländische qualifizierte Unternehmen den Steuern und Jahresberichtsgebühren sowohl des Staates der Gründung als auch des qualifizierten Staates. Daher ist der tatsächliche Vorteil der Gründung in einem Staat mit sehr niedrigen Erstanmeldegebühren und niedriger Körperschaftssteuer nicht so groß, wie es scheint, wenn Ihr Unternehmen immer noch die Voraussetzungen erfüllen muss, um in dem Staat, in dem es tätig ist, geschäftlich tätig zu werden.

Die Definition des Begriffs „geschäftlich tätig werden“ hängt vom jeweiligen Staat und der Situation ab. Wenden Sie sich an Ihren Anwalt, um festzustellen, wie das Gesetz auf Ihre Situation anzuwenden ist. Im Allgemeinen werden jedoch einige Faktoren berücksichtigt, wenn ein Staat feststellt, ob eine Gesellschaft in einem Staat Geschäfte tätigt:

  1. Ist die Gesellschaft in dem Staat physisch präsent?
  2. Hat die Gesellschaft Angestellte in dem Staat?
  3. Nimmt die Gesellschaft Bestellungen in dem Staat entgegen?
  4. Hat die Gesellschaft ein Bankkonto in dem Staat?

Bitte beachten Sie, dass die bloße Abwicklung von Geschäften über den Versandhandel oder das Internet in der Regel nicht gleichbedeutend mit der Abwicklung von Geschäften ist; dies wird jedoch von Fall zu Fall entschieden. Auch hier sollten Sie sich an Ihren Anwalt wenden, da diese Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Wenn Sie Investitionen anstreben, ist die bevorzugte Rechtsform der meisten Investoren und VCs die C-Corporation, also die Standardgesellschaft, die durch Gründung entsteht. Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Partnerschaften mit beschränkter Haftung und andere Rechtsformen werden nicht bevorzugt, weil die Vorschriften von Staat zu Staat variieren und weil sie nicht über die rechtliche Struktur von Aktionären, einem Vorstand und leitenden Angestellten verfügen, die zu den Standardbestandteilen von Investitionen gehören.
Wenn Sie weniger als 35 Aktionäre haben, sollten Sie sich aus steuerlichen Gründen für die Rechtsform der S Corporation entscheiden. Sie müssen das Formular 2553 innerhalb kurzer Zeit nach der Gründung einreichen. Informieren Sie sich also beim Finanzamt über die Einreichung und die Fristen. Wenn Sie in Zukunft mehr als 35 Aktionäre haben, können Sie Ihren Steuerstatus wieder in eine C-Aktiengesellschaft ändern, um dies zu tun.
Immer wenn Sie mit investorenbezogenen Vereinbarungen und Aktienzuteilungen zu tun haben, sollten Sie mit einem Wertpapieranwalt zusammenarbeiten. Diese Bereiche sind komplex und wichtig, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen behalten und auch in Zukunft davon profitieren. Nebenbei bemerkt: Der Anwalt, mit dem Sie zusammenarbeiten, sollte in der Regel kein Aktionär oder Vorstandsmitglied des Unternehmens sein. Wenn er oder sie dies vorschlägt, sollten Sie mit dem Anwalt die Berufsregeln seiner Anwaltskammer besprechen, die Beschwerdestelle der Anwaltskammer anrufen, um die Situation zu besprechen und sicherzustellen, dass sein oder ihr Handeln ethisch vertretbar ist.

Leitung Ihrer Gesellschaft

Hier ist eine Übersicht, wer welche Rollen in einer Gesellschaft spielt:

