Escribir la carta de solicitud: Un paso en la dirección correcta

Escrito originalmente por Shannon McBride

Shannon McBride lleva más de 20 años dedicándose a la redacción de subvenciones para organizaciones sin ánimo de lucro, escuelas, universidades y municipios. Su empresa, Consulting Connections, Inc, ofrece formación y consultoría en el mundo de las propuestas comerciales también. Es autora del libro Writing Grants for the Common Good (Escribir subvenciones para el bien común) y enseña a otras personas a mejorar sus habilidades de búsqueda de subvenciones a través de talleres públicos y seminarios web.

Muchos financiadores prefieren ahora que las solicitudes de apoyo a la financiación se presenten en un formato de carta de intención o de consulta en lugar de como una propuesta completa. Esto ayuda a los posibles financiadores a decidir si están lo suficientemente interesados en el proyecto como para pedir una propuesta de subvención formal. (Sin embargo, las agencias gubernamentales no requieren una carta de este tipo, ya que tienen un proceso de calificación más formal.)

La carta de intención: un esbozo de su organización no lucrativa

La carta de intención proporciona al financiador un esbozo de su organización, la necesidad que está abordando y una descripción de su plan de proyecto. Las fundaciones suelen designar a un administrador de subvenciones (AG) para que examine las cartas de solicitud o de intención y decida si el programa merece ser revisado y posiblemente financiado.

Los administradores de subvenciones «hojearán y escanearán» rápidamente las cartas y, si consideran que la financiación de su programa podría ser una gran probabilidad, es posible que le pidan información adicional o le inviten a presentar una propuesta de subvención.

Merece la pena la inversión de tiempo.

Cuando envíe una LOI, sabrá si su propuesta de subvención completa será considerada, lo que es preferible a perder tiempo y esfuerzo escribiendo una propuesta completa a un financiador que probablemente no apoye su proyecto.

La LOI puede requerir casi tanto tiempo para desarrollarse como una propuesta completa. Utilizar menos palabras para transmitir su mensaje requiere una mayor elaboración de un texto conciso.

Comencemos por organizar la LOI de la manera «correcta».

Aunque no existe un «modelo» de carta de solicitud, si organiza su LOI de acuerdo con los temas principales que se muestran a continuación, tiene más posibilidades de llegar al guardián -la administración de subvenciones- y a la junta para su revisión.

1. Línea de asunto. Incluya una línea de asunto para que los lectores puedan identificar inmediatamente el contenido de la carta, incluso antes de leer el texto.
2. Introducción. Explique por qué les ha enviado la carta de solicitud para saber si podrían invitarle a presentar una propuesta completa. Incluya la cantidad de financiación que solicita en esta sección. Proporcione también un breve resumen ejecutivo.
3. Resumen de la organización. Proporcione una breve descripción de su organización, centrándose claramente en su capacidad para satisfacer la necesidad indicada. Describa el personal y sus cualificaciones relevantes relacionadas con el proyecto. (Guarde la declaración de la misión para su propuesta completa.)
4. Declaración de la necesidad o del problema. Describa claramente la necesidad o el problema. Incluya datos demográficos relevantes, algunos ejemplos concretos del problema y datos estadísticos de apoyo.
5. Descripción del proyecto. Demuestre que tiene una solución viable y adecuada a la necesidad. Describa brevemente el proyecto e incluya las actividades de apoyo, la participación directa del personal y sus títulos, y los objetivos deseados.
6. Otras fuentes de financiación. Enumere otras fuentes de financiación, incluidas las agencias gubernamentales y las fundaciones privadas y públicas, incluidas aquellas a las que se está dirigiendo actualmente para obtener apoyo financiero.
7. Encaja con el enfoque del financiador. Comunique claramente cómo se relaciona su proyecto con sus directrices de financiación y su filosofía filantrópica.
8. Cierre claro. Envuelva la carta con información de contacto. Asegure a sus lectores que está disponible para responder a cualquier pregunta adicional que pueda no estar cubierta en la carta. Muestre su agradecimiento por haber considerado su solicitud.
9. Anexos. Incluya sólo los archivos adjuntos claramente especificados por las directrices de los posibles financiadores. Adjunte un presupuesto del proyecto que muestre claramente la relación entre el apoyo financiero y la sostenibilidad del proyecto.

