Comunicación eficaz por correo electrónico

junio 20, 2021admin

De qué trata este folleto

Este folleto pretende ayudar a los estudiantes, al profesorado y a los profesionales de la Universidad a aprender a utilizar el correo electrónico de forma más eficaz. Puede ayudarle a determinar si el correo electrónico es el mejor modo de comunicación en una situación concreta y a escribir mensajes que transmitan con éxito su significado a la audiencia a la que van dirigidos.

Antecedentes

Aunque el correo electrónico es una herramienta valiosa, crea algunos retos para los escritores. La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente cuando las personas tienen diferentes expectativas sobre los mensajes que envían y reciben. El correo electrónico se utiliza para muchos propósitos diferentes, incluyendo el contacto con amigos, la comunicación con profesores y supervisores, la petición de información y la solicitud de trabajos, prácticas y becas. Dependiendo de sus propósitos, los mensajes que envíe diferirán en su formalidad, la audiencia a la que van dirigidos y los resultados deseados.

Entonces, ¿cómo saber cuándo el envío de un correo electrónico es la forma más eficaz de lograr sus objetivos de comunicación? Cuándo está bien un mensaje breve y cuándo es más apropiado enviar un correo electrónico más largo y con un tono más profesional? ¿Cómo decidir qué estilo de redacción es el adecuado para cada tarea? Siga leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

¿Cuándo es el correo electrónico la forma de comunicación adecuada?

El correo electrónico es una buena forma de transmitir su mensaje cuando:

Necesita ponerse en contacto con una persona con la que es difícil contactar por teléfono, que no acude al campus con regularidad o que no se encuentra en la misma parte del país o del mundo (por ejemplo, alguien que vive en una zona horaria diferente).
La información que desea compartir no es sensible al tiempo. El acto de enviar un correo electrónico es instantáneo, pero eso no significa que el escritor pueda esperar una respuesta instantánea. Para muchas personas, estar al día con su correspondencia por correo electrónico es parte de su trabajo, y sólo lo hacen durante el horario laboral habitual. A menos que su lector le haya prometido lo contrario, asuma que puede tardar unos días en responder a su mensaje.
Necesita enviar a alguien un archivo electrónico, como un documento para un curso, una hoja de cálculo llena de datos o un borrador de su trabajo.
Necesita distribuir información a un gran número de personas rápidamente (por ejemplo, un memorándum que debe enviarse a todo el personal de la oficina).
Necesita un registro escrito de la comunicación. Guardar los correos electrónicos importantes puede ser útil si necesita volver a consultar lo que alguien dijo en un mensaje anterior, proporcionar algún tipo de prueba (por ejemplo, una prueba de que ha pagado por un servicio o producto), o revisar el contenido de una reunión o memorándum importante.

¿Cuándo NO es el correo electrónico una forma de comunicación apropiada para utilizar?

El correo electrónico no es un medio eficaz de comunicación cuando:

Su mensaje es largo y complicado o requiere una discusión adicional que se realizaría mejor cara a cara. Por ejemplo, si quiere que su supervisor le dé su opinión sobre su trabajo o si le hace a su profesor una pregunta que requiere más que una respuesta de sí/no o una simple explicación, debería programar una reunión en su lugar.
La información es altamente confidencial. ¡El correo electrónico NUNCA es privado! Ten en cuenta que tu mensaje podría ser reenviado a otras personas sin tu conocimiento. Una copia de seguridad de su correo electrónico siempre se almacena en un servidor donde puede ser fácilmente recuperado por las partes interesadas, incluso cuando usted ha borrado el mensaje y piensa que ha desaparecido para siempre.
Su mensaje tiene una gran carga emocional o el tono del mensaje podría ser fácilmente malinterpretado. Si dudarías en decir algo a la cara de alguien, no lo escribas en un correo electrónico.

¿Quién es tu audiencia?

La gente tiene diferentes opiniones sobre cómo debe ser el correo electrónico, por lo que siempre es útil ser consciente de las expectativas de tu audiencia. Por ejemplo, algunas personas consideran que el correo electrónico es una forma de comunicación rápida e informal, una manera de decir «hola» o de hacer una pregunta rápida. Sin embargo, otros ven el correo electrónico simplemente como una forma más cómoda de transmitir una carta formal. Estas personas pueden considerar que un correo electrónico informal es grosero o poco profesional.

Un mensaje como éste podría estar bien para enviarlo a su amigo, pero no a su profesor:

¿Sabes de qué trata la tarea? Can U help me?