  • Vorstand: Die ursprünglichen Direktoren werden in der Gründungsurkunde benannt, dem Dokument, das beim Staat eingereicht wird, um die juristische Person zu gründen. Die Direktoren beaufsichtigen die leitenden Angestellten des Unternehmens und stellen sicher, dass das Unternehmen im Einklang mit dem Gesetz und den Unternehmensverfahren arbeitet. Die Direktoren sind der Gesellschaft gegenüber treuhänderisch verpflichtet, im besten Interesse der Gesellschaft und nicht in ihrem eigenen Interesse zu handeln, neben anderen gesetzlichen Pflichten. Diese Pflichten bestehen darin, die Investitionen der Aktionäre in die Gesellschaft zu schützen. Investoren wollen oft mindestens einen Vertreter im Vorstand haben, da der Vorstand formal die Entscheidungen des Unternehmens kontrolliert. Manchmal verzichten Investoren jedoch auf einen Vorstand und vereinbaren andere vertragliche Alternativen, um die treuhänderische Pflicht zu umgehen, zum Wohle der Gesellschaft und nicht für sich selbst zu handeln. Der Vorstand ernennt und kann die leitenden Angestellten der Gesellschaft entlassen, die für das Tagesgeschäft des Unternehmens verantwortlich sind.
  • Aktionäre: Aktionäre sind Personen, die von der Gesellschaft Aktien als Gegenleistung für gezahltes Geld oder erbrachte Leistungen erhalten haben. Die Aktionäre treffen sich jährlich bei der Jahresversammlung der Gesellschaft, um den Vorstand zu wählen. Die Aktionäre haften nicht für die Schulden der Gesellschaft und sind auch nicht für ein Fehlverhalten der Gesellschaft haftbar. Die Investoren erhalten im Gegenzug für ihre Investition Aktien. In der Regel wollen sie „Vorzugsaktien“, was bedeutet, dass sie bei minimalen Dividenden oder anderen negativen finanziellen Ereignissen vorrangig ihr Geld vor den „Stammaktien“-Aktionären erhalten.
  • Amtsträger: Zu den leitenden Angestellten gehören in der Regel mindestens ein CEO und/oder Präsident, ein Sekretär und ein Schatzmeister/CFO. Die leitenden Angestellten haben gegenüber der Gesellschaft nicht die gleichen erhöhten treuhänderischen Pflichten wie der Vorstand.

Wenn Sie eine Gesellschaft gegründet haben, müssen Sie sich an die Regeln der Gesellschaftsgründung halten. Wenn Sie das nicht tun, kann ein Gericht den Schleier der Gesellschaft durchdringen und Sie und die anderen Eigentümer persönlich für die Schulden des Unternehmens haftbar machen.

Es ist wichtig, dass Sie alle vom staatlichen Recht vorgeschriebenen Regeln befolgen. Sie sollten genaue Finanzunterlagen für die Gesellschaft aufbewahren, aus denen hervorgeht, dass die Einnahmen und Ausgaben der Gesellschaft von denen der Eigentümer getrennt sind.

Die Gesellschaft sollte auch Aktien ausgeben, Jahresberichte einreichen und jährliche Versammlungen abhalten, um die leitenden Angestellten und Direktoren zu wählen, auch wenn es sich dabei um dieselben Personen wie die Aktionäre handelt. Führen Sie über diese Versammlungen unbedingt Protokoll. Bei allen Hinweisen auf Ihr Unternehmen sollten Sie darauf achten, dass es als Aktiengesellschaft bezeichnet wird, und zwar mit Inc. oder Corp. je nachdem, was in Ihrem Bundesstaat erforderlich ist. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Geschäftspartner, wie z. B. Ihre Bank oder Ihre Kunden, wissen, dass Sie ein leitender Angestellter einer Gesellschaft sind.

Um sicherzustellen, dass Ihre Gesellschaft auf der richtigen Seite des Gesetzes bleibt, sollten Sie die folgenden Richtlinien beachten:

  • Rufen Sie jedes Jahr den Staatssekretär an, um Ihren Gesellschaftsstatus zu überprüfen.
  • Tragen Sie die Jahresversammlungen (Aktionärs- und Vorstandsversammlungen) auf Karteikarten ein.
  • Prüfen Sie alle Verträge, um sicherzustellen, dass in jedem Vertrag der richtige Name verwendet wird. In der Unterschriftszeile sollte „John Doe, President, XYZ Corp.“ stehen, niemals nur „John Doe“.
  • Verwenden Sie niemals Ihren Namen gefolgt von „dba“ (doing business as) in einem Vertrag.
  • Bevor Sie irgendeine Aktivität außerhalb des normalen Geschäftsverlaufs unternehmen – wie den Kauf größerer Vermögenswerte -, schreiben Sie einen Unternehmensbeschluss, der dies erlaubt. Bewahren Sie alle ausgefüllten Formulare im Firmenbuch auf.
  • Verwenden Sie niemals Firmenschecks für persönliche Schulden und umgekehrt.
  • Holen Sie sich professionellen Rat über die Weiterführung von einbehaltenen Gewinnen, die nicht für unmittelbare Betriebskosten benötigt werden.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus den BüchernStart Your Own Business undEntrepreneur Magazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships und den Artikeln „Incorporation: Giving Form to Your Business“ von Judith Silver und „Incorporating Your Business“ von Rick Oster.