Cómo redactar las partes principales de la carta de solicitud.

Utilice el límite recomendado de tres páginas para describir claramente su proyecto, incluyendo su enfoque filantrópico. Proporcione la información del presupuesto como un anexo separado de 2 a 3 páginas.

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Introduce la carta con un breve resumen ejecutivo.

La introducción de la LOI es un breve resumen ejecutivo. Incluya el nombre de su organización, la cantidad de financiación que solicita y el nombre del programa o proyecto. Describa las cualificaciones del personal de su proyecto y su método para evaluar el éxito del programa, y proporcione un calendario para el proyecto.

Incluya la cantidad de financiación que solicita al principio (en lugar de al final de la carta) para que los lectores no tengan que buscarla. Este es un ejemplo de la primera línea de una introducción para una carta de solicitud.

Escribo en nombre de Hábitat para la Humanidad de Idaho Central para preguntar si podemos presentar una propuesta formal para una subvención de 15.000 dólares de la Fundación West Valley Farm. La subvención se utilizará para la adquisición de uno de los dos lotes de construcción con un precio de compra de 75.000 dólares cada uno.



Describa brevemente su organización, incluyendo su historia y programas exitosos.

Incluya una breve historia de su organización sin fines de lucro (cuándo se formó y con qué propósito) y una breve descripción de sus programas. Si es una organización incipiente, describa los programas que planea ofrecer como resultado de sus esfuerzos de recaudación de fondos.

10. Conecte claramente las actividades actuales de su organización sin ánimo de lucro y lo que pretende lograr en el futuro con la financiación solicitada.
11. Describa dos o tres proyectos que haya ejecutado con éxito. Si su organización es nueva, aborde sus planes relacionados con el proyecto objetivo.
12. Describa brevemente cómo se gestiona la organización sin ánimo de lucro. Incluya descriptores como «fuerte liderazgo de la junta directiva», «gestión sólida» o «mejora continua».
13. Enfóquese en la capacidad de su organización no lucrativa para satisfacer las necesidades indicadas. El ejemplo siguiente representa en la primera frase del párrafo introductorio el éxito de los programas de esta organización en los últimos seis años.

HHCI lleva trabajando en el condado de Olympus desde 2011, construyendo casas en colaboración con quienes necesitan una vivienda digna y asequible. En menos de siete años, nuestra organización completó diez casas para familias de bajos ingresos, proporcionando vivienda asequible a más de 75 miembros de la familia.

Provea una declaración convincente de la necesidad, incluyendo el impacto en la comunidad a la que sirve.

Los lectores deben comprender y aceptar la urgencia de la necesidad y la validez de su solicitud de financiación, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Si le invitan a presentar una propuesta completa, presentará esta información con más detalle.

Si estuviera evaluando esta subvención para obtener apoyo, ¿con qué rapidez cree que podría localizar las metas y los objetivos del proyecto en esta declaración de métodos?

Para apoyar nuestro objetivo de sacar a las familias de la pobreza a través de la propiedad de la vivienda, nuestros objetivos son una parte integral del programa.

Dos familias son seleccionadas para ser colocadas en nuestro calendario anual de construcción de dos casas. Los miembros de la familia asisten a un curso de formación para propietarios de cuatro meses, en el que aprenden habilidades como la elaboración de presupuestos y la realización de reparaciones y mantenimiento del hogar, así como a ser un buen vecino. Durante este periodo, comienzan a comprometerse con el «sweat equity». Los adultos deben aportar 250 horas de «sweat equity» para la construcción de su propia casa, así como para el servicio a la comunidad.

