¿Entiende su factor de modificación de la experiencia?
Un factor de modificación de la experiencia es la relación de los costes de las reclamaciones reales de compensación de los trabajadores de una empresa en comparación con los costes previstos para las empresas de tamaño similar en la misma industria. La cifra es muy significativa para los empleadores -más baja es mejor- porque el factor de modificación de la experiencia determina las primas de compensación de los trabajadores.
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El factor de modificación de la experiencia recibe muchos nombres. Se le conoce como su «calificación de experiencia», «índice de modificación de experiencia», «Emod» o «E-Mod», «EXP-Mod» o «E-X-P-mod», «EMR» o «ModX».»
Además de determinar la prima que los empleadores pagan por la cobertura de compensación de los trabajadores, el factor de modificación de la experiencia puede afectar la capacidad de un empleador para licitar, ganar y retener contratos con los gobiernos federales y estatales o incluso proyectos del sector privado.
Hay una variedad de fórmulas para calcular un factor de modificación de la experiencia, y algunas son muy complejas. Un agente de seguros puede ser capaz de compartir qué factores considera la oficina de calificación de su estado para calcular los factores de modificación de la experiencia.
Los cálculos suelen incluir 3 años de datos de siniestros, normalmente excluyendo el año más reciente. Para determinar el conjunto de empresas comparables, la oficina de calificaciones tendrá en cuenta factores como las clasificaciones ocupacionales de los empleados (por ejemplo, ocupaciones administrativas, de fabricación y de gestión), el número de empleados y el tamaño de la nómina.
Una calificación de modificación de la experiencia de 0,0 significa que las pérdidas de compensación de los trabajadores de una organización están en línea con las de la mayoría de las empresas de tamaño similar en la misma industria. Una calificación superior a 1,0 significa que las pérdidas de una empresa son superiores a las esperadas. Una calificación inferior a 1,0 significa que las pérdidas son menores. Una calificación favorable dará lugar a un descuento en las primas del seguro de compensación de los trabajadores.
Sin embargo, no todas las empresas son lo suficientemente grandes como para ser calificadas por la experiencia. Dichas empresas no están cubiertas por un seguro de compensación de trabajadores regular, sino que están cubiertas por un «plan de riesgo asignado.» Las primas en un plan de riesgo asignado pueden ser más altas.
Incentivo en un sistema sin culpa
Independientemente de las variaciones entre los programas de seguros en diferentes estados, el propósito subyacente del seguro de compensación de los trabajadores es proteger a los empleadores de las responsabilidades derivadas de los accidentes y lesiones en el lugar de trabajo, mientras que compensan a los empleados lesionados por los gastos médicos y los salarios perdidos. Los estados introdujeron el factor de modificación de la experiencia para dar a los empresarios un incentivo financiero para proporcionar lugares de trabajo más seguros. El fundamento del factor de modificación de la experiencia es que los empleadores con lugares de trabajo más seguros deben ser recompensados con primas de seguro de compensación de los trabajadores más bajas, y aquellos con más lesiones en el lugar de trabajo deben ser penalizados con primas más altas.
Algunos discuten con el fundamento de la calificación de modificación de la experiencia. Puede favorecer a los empleadores más grandes con mejores programas de seguridad y gestión de siniestros, o puede alentar a los empleadores a «jugar» con el sistema de calificación tratando de disuadir a los empleados de reportar accidentes o presentar reclamaciones. Algunos acusan a los empleadores de participar en programas de incentivos de seguridad «artificiales» o basados en el comportamiento para acallar las reclamaciones y los informes de accidentes.
Los requisitos y los marcos para la compensación de los trabajadores varían de un estado a otro. Algunos son estados de «monopolio», en los que el seguro de compensación de los trabajadores se administra a través de un programa estatal: el estado es el único asegurador. La mayoría de los estados permiten que los empleadores adquieran el seguro de compensación de los trabajadores de las aseguradoras privadas.
En la mayoría de los estados, las calificaciones del factor de modificación de la experiencia de los empleadores son proporcionadas por el Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI). El NCCI es propiedad de un grupo de proveedores de seguros, y el NCCI reúne y analiza los datos de siniestros de las aseguradoras individuales para desarrollar datos agregados de la industria y determinar los factores de modificación de la experiencia de los empleadores individuales.
Algunos estados operan sus propias oficinas de calificación para asignar los factores de modificación de la experiencia. Algunas oficinas de calificación estatales incluyen los datos del NCCI cuando determinan las calificaciones de los empleadores de varios estados, pero otras no lo hacen.
En sus cálculos de calificación, el NCCI pondera más la frecuencia de las lesiones que la gravedad de las mismas. Por ejemplo, si dos empresas tuvieran reclamaciones de compensación de trabajadores por un total de 50.000 dólares pero una experimentara 10 lesiones mientras que la otra experimentara 1, la empresa que tuviera 10 lesiones recibiría una calificación de experiencia más alta.
Licitaciones
Algunos estados no aceptan ofertas de contratistas con un factor de modificación de experiencia superior a 1,0. Sin embargo, esta práctica es controvertida. Algunos en la industria de los seguros argumentan que el factor de modificación de la experiencia no es una medida de si una empresa es «arriesgada» o «más segura.» Virginia promulgó una ley que prohíbe el uso del factor de modificación de la experiencia en sus procedimientos de contratación.
A pesar de los argumentos de que el factor de modificación de la experiencia no es una medida de la seguridad relativa de los empleadores, la práctica común todavía lo considera durante la licitación y la adquisición de contratos.
