Cómo -y por qué- constituir su empresa

septiembre 16, 2021admin

El término corporación proviene del latín corpus, que significa cuerpo. Una corporación es un cuerpo: es una persona jurídica a los ojos de la ley. Puede entablar pleitos, comprar y vender propiedades, contratar, pagar impuestos e incluso cometer delitos. Su característica más notable: una corporación protege a sus propietarios de la responsabilidad personal por las deudas y obligaciones corporativas – dentro de unos límites.
La corporación se considera una entidad legal creada artificialmente que existe separada y aparte de los individuos que la crearon y llevan a cabo sus operaciones. Con tan solo un constituyente, se puede formar una corporación simplemente presentando una solicitud de estatuto en el estado respectivo. Al presentar esta solicitud, el constituyente dejará constancia de hechos tales como:

el propósito de la corporación prevista,
los nombres y direcciones de los constituyentes,
la cantidad y tipos de capital social que la corporación estará autorizada a emitir, y
los derechos y privilegios de los titulares de cada clase de acciones.

¿Por qué constituir una sociedad anónima?
Es cierto que operar como una sociedad anónima tiene sus inconvenientes en determinadas situaciones. Por ejemplo, como propietario de un negocio, usted sería responsable de los requisitos adicionales de mantenimiento de registros y de los detalles administrativos. Y lo que es más importante, en algunos casos, operar como sociedad puede suponer una carga fiscal adicional. Esto es lo último que necesita el propietario de un negocio, especialmente en las primeras etapas de funcionamiento.
Recuerde que, aparte de las razones fiscales, la motivación más común para incurrir en el coste de la creación de una corporación es el reconocimiento de que el accionista no es legalmente responsable de las acciones de la corporación. Esto se debe a que la corporación tiene su propia existencia separada completamente de aquellos que la dirigen. Sin embargo, vamos a examinar otras tres razones por las que la corporación resulta ser un vehículo atractivo para llevar a cabo un negocio.

Vida ilimitada. A diferencia de las sociedades anónimas y las sociedades colectivas, la vida de la sociedad no depende de la vida de una persona o personas concretas. Puede continuar indefinidamente hasta que cumpla su objetivo, se fusione con otra empresa o quiebre. A menos que se indique lo contrario, podría continuar indefinidamente.

Transferibilidad de las acciones. Siempre es bueno saber que la participación que se tiene en un negocio puede ser fácilmente vendida, transferida o cedida a otro miembro de la familia. El proceso de desprenderse de la propiedad en empresas y sociedades puede ser engorroso y costoso. Hay que cambiar los títulos de propiedad, redactar nuevas escrituras y realizar otros trámites administrativos cada vez que se produce el más mínimo cambio de titularidad. En las sociedades anónimas, todos los derechos y privilegios de los propietarios individuales están representados por las acciones que poseen. La clave para un traspaso rápido y eficaz de la propiedad de la empresa se encuentra en el reverso de cada certificado de acciones, donde suele haber un lugar indicado para que el accionista endose y firme cualquier acción que se vaya a vender o a enajenar de otro modo.

Capacidad de reunir capital de inversión. Suele ser mucho más fácil atraer a nuevos inversores a una entidad corporativa debido a la responsabilidad limitada y a la fácil transferibilidad de las acciones. Las acciones pueden transferirse directamente a los nuevos inversores o, cuando se trata de ofertas públicas de mayor envergadura, se recurre a los servicios de las empresas de corretaje y las bolsas de valores.

Ventajas de la constitución de una sociedad

Los propietarios están protegidos de la responsabilidad personal por las deudas y obligaciones de la empresa.
Las sociedades cuentan con un conjunto fiable de precedentes legales para guiar a los propietarios y a los administradores.
Las corporaciones son el mejor vehículo para las empresas públicas eventuales.
Las corporaciones pueden recaudar capital más fácilmente a través de la venta de valores.
Las corporaciones pueden transferir fácilmente la propiedad a través de la transferencia de valores.
Las corporaciones pueden tener una vida ilimitada.
Las corporaciones pueden crear beneficios fiscales bajo ciertas circunstancias, pero tenga en cuenta que las corporaciones C pueden estar sujetas a «doble imposición» sobre los beneficios. Para evitar esto, muchos propietarios de negocios eligen operar sus corporaciones bajo el subcapítulo S del Código Interno. También conocida como una corporación S, esta entidad permite que los ingresos pasen a través de los accionistas individuales.

Desventajas de la incorporación

Las corporaciones requieren reuniones anuales y requieren que los propietarios y directores observen ciertas formalidades.
Las corporaciones son más costosas de establecer que las asociaciones y las empresas individuales.
Las corporaciones requieren presentaciones periódicas ante el estado y cuotas anuales.

