9 grandes aplicaciones para planificadores de eventos y bodas

septiembre 11, 2021admin

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Alrededor de principios de 2010 me embarqué en un nuevo camino profesional: decidí convertirme en un planificador de eventos. Desde que empecé, he gestionado eventos en Singapur, París, Dubai y Cancún, organizando desde banquetes íntimos hasta ceremonias de inauguración a gran escala. Cada evento era único y me encantaba cada momento.

Aunque solo hace cinco años, cuando empecé mi nueva andadura, era difícil encontrar buenas herramientas de planificación de eventos. No había muchas soluciones de software ni aplicaciones móviles diseñadas para planificadores de eventos, así que me vi obligada a conformarme con hojas de cálculo de Excel, presentaciones de Powerpoint y muchos documentos de Word.

Pero las cosas han cambiado mucho en muy poco tiempo.

Hoy en día, los planificadores de eventos tienen algunas herramientas muy interesantes a su disposición para simplificar su complicado flujo de trabajo. Me gustaría compartir algunas de las mejores que he convertido en parte de mi kit de herramientas de planificación de eventos.

Búsqueda de inspiración creativa

Una de las aplicaciones más útiles para encontrar inspiración creativa es Pinterest, la popular red social para recopilar y compartir imágenes. Puedes navegar por miles de fotos e imágenes para encontrar inspiración creativa para tu próximo evento. Esta inmensa biblioteca de imágenes es especialmente útil para encontrar ideas para la decoración, el diseño y la temática de los eventos.

Disponible en: Web, iOS y Android

Precio: gratis

Consejo profesional: Crea una cuenta de Pinterest y configura un «tablero» distinto con cada cliente. Así podréis compartir ideas entre vosotros sin tener que enviar correos electrónicos de un lado a otro.

Mantener organizadas las notas y el material de planificación

Cuando se trata de mantenerse organizado, no hay mejor amigo que Evernote. Esta aplicación te permite guardar todas tus «cosas» en un lugar conveniente, ya sean imágenes, texto, cualquier tipo de nota -incluso páginas web enteras-. Además, puedes categorizar todo según lo necesites añadiendo etiquetas.

Disponible en: Web, Mac, Windows, Android, iOS y Windows Phone

Precio: gratis, premium por 5$/mes, business por 10$/mes (por usuario)

Consejo profesional: instala la extensión del navegador Evernote Web Clipper y guarda rápidamente en tu cuenta de Evernote el contenido más interesante que encuentres en la red.

Hack para usuarios avanzados: Utiliza IFTTT para importar automáticamente las imágenes que guardas en tu tablero de Pinterest, asegurándote de tenerlo todo en un solo lugar.

Comunicarse con los miembros del equipo

Tener que gestionar un equipo grande, así como varios proveedores externos al mismo tiempo, puede ser complicado. Pero Slack hace que la comunicación sea más eficiente sustituyendo los largos correos electrónicos por textos cortos tipo «sala de chat». Slack también permite crear grupos separados y añadir etiquetas a los mensajes para encontrar la información más fácilmente.

Disponible en: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone próximamente)

Precio: gratuito (para hasta 10.000 mensajes), luego los planes comienzan en 7 dólares al mes (por usuario)

Consejo profesional: crea diferentes grupos para diferentes segmentos de tu equipo para mantener tu comunicación de ida y vuelta dirigida y eficiente.

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Recolección de imágenes de eventos

¿Alguna vez has querido hacer un seguimiento de toda la producción de tu evento, incluyendo todas las imágenes de los proveedores y los diferentes miembros del equipo? Capsule es una gran solución. Pide a todas las partes que se descarguen la aplicación de fotos de Capsule, entonces todas las fotos que tomen se importarán a tu «cápsula» compartida en línea. Se acabó el perseguir a todo el mundo por sus fotos

Disponible en: Web, Android y iOS

Precio: gratis

Consejo profesional: recomienda esta aplicación a tus clientes, ¡te amarán por ello! También hay un mercado disponible donde los usuarios pueden pedir impresiones de sus imágenes.

Programación de reuniones

Aunque probablemente trabajes con cada uno de los proveedores uno a uno, a veces todos en un proyecto necesitan asistir a una reunión de grupo. Coordinar una fecha y hora que funcione para todos no es fácil, pero Doodle te permite proponer diferentes opciones y obtener respuestas tipo encuesta de cada asistente.

Disponible en: Web, iOS

Precio: gratuito, premium por 39€/año (también hay una versión para empresas que empieza en 69€/año

Gestionar cada aspecto de tu evento

Tener la información del evento dispersa en diferentes apps, correos electrónicos y archivos informáticos puede perjudicar mucho el éxito de tu próximo evento. Tener un espacio de trabajo centralizado hace que sea más fácil estar al tanto de todo. Planning Pod está diseñado específicamente para planificadores de eventos y ofrece más de dos docenas de herramientas de gestión de eventos. Para una buena visión general de todo lo que puede hacer Planning Pod, vea este vídeo.

Disponible en: Web

Precio: prueba gratuita (30 días), luego planes a partir de 19,99 $/mes

Consejo profesional: puedes compartir Planning Pod con tu equipo (y clientes si quieres) para asignar tareas, establecer plazos y gestionar toda la colaboración del equipo.

Mantener a los clientes al tanto

Planning Pod ofrece una función que te permite mantener a tus clientes informados sobre todos los aspectos del proceso de planificación de eventos, pero a veces quieres una herramienta que te permita compartir solo las partes más importantes con ellos. Blossom es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para seguir el progreso del evento por etapas. Se diseñó principalmente para que las empresas tecnológicas hicieran un seguimiento del desarrollo de sus productos, pero también funciona perfectamente para la gestión de eventos.

Blossom permite crear «tarjetas» para cada tarea del evento, que pueden moverse de una etapa a otra a medida que se completa cada parte. También puede añadir un paso de «aprobación del cliente» al final que permite a su cliente dar a cada elemento una revisión final.

Disponible en: Web

Precio: prueba gratuita (14 días), luego planes a partir de 19 dólares/mes

Consejo profesional: Blossom se integra con Slack, lo que facilita el seguimiento de los miembros del equipo sobre los elementos que aparecen en Blossom.

Gestión de invitaciones, registro y venta de entradas

Si está planeando un evento que requiere registro o venta de entradas, Bizzabo le permite crear un evento, agregar tipos de entradas, construir un sitio web de eventos y enviar sus invitaciones, todo dentro de una aplicación. Bizzabo también le ayuda a estar al tanto de lo que la gente dice en las redes sociales sobre su evento. El día del evento, la aplicación le permite enviar notificaciones push a los asistentes sobre cualquier retraso o cambio en el programa. Para una buena visión general de cómo funciona Bizzabo, mira este vídeo.

Disponible en: Web, iOS y Android

Precio: los planes van desde los gratuitos hasta los planes personalizados de pago

Consejo profesional: Bizzabo ofrece un extra especial para los asistentes al evento: pueden usar la app para hacer contactos y enviarse mensajes entre ellos para concertar reuniones, etc.

Como ves, hay un montón de apps y herramientas web impresionantes que pueden ayudarte a que tu próximo evento sea inolvidable. Utilizas alguna otra que se nos haya escapado? Compártela con nosotros en los comentarios de abajo.

Lee todos los artículos de Melanie Haselmayr en AllBusiness.com.

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