Aunque puede ser obvio para ti que no enviarías un correo así a tu profesor, examinemos cuidadosamente qué suposiciones hace este mensaje sobre el lector y sus expectativas. El tono de este mensaje es muy informal; asume que el lector sabe quién es el remitente y tiene una relación personal cercana con él. Como contiene una referencia ambigua a «la tarea», este mensaje también supone que el lector está familiarizado con el tema en cuestión (por ejemplo, supone que el lector sabrá a qué curso y a qué tarea concreta se refiere el remitente). El escritor también asume implícitamente que el lector se siente cómodo con el lenguaje que se suele utilizar al enviar un mensaje instantáneo o de texto. La «U» podría ser tomada por algunos lectores como una señal de que el escritor es demasiado perezoso para escribir la palabra «usted».

Hacer suposiciones sobre las expectativas de su audiencia aumenta el riesgo de que su mensaje o su tono sean malinterpretados.
Para asegurarse de que su mensaje tiene el efecto deseado, utilice las siguientes preguntas para ayudarle a pensar en su audiencia y sus necesidades:

¿Quién es su audiencia? ¿Con qué frecuencia utiliza su audiencia el correo electrónico para comunicarse?
¿Cuál es la relación de su audiencia con usted-por ejemplo, el lector es su profesor? ¿Su jefe? ¿Un amigo? ¿Un desconocido? ¿Qué tan bien los conoce? ¿Cómo se dirigiría a ellos en una situación social?
¿Qué quiere que su público piense o asuma sobre usted? ¿Qué tipo de impresión quiere causar?

Componentes importantes de un correo electrónico eficaz:

Líneas de asunto

Las líneas de asunto de los correos electrónicos son como los titulares de los periódicos. Deben transmitir el punto principal de su mensaje o la idea que quiere que el lector se lleve. Por lo tanto, sea lo más específico posible. Los asuntos de una sola palabra, como «Hola», «Pregunta» o «FYI», no son informativos y no dan al lector una idea de la importancia de su mensaje. Si su mensaje es sensible al tiempo, puede incluir una fecha en su línea de asunto, como «Reunión el jueves 2 de diciembre». Piensa en las líneas de asunto de los mensajes de correo electrónico que recibes. ¿Cuáles crees que son las más efectivas? ¿Por qué?

Saludos y firmas

Utiliza algún tipo de saludo y algún tipo de firma. No empieces sólo con tu texto, y no te quedes al final sin una firma educada. Si no conoces bien a la persona, es posible que no sepas cómo dirigirte a ella («¿Cómo debo llamar a mi profesor/tutor?») o cómo despedirte (¿mejor? ¿sinceramente?). No obstante, siempre es mejor hacer algún tipo de esfuerzo. En caso de duda, dirígete a alguien de manera más formal para no ofenderle. Algunas formas comunes de dirigirse a su lector son:

Estimado profesor Smith,
Hola, Ms. McMahon,
Hola, Mary Jane,

Si no conoce el nombre de la persona a la que se dirige, o si el correo electrónico se dirige a un grupo diverso, intente algo genérico, pero educado:

A quien corresponda,
Estimados miembros del comité de selección,
Hola a todos,

Tu cierre es extremadamente importante porque permite al lector saber quién se pone en contacto con él. Siempre hay que firmar con su nombre al final del mensaje. Si no conoce bien al lector, también puede considerar incluir su título y la organización a la que pertenece; por ejemplo:

Para su cierre, algo breve pero amistoso, o tal vez sólo su nombre, será suficiente para la mayoría de la correspondencia:

Gracias,
Sus mejores deseos,
Nos vemos mañana,
Saludos,

Para un mensaje muy formal, como una solicitud de empleo, utilice el tipo de cierre que podría ver en una carta comercial:

Sinceramente,
Respetuosamente suyo,

Cc: y CCO: (‘copia al carbón’ y ‘copia al carbón ciega’)

Copiar a las personas en un correo electrónico es una buena forma de enviar su mensaje al destinatario principal y, al mismo tiempo, enviar una copia a otra persona. Esto puede ser útil si quieres transmitir el mismo mensaje exacto a más de una persona. En el ámbito profesional, copiar a otra persona en un correo electrónico puede ayudar a hacer las cosas, especialmente si la persona que recibe la copia tiene un papel de supervisión. Por ejemplo, copiar a tu jefe en un correo electrónico dirigido a un compañero de trabajo que no responde puede hacer que éste responda. Sin embargo, ten en cuenta que cuando envías un mensaje a más de una dirección utilizando el campo Cc:, tanto el destinatario original como todos los destinatarios de las copias pueden ver todas las direcciones en los campos Para: y Cc:. Cada persona que reciba el mensaje podrá ver las direcciones de todos los demás que lo hayan recibido.