Cómo empezar

Para iniciar el proceso de incorporación, póngase en contacto con el secretario de estado o la oficina estatal que se encarga de registrar las corporaciones en su estado. Solicite instrucciones, formularios y tarifas sobre la constitución de empresas. Es posible solicitar la constitución de una empresa sin la ayuda de un abogado, utilizando libros y programas informáticos que le guíen. Su gasto será el costo de estos recursos, las tasas de presentación y otros costos asociados con la incorporación en su estado.
Si usted presenta la incorporación por sí mismo, se ahorrará el gasto de usar un abogado, que puede costar de $ 500 a $ 1,000. La desventaja de seguir este camino es que el proceso puede llevarle algún tiempo. También existe la posibilidad de que se le escape algún pequeño pero importante detalle de la legislación de su estado. También puede optar por utilizar una empresa de servicios de incorporación para preparar y presentar los documentos con el estado.

Uno de los primeros pasos que debe tomar en el proceso de incorporación es preparar un certificado o artículos de incorporación. Algunos estados le proporcionarán un formulario impreso para esto, que usted o su abogado pueden completar. La información solicitada incluye el nombre propuesto de la sociedad, el propósito de la sociedad, los nombres y direcciones de las partes que se incorporan y la ubicación de la oficina principal de la sociedad.
La sociedad también necesitará un conjunto de estatutos que describan con mayor detalle que los artículos cómo funcionará la sociedad, incluyendo las responsabilidades de los accionistas, directores y funcionarios; cuándo se celebrarán las reuniones de los accionistas y otros detalles importantes para el funcionamiento de la empresa. Una vez aceptados los estatutos, la Secretaría de Estado le enviará un certificado de constitución. No está obligado a constituirse en el estado en el que opera su negocio; puede elegir entre cualquiera de los 50 estados o el Distrito de Columbia.

Una corporación se denomina corporación extranjera en todos los estados excepto en el estado en el que se constituye. Si una empresa realiza transacciones en un estado distinto al de su constitución, es posible que tenga que registrarse para obtener un certificado de autorización para realizar transacciones (también llamado calificación extranjera) en el otro estado. Si una empresa realiza transacciones comerciales y no se registra como empresa extranjera, puede perder el acceso a los tribunales de ese estado y enfrentarse a multas y sanciones fiscales.

Una empresa extranjera que se registra para obtener un certificado de autoridad en otro estado debe pagar las tasas de presentación del estado para la presentación de la calificación; estas tasas suelen ser más caras que el coste de presentación de una empresa nacional. Además, las corporaciones extranjeras calificadas están sujetas a impuestos y tasas de informes anuales tanto del estado de constitución como del estado de calificación. Por lo tanto, la ventaja real de constituir una sociedad en un estado con unas tasas de presentación iniciales muy bajas y un impuesto de sociedades bajo no es tan grande como parece si su empresa debe seguir cumpliendo los requisitos para hacer negocios en su estado de operaciones.

La definición de «hacer negocios» depende del estado y de la situación. Consulte a su abogado para determinar cómo se aplica la ley a su situación. En general, sin embargo, algunos factores que un estado considera al determinar si una corporación está realizando negocios en un estado incluyen:

¿La corporación tiene una presencia física en el estado?
¿La corporación tiene empleados en el estado?
¿Acepta la corporación pedidos en el estado?
¿Tiene la corporación una cuenta bancaria en el estado?

Tenga en cuenta que el simple hecho de realizar transacciones comerciales a través de la venta por correo o de Internet no suele equivaler a la realización de transacciones comerciales; sin embargo, la determinación se realiza en función de cada caso. Una vez más, consulte a su abogado para los detalles, ya que esta lista no pretende ser exhaustiva.

Si usted planea buscar la inversión, la entidad preferida de la mayoría de los inversores y VC es la corporación C, que es la corporación estándar formada por la incorporación. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, las Sociedades de Responsabilidad Limitada y otras entidades no se ven favorecidas debido a la variación de las normas entre los estados y porque no tienen la estructura legal de accionistas, un consejo de administración y funcionarios, que son componentes estándar de la inversión.
Si tiene menos de 35 accionistas, probablemente querrá elegir ser una corporación S a efectos fiscales. Usted debe presentar el formulario de elección 2553 dentro de un corto período de tiempo después de incorporar, así que asegúrese de comprobar con el IRS con respecto a la presentación y los plazos. Si usted necesita ampliar más de 35 accionistas en el futuro, puede cambiar su estatus fiscal de nuevo a una corporación C para hacerlo.
Cada vez que usted está tratando con los acuerdos relacionados con los inversores y las subvenciones de acciones, usted querrá trabajar con un abogado de valores. Estas áreas son complejas y vitales para asegurarse de que usted mantenga el control y los beneficios futuros de su empresa. Como nota al margen, el abogado con el que trabaje normalmente no debería ser un accionista o un miembro del consejo de administración de la empresa. Si él o ella sugiere esto, entonces usted debe discutir las Reglas de Responsabilidad Profesional de su Colegio de Abogados del Estado con el abogado, llamar a la línea de quejas de abogados del Colegio de Abogados del Estado para discutir la situación y asegurarse de que sus acciones son éticas.