El Departamento de Defensa (DOD) considera una calificación de modificación de la experiencia de 0,7 o inferior como «Superior.» Una calificación de 0,7 a 1,0 se considera «Aceptable», y una calificación superior a 1,0 se considera «Subestándar»
Incluso algunos grandes contratos del sector privado también sopesan los factores de modificación de la experiencia en sus decisiones de adquisición y contratación.
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Gestión de la seguridad y los siniestros
Lo más importante que puede hacer un empresario para reducir su índice de experiencia es poner en marcha un programa eficaz de gestión de la seguridad y la salud. Cuanto menos frecuentemente se lesionen los trabajadores, más baja será la calificación. Examinar los accidentes, los siniestros y los datos de cuasi accidentes para llegar a las causas fundamentales y prevenir futuros accidentes puede ayudar a identificar las tendencias de las lesiones y priorizar las oportunidades de mejora.
Muchos empresarios implican tanto a los trabajadores como a los supervisores en la prevención de pérdidas mediante la creación de un comité de seguridad. Algunos estados o compañías de seguros de compensación a los trabajadores pueden tener requisitos específicos para establecer uno. Para ser eficaz, un comité de seguridad debe tener una composición equilibrada, un conjunto definido de funciones y responsabilidades para los miembros del comité, y tareas y objetivos concretos.
La implantación de un sistema de gestión de la seguridad y la salud es otra estrategia recomendada a menudo para reducir las reclamaciones. Puede ser un programa informal que se ajuste a las «Prácticas recomendadas para los programas de seguridad y salud» de la OSHA, un programa más formal que siga la norma de consenso industrial Z10 de sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo del American National Standards Institute (ANSI) o la nueva norma ISO 45001 de la Organización Internacional de Normalización (ISO), o algo intermedio. Pero independientemente del programa específico elegido, cualquier sistema de gestión de la seguridad y la salud debe incluir el compromiso del empleador y la participación de los empleados, el análisis y la evaluación de los peligros en el lugar de trabajo, la prevención y el control de los peligros y la formación en materia de seguridad.
Para las empresas que ya están certificadas según la norma ISO 9001 para los sistemas de gestión de la calidad o la norma ISO 14001 para los sistemas de gestión medioambiental, la certificación ISO 45001 puede ser un siguiente paso lógico.
Estrategias de gestión de siniestros
Para controlar su índice de experiencia, un empleador también debe gestionar cuidadosamente sus siniestros de compensación a los trabajadores. La frecuencia de accidentes importa más, pero los totales de siniestros también importan.
Las responsabilidades de la gestión de siniestros incluyen:
- Establecer los pasos a seguir después de que se produzca una lesión para manejar la lesión del empleado y para garantizar que se reúna la información crítica y que las reclamaciones se presenten correctamente;
- Comunicarse con los proveedores de atención médica, los supervisores, el trabajador, así como con el sindicato del trabajador si existe un acuerdo de negociación colectiva; y
- Supervisar las necesidades de un trabajador lesionado y su progreso hacia el regreso al trabajo.
- Identificar posibles puestos de trabajo ligero antes de que surja la necesidad;
- Distribuir folletos sobre su programa de retorno al trabajo durante el proceso de incorporación de nuevos empleados;
- Producir o comprar vídeos y otros materiales sobre acomodación y modificación del trabajo, rehabilitación y rediseño del lugar de trabajo que comuniquen claramente sus políticas de retorno al trabajo;
- Asegurarse de que sus asignaciones de trabajo ligero son apropiadas para las capacidades de un trabajador lesionado y no violan ninguna de las restricciones de un médico;
- Involucrar a los trabajadores lesionados en la identificación de asignaciones de trabajo ligero adecuadas; y
- Revisar regularmente todo el programa de regreso al trabajo para confirmar que reduce el número de días de ausencia del trabajo y las cantidades de reclamaciones de pérdida de salario.
Todo buen sistema de gestión de siniestros debe incluir también una política clara y escrita de trabajos ligeros y de reincorporación al trabajo. Los trabajos ligeros devuelven a un empleado lesionado a su puesto de trabajo pero con responsabilidades laborales diferentes a las tareas habituales del trabajador.
La vuelta al trabajo también puede implicar una vuelta al trabajo restringida, que es cuando los trabajadores retoman algunas de sus tareas habituales pero no todas. Una vuelta al trabajo parcial en la que un trabajador retoma sus tareas habituales pero durante un número limitado de horas también puede ser apta.
Los empleadores deben tener una política integral de trabajos ligeros y de vuelta al trabajo antes de que se produzca una lesión. Los elementos de un buen programa incluirían:
Un trabajador lesionado tratará con proveedores de atención médica, compañías de seguros, personal de Recursos Humanos y otros durante el tratamiento, la rehabilitación y la recuperación. Algunas de estas personas no tendrán los mejores intereses de la empresa en mente.
La vuelta al trabajo no sólo puede ayudar a contener el coste de las reclamaciones de compensación de los trabajadores y mejorar potencialmente la calificación de la experiencia de un empleador, sino que también puede restaurar la sensación de normalidad de un trabajador. Tratar con personas ajenas a las prestaciones, el tratamiento y la rehabilitación puede hacer que un trabajador lesionado se sienta desvinculado. Devolver a un trabajador lesionado a su trabajo lo antes posible también controla los costes de la pérdida de productividad o de tener que formar a un nuevo trabajador.