La copia oculta de correos electrónicos a un grupo de personas puede ser útil cuando no se desea que todos los integrantes de la lista tengan las direcciones de los demás. La única dirección del destinatario que será visible para todos los destinatarios es la del campo Para:. Si no quieres que ninguno de los destinatarios vea las direcciones de correo electrónico de la lista, puedes poner tu propia dirección en el campo Para: y utilizar CCO: exclusivamente para dirigir tu mensaje a los demás. Sin embargo, no asuma que la copia ciega siempre evitará que los destinatarios sepan quién más fue copiado -alguien que es copiado ciegamente puede presionar «responder a todos» y enviar una respuesta a todos, revelando que fueron incluidos en el mensaje original.

Algunos consejos adicionales para escribir correos electrónicos más efectivos

Piense en su mensaje antes de escribirlo. No envíes el correo electrónico con prisas. Primero, decide el propósito de tu mensaje y qué resultado esperas de tu comunicación. A continuación, piensa en la audiencia de tu mensaje y en lo que puede necesitar para que tu mensaje tenga el resultado previsto. También mejorarás la claridad de tu mensaje si organizas tus ideas antes de empezar a escribir. Anota qué información necesitas transmitir, qué preguntas tienes, etc., y luego organiza tus pensamientos en una secuencia lógica. Puede probar técnicas de lluvia de ideas como el mapeo, el listado o el esquema para ayudarle a organizar sus pensamientos.

Reflexione sobre el tono de su mensaje. Cuando te comunicas por correo electrónico, tus palabras no están respaldadas por gestos, inflexiones de voz u otras señales, por lo que puede ser más fácil que alguien malinterprete tu tono. Por ejemplo, el sarcasmo y las bromas suelen malinterpretarse y pueden ofender al público. Del mismo modo, tenga cuidado con la forma en que se dirige a su lector. Por ejemplo, empezar un correo electrónico dirigido a tu profesor o a tu profesor particular con un «¡Hola!» puede ser percibido como algo grosero o presuntuoso (como en «¡Hola a ti!»). Si no estás seguro de cómo puede ser recibido tu mensaje, puedes intentar leerlo en voz alta a un amigo para comprobar su tono.

Esfuérzate por la claridad y la brevedad en tu escritura. Alguna vez has enviado un correo electrónico que ha causado confusión y que ha necesitado al menos una comunicación más para aclararse? La falta de comunicación puede ocurrir si un mensaje es poco claro, desorganizado o simplemente demasiado largo y complejo para que los lectores lo sigan fácilmente. He aquí algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que su mensaje se entiende:

Exponga brevemente el propósito de su escrito al principio de su mensaje.
Asegúrese de proporcionar al lector algo de contexto. Si estás haciendo una pregunta, corta y pega cualquier texto relevante (por ejemplo, mensajes de error del ordenador, indicaciones de tareas que no entiendes, parte de un mensaje anterior, etc.) en el correo electrónico para que el lector tenga algún marco de referencia para tu pregunta. Al responder al correo electrónico de otra persona, a menudo puede ser útil incluir o reafirmar el mensaje del remitente.
Utilice párrafos para separar los pensamientos (o considere la posibilidad de escribir correos electrónicos separados si tiene muchos puntos o preguntas no relacionados).
Por último, indique el resultado deseado al final de su mensaje. Si está solicitando una respuesta, haga saber al lector qué tipo de respuesta requiere (por ejemplo, una respuesta por correo electrónico, posibles horarios para una reunión, una carta de recomendación, etc.) Si está solicitando algo que tiene una fecha de vencimiento, asegúrese de resaltar esa fecha de vencimiento en un lugar destacado de su mensaje. Terminar su correo electrónico con el siguiente paso puede ser realmente útil, especialmente en entornos de trabajo (por ejemplo, podría escribir «Haré un seguimiento de esto con una llamada telefónica a usted en el próximo día o así» o «Planifiquemos para seguir discutiendo esto en la reunión del miércoles»).

Formatee su mensaje para que sea fácil de leer. Utilice espacios en blanco para separar visualmente los párrafos en bloques de texto distintos. Poner viñetas a los detalles importantes para que sean fáciles de distinguir. Utiliza negrita o mayúsculas para resaltar la información crítica, como las fechas de entrega. (Pero no escriba todo el mensaje en mayúsculas o en negrita; su lector puede percibirlo como un «grito» y no podrá saber qué partes del mensaje son especialmente importantes.)