Dirigiendo su Corporación

Aquí hay un resumen de quién juega qué roles en una corporación:

Consejo de Administración: Los directores originales se designan en los Artículos de Incorporación, que es el documento presentado ante el estado para formar legalmente la entidad. Los directores supervisan a los funcionarios de la empresa y se aseguran de que ésta funcione de acuerdo con la ley y los procedimientos corporativos. Los directores tienen el deber fiduciario de actuar en el mejor interés de la empresa y no en el suyo propio, entre otras obligaciones legales. Estos deberes consisten en proteger las inversiones de los accionistas en la empresa. Los inversores suelen querer tener al menos un representante en el consejo de administración, ya que éste controla formalmente las decisiones de la empresa. Sin embargo, a veces los inversores evitan tener directores y organizan otras alternativas contractuales para evitar los requisitos del deber fiduciario de actuar en beneficio de la corporación y no de ellos mismos. El consejo de administración nombra y puede despedir a los directivos de la corporación, que son responsables de las operaciones diarias de la empresa.

Accionistas: Los accionistas son personas a las que la corporación ha concedido acciones a cambio de dinero pagado o de servicios prestados a la corporación. Los accionistas se reúnen anualmente, en la asamblea anual de la corporación, para elegir el consejo de administración. Los accionistas no son responsables financieramente de las deudas de la corporación y no son legalmente responsables de ninguna mala acción de la corporación. Los inversores recibirán acciones a cambio de su inversión. Por lo general, querrán «acciones preferentes», lo que significa que si hay dividendos mínimos u otros acontecimientos financieros negativos, tendrán prioridad para obtener su dinero sobre los accionistas de «acciones comunes».

Directivos: Los directivos suelen incluir al menos un director general y/o un presidente, un secretario y un tesorero/CFO. Los directivos no tienen el mismo nivel de obligaciones fiduciarias para con la empresa que el consejo de administración.

Una vez constituida la empresa, asegúrese de seguir las normas de constitución. Si no lo hace, un tribunal puede atravesar el velo corporativo y hacer que usted y los demás propietarios sean personalmente responsables de las deudas de la empresa.

Es importante seguir todas las normas exigidas por la ley estatal. Debe mantener registros financieros precisos para la corporación, mostrando una separación entre los ingresos y gastos de la corporación y los de los propietarios.

La corporación también debe emitir acciones, presentar informes anuales y celebrar reuniones anuales para elegir a los funcionarios y directores, incluso si son las mismas personas que los accionistas. Asegúrese de guardar las actas de estas reuniones. En todas las referencias a su empresa, asegúrese de identificarla como una corporación, utilizando Inc. o Corp. También querrá asegurarse de que cualquier persona con la que trate, como su banquero o sus clientes, sepa que usted es un funcionario de una corporación.

Para asegurarse de que su corporación se mantiene en el lado correcto de la ley, preste atención a las siguientes directrices:

Llame al secretario de estado cada año para comprobar su estado corporativo.

Ponga las reuniones anuales (de los accionistas y de los directores) en las tarjetas de registro.

Revise todos los contratos para asegurarse de que se utiliza el nombre correcto en cada uno. La línea de la firma debe decir «John Doe, Presidente, XYZ Corp.», nunca sólo «John Doe».

Nunca utilice su nombre seguido de «dba» (doing business as) en un contrato. Renegocie los antiguos que lo hagan.

Antes de emprender cualquier actividad fuera del curso normal del negocio -como la compra de activos importantes- escriba una resolución corporativa que lo permita. Guarde todos los formularios completados en el libro corporativo.

Nunca utilice cheques corporativos para deudas personales y viceversa.

Obtenga asesoramiento profesional sobre las ganancias retenidas continuas que no se necesitan para los gastos operativos inmediatos.

Este artículo fue extraído de los librosStart Your Own Business yEntrepreneur Magazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships, y los artículos «Incorporation: Giving Form to Your Business» de Judith Silver y «Incorporating Your Business» de Rick Oster.