Describa la financiación actual y futura y todas las fuentes de apoyo.

Incluya una lista de quienes apoyan su programa actual como parte del presupuesto que adjunta a la carta de solicitud. El respaldo de otros implica que su organización no lucrativa tiene credibilidad y que su proyecto es viable y digno de ser financiado.

Provea los nombres de otros financiadores o entidades gubernamentales a los que se haya dirigido para obtener financiación. Los financiadores quieren estar seguros de que usted sigue buscando otras opciones de financiación.

Este ejemplo incluye una referencia a los partidarios de la comunidad por su nombre, y también repite uno de los objetivos del programa (vivienda asequible).

Las casas de Hábitat son adquiridas por familias a precios asequibles para los habitantes de Iowa de bajos ingresos gracias a la mano de obra donada de nuestros voluntarios y al apoyo financiero de organizaciones como City Bank, la Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes y la Home Builders Association of Iowa. Se incluye una lista de donantes actuales y potenciales con el presupuesto del programa adjunto.

Conecte sus objetivos con el enfoque de donación del financiador: explique los beneficios de su solución.

Su LOI debe establecer una conexión entre los objetivos de su proyecto y los intereses filantrópicos del financiador. He aquí algunas sugerencias sobre cómo entrelazar dichas referencias a lo largo de su LOI:

• Explique cómo el proyecto se ajusta a sus prioridades de donación. Tenga en cuenta la comunidad a la que sirven, el tipo de apoyo y las áreas de programa favoritas (todo ello lo conoce por haber revisado las directrices).
• Explique por qué cree que su proyecto encaja bien con el enfoque y las prioridades de sus donaciones.
• Utilice declaraciones de beneficios claras, centrándose siempre en su necesidad de un buen retorno de la inversión.

Este ejemplo sugiere en la frase inicial que el solicitante de la subvención entiende y comparte los objetivos del financiador.

Sabemos que la West Farm Insurance Foundation se enorgullece de conceder subvenciones a aquellas organizaciones que mejoran directamente la calidad de las comunidades en las que trabajan y viven los empleados de West Farm. HHCI apoya objetivos y enfoques similares al ayudar a las familias de bajos ingresos a realizar sus sueños de ser propietarios de una vivienda, mejorando así el entorno de las comunidades donde viven y compran. A continuación se exponen algunas de las formas en las que este proyecto ya beneficia a la comunidad….

Resuma con una breve declaración de cierre.

Resuma la intención del proyecto. A continuación, proporcione información de contacto clara para un posible seguimiento. Diga a sus lectores lo que viene a continuación y cómo pueden ponerse en contacto con usted; incluya su número de teléfono aunque aparezca en su membrete. Agradezca al financiador por considerar su solicitud.

¿Se pregunta cuándo presentar su carta de solicitud?

Una vez que establezca los plazos para presentar propuestas completas, podrá decidir cuál es el mejor momento para presentar una LOI (después de que se haya asentado el polvo). Una regla general: Envíe su carta treinta días después de la fecha límite de presentación anterior para que el financiador tenga tiempo suficiente para revisarla y decidir si quiere que presente una propuesta completa.

Por ejemplo, las fechas límite de 2017 para presentar una solicitud de subvención a la fundación de un banco importante son el 28 de febrero (Arte y Cultura, Oportunidad Económica) y el 31 de mayo (Educación, Oportunidad Económica).

Utilice los consejos que hemos compartido para desarrollar un modelo de carta de solicitud para agilizar la redacción de su propuesta.

Después de hacer sólo unos pequeños cambios basados en los requisitos del financiador potencial, debería ser capaz de utilizar una carta de solicitud «tipo caldera» para seguir llenando la tubería de financiación potencial. Siga enviando cartas de solicitud para aumentar sus posibilidades de que le inviten a presentar una propuesta completa.

Puede conectar con Shannon enviándole un correo electrónico a [email protected].

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