Lea los mensajes. Relea los mensajes antes de enviarlos. Revise la gramática, la ortografía, las mayúsculas y la puntuación. Si tu programa de correo electrónico lo admite, utiliza herramientas de revisión ortográfica y gramatical. Intenta leer tu mensaje en voz alta para ayudarte a detectar cualquier error o frase incómoda que de otro modo podrías pasar por alto.

Preguntas que debes hacerte antes de enviar un mensaje de correo electrónico

¿Es este mensaje adecuado para el correo electrónico, o podría comunicar mejor la información con una carta, una llamada telefónica o una reunión en persona?
¿Cuál es mi propósito para enviar este correo electrónico? ¿Le parecerá importante el mensaje al receptor o lo considerará una molestia y una pérdida de tiempo?
¿Cuánto correo electrónico suele recibir el lector y qué le hará leer este mensaje (o borrarlo)?
¿La formalidad y el estilo de mi escrito se ajustan a las expectativas de mi audiencia?
¿Cómo se verá mi mensaje cuando llegue al receptor? ¿Es fácil de leer? ¿He utilizado una gramática y una puntuación correctas? He dividido mis pensamientos en párrafos discretos? ¿Están resaltados en el texto los elementos importantes, como las fechas de vencimiento?
¿He proporcionado suficiente contexto para que mi audiencia comprenda o siga fácilmente el hilo del mensaje?
¿Me he identificado y he facilitado que el lector responda de forma adecuada?
¿Podrá el receptor abrir y leer cualquier archivo adjunto?

Emails de ejemplo

Utiliza lo que acabas de aprender para explicar por qué el correo electrónico del alumno 2 al profesor Jones es más eficaz que el correo electrónico escrito por el alumno 1. ¿En qué difiere el tono de los mensajes? ¿Qué hace que el correo electrónico del alumno 2 parezca y suene más apropiado? Cuáles son los elementos que contribuyen a su claridad? Si usted fuera el profesor Jones y recibiera ambos mensajes, ¿cómo respondería a cada uno de ellos?

Correo electrónico del estudiante 1:

thx

Correo electrónico del estudiante 2:

Estoy en su clase de ENGL 101 los jueves, y tengo una pregunta sobre el trabajo que hay que entregar el próximo martes. No estoy seguro de entender lo que quiere decir la siguiente frase en la solicitud:

«Escriba un trabajo de 10 páginas argumentando a favor o en contra de requerir ENGL 101 para todos los estudiantes de primer año de la UNC y proporcione un apoyo adecuado para su punto de vista.»

No estoy seguro de lo que contaría como apoyo «adecuado». Usar 3 fuentes estaría bien?

¿Puedo pasar por su oficina mañana a las 2:00 pm para hablar con usted sobre mi pregunta? Por favor, hágame saber si eso se ajusta a su horario. Si no, también podría pasarme el viernes después de la 1:00.

Gracias,

Tim Smith

Aquí hay dos versiones de un correo electrónico de una supervisora, Jane Doe, a un grupo de sus empleados. Qué versión crees que es más efectiva? ¿Por qué?

Versión 1 del correo electrónico de Jane Doe:

Versión 2 del correo electrónico de Jane Doe:

Hola a todos-

Para la reunión de personal de mañana a las 3 p.m. reunión de personal en la sala de conferencias, por favor traigan 15 copias de los siguientes materiales:

Su calendario de proyectos
Un informe de una página que describa su progreso hasta el momento
Una lista de objetivos para el próximo mes
Copias de cualquier mensaje de informe de progreso que haya enviado a los clientes este último mes

Nos vemos mañana-

Jane

Obras consultadas

Consultamos estas obras mientras escribíamos este folleto. No se trata de una lista exhaustiva de recursos sobre el tema del folleto, y le animamos a que haga su propia investigación para encontrar las últimas publicaciones sobre este tema. Por favor, no utilice esta lista como modelo para el formato de su propia lista de referencias, ya que puede no coincidir con el estilo de citación que esté utilizando. Para obtener orientación sobre el formato de las citas, consulte el tutorial de citas de las bibliotecas de la UNC.

Terminello, Verna y Reed, Marcia G. E-mail: Communicate Effectively. New Jersey: Prentice Hall, 2003.

Lamb, Sandra E. How to Write It. A Complete Guide to Everything You’ll Ever Write. 2nd ed. Berkeley, CA: Ten Speed Press, 2006.

Comunicación por correo electrónico. Mindtools.com