Cómo crear una firma electrónica en Excel

Crear firmas electrónicas en Microsoft Excel es un proceso sencillo. A menudo, las empresas utilizan las hojas de Excel de la misma manera que otros documentos como los PDF y los archivos de Word.

Añadir firmas electrónicas o digitales a estos documentos, en contraposición a las firmas de bolígrafo y tinta, puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo y recursos. Este es especialmente el caso cuando numerosas personas de una organización necesitan aprobar documentos.

Es más, proporcionar a los clientes la opción de aprobar documentos rápidamente añadiendo una línea de firma probablemente conducirá a un aumento en su tasa de conversión y a una disminución del tiempo de entrega de propuestas, contratos, informes, facturas, etc.

En este post, vamos a exponer las diferencias entre los dos tipos principales de firmas virtuales y mostraremos cómo añadir firmas electrónicas y líneas de firma a los documentos de Excel.

¿Qué es una firma electrónica?

Entonces, ¿qué es una firma electrónica?

En pocas palabras, una firma electrónica es una marca virtual que se coloca en un documento para significar su aprobación. Supongamos que alguien recibe un contrato como archivo adjunto en un correo electrónico. Abre el documento, añade una imagen de firma fotocopiada en la parte inferior de la última página y lo devuelve. Acaban de aprobar electrónicamente el documento.

Es posible añadir más capas de seguridad a este proceso con herramientas especializadas. Después de firmar un documento electrónicamente, se genera automáticamente un certificado y se almacena una copia como PDF en la nube.

En general, las firmas electrónicas son tan seguras como las típicas firmas manuscritas, si no más. Los gobiernos de todo el mundo han introducido numerosas legislaciones (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, etc.). Además, las firmas electrónicas suelen ir acompañadas de un amplio «rastro de auditoría», como los correos electrónicos, lo que hace que sean muy fáciles de verificar.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica muy segura. Las firmas digitales se basan en lo que se llama una infraestructura de clave pública (PKI) para verificar los documentos. Es casi imposible falsificar una firma digital o modificar un documento una vez firmado.

Las personas que quieran utilizar la firma digital deben adquirir primero un certificado digital (o ID digital) de una «autoridad de certificación». Cada vez que aprueban un contrato, una propuesta, una factura, etc., adhieren este ID digital al documento, creando un archivo cifrado único. Este archivo sólo puede descifrarse con una clave pública vinculada explícitamente a esa persona.

Para añadir una firma digital en Excel (que reconocerá automáticamente cualquier certificado digital almacenado en su ordenador), tendrá que adquirir primero un ID o crear el suyo propio.

¿Cuándo debe firmar en Excel?

Puede que necesite añadir una firma (o línea de firma) a una página de Excel por varias razones.

Aquí tiene algunas de las más comunes:

• Aprobar informes de contabilidad interna y archivos con muchos datos.
• Pedir a los clientes que aprueben facturas, tablas de precios, presupuestos o recibos.
• Para documentos de Excel que contengan cálculos que requieran la verificación de la dirección o la contabilidad.
• Un cliente pide específicamente un documento como archivo de Excel.

Incluso si creas la mayoría de los documentos en formato PDF o Microsoft Word, es una buena práctica tener procesos claros para crear firmas electrónicas en Excel si alguna vez surge la necesidad.

Cómo crear una firma electrónica en Excel

Tienes la opción de añadir una firma visible o invisible en Excel. También puedes crear una línea de firma por sí sola, que permitirá a los destinatarios dar su aprobación.

Sigue los siguientes pasos:

1. Abre el documento de Excel.
2. Selecciona el área donde quieres que vaya tu firma.
3. Haga clic en la pestaña Insertar y, a continuación, seleccione Texto > Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo de configuración de la firma. Introduzca la información que desea que aparezca:
   • • Firmante sugerido: el nombre del destinatario (si está firmando el documento, será su nombre).
     • Título del firmante sugerido: la función laboral del destinatario, por ejemplo, «gerente» o «director general».
     • Dirección de correo electrónico del firmante sugerida – La dirección de correo electrónico del destinatario.
     • Instrucciones para el firmante – Cualquier instrucción que desee incluir.
   • Marque las casillas de verificación de la parte inferior de la ventana emergente («Permitir al firmante…» y «Mostrar la fecha de la firma…») si desea mostrar la fecha de la firma y/o permitir que el firmante añada comentarios y haga clic en Aceptar.
   • Haga doble clic en la línea de la firma (o haga clic con el botón derecho y seleccione Firmar). Es posible que se le pida que guarde el documento.
   • Si no tiene ningún certificado digital disponible actualmente, aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea «Obtener un ID digital», si desea hacerlo, seleccione Sí y siga las instrucciones. Alternativamente, puede crear su certificado siguiendo estas instrucciones.
   • Ingrese su nombre en el campo de la ventana emergente (o pulse el botón de seleccionar imagen), incluyendo cualquier detalle adicional si lo desea, y haga clic en Firmar.

   Cómo crear una firma invisible en Excel

   Alternativamente, puede añadir una firma invisible a Excel. Tu documento firmado tendrá una pestaña de Firmas en la parte inferior de la página:

   Sigue los siguientes pasos:

   1. Abre el documento de Excel.
   2. Selecciona la pestaña Archivo y elige Proteger libro de trabajo > Añadir firma digital.
   3. Completa los campos emergentes y haz clic en Firmar.

   Cómo añadir un archivo de Excel a un documento en PandaDoc

   Si prefieres crear un documento escrito independiente en lugar de una hoja de cálculo para que lo firmen los destinatarios, puedes hacerlo en una herramienta como PandaDoc y adjuntar los archivos de Excel pertinentes.

   Sigue los siguientes pasos para añadir un archivo de Excel a PandaDoc:

   1. Entra en tu cuenta de PandaDoc.
   2. Abre un documento en la pestaña Documentos (barra de herramientas izquierda) o sube uno seleccionando Nuevo documento (esquina superior derecha).
   3. Selecciona Más en la barra de herramientas de la derecha en el editor de documentos y elige Archivos adjuntos.
   4. Haz clic en Subir archivo adjunto.

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