Formulario 940: Cómo presentar su declaración de impuestos FUTA
¿Qué es el formulario 940?
El formulario 940 es un formulario del IRS que los empleadores utilizan para informar de cualquier pago de impuestos FUTA que hayan hecho en el transcurso del año, y de cualquier pago FUTA pendiente que tengan que hacer.
FUTA es un impuesto que ayuda a cubrir el coste de la compensación por desempleo y de las agencias de empleo estatales. El tipo impositivo del FUTA es del 6,0%, y se aplica a los primeros 7.000 dólares que gana cada uno de sus empleados. (La cantidad real que usted termina pagando podría terminar siendo mucho menos que eso, dependiendo del crédito fiscal FUTA individual de su estado -en muchos estados, usted sólo termina pagando el 0,6%)
El formulario 940 es diferente del formulario 941, la Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador, que los empleadores utilizan para reportar cualquier impuesto sobre la nómina retenido de los cheques de los empleados.
Para más información sobre los pagos de la FUTA y cómo realizarlos, consulte nuestra guía sobre la FUTA.
¿Tengo que presentar el Formulario 940?
Según el IRS, debe realizar los pagos de la FUTA y presentar el Formulario 940 si alguno de estos casos es cierto:
- Pagó salarios de 1.500 dólares o más a empleados durante el año.
- Tuvo al menos un empleado durante al menos alguna parte de un día en cualquiera de las 20 semanas diferentes o más. (Los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales cuentan todos, y no necesitan haber trabajado un día hábil completo para contar.)
¿Cuándo presento el Formulario 940?
A diferencia de sus pagos de FUTA, que se vencen cada trimestre natural, el Formulario 940 debe presentarse anualmente.
La fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940 para 2020 es el 1 de febrero de 2021. (Sin embargo, si está al día en todos sus pagos de FUTA, puede tomarse diez días adicionales y presentar el Formulario 940 antes del 10 de febrero de 2020.)
Cómo rellenar el formulario 940
El formulario 940 es un formulario de 2 páginas del IRS, cuya primera página tiene el siguiente aspecto:
El formulario 940 se divide en siete partes.
Parte 1
Aquí es donde le dices al IRS en cuántos estados diferentes pagas impuestos por desempleo. La línea 1a es donde especificarás si pagas impuestos por desempleo en un solo estado, la línea 1b es para empleadores de varios estados, y la línea 2 es donde especificarás si trabajas en un estado de reducción de créditos. Si marca las casillas de la Línea 1b o 2, complete el Anexo A del Formulario 940.
Parte 2
Aquí es donde calculará su obligación tributaria FUTA. La línea 3 le pedirá todos los pagos que hizo a los empleados, la línea 4 le pedirá cualquier pago exento de la FUTA (como los beneficios complementarios, el seguro de vida de grupo, etc.), mientras que las líneas 6-8 son donde calculará su total de salarios FUTA imponibles y el total de impuestos FUTA antes de los ajustes.
Parte 3
Aquí hará cualquier ajuste que tenga en cuenta las reglas de impuestos por desempleo de su estado. Si todos los salarios FUTA que registró en la sección anterior estaban excluidos del impuesto estatal sobre el desempleo, multiplique la línea 7 por 0,054, regístrelo en la línea 9 y pase a la parte 4. Si no lo fueron, utilice la hoja de trabajo de la página 11 de este folleto de instrucciones para calcular sus ajustes.
Parte 4
La línea 12 le pedirá que sume las líneas 8 + 9 + 10 + 11 para calcular su impuesto FUTA total después de los ajustes. La línea 13 le pedirá cualquier pago FUTA (o pagos en exceso) que haya hecho hasta ahora, mientras que las líneas 14 y 15 determinan si tiene una cantidad pendiente de pago de la contribución FUTA (o cualquier cuota pagada en exceso).
Parte 5
Si la cantidad que calculó en la línea 12 es más de $500, use las casillas 16a-d para informar su responsabilidad FUTA para cada trimestre. (Nota: cada casilla debe indicar su obligación para ese trimestre, no su pago trimestral). Asegúrese de que todas estas suman lo que tenía en la línea 12.
Parte 6
Aquí es donde designará a alguien (un empleado o preparador de impuestos) para discutir el Formulario 940 con el IRS en su nombre.
Parte 7
Una vez que haya completado el Formulario 940, firme su nombre aquí.
Bono de pago
Si al final tiene que pagar algún impuesto FUTA, tendrá que incluir un bono de pago con su 940, que puede encontrar en la página 3 de la versión en PDF del Formulario 940 suministrado por el IRS. Introduzca su número de identificación del empleador (EIN), el importe total del pago, el nombre del negocio y la dirección antes de enviarlo.
¿Dónde presentar el Formulario 940 (y puede presentarlo electrónicamente?)
Aunque puede presentar una copia física del Formulario 940, como siempre el IRS prefiere que lo presente electrónicamente.
Si presenta una declaración en papel, el lugar donde la presente depende de si incluye un pago con el Formulario 940. Para saber dónde enviar su formulario 940 físico, consulte esta tabla proporcionada por el IRS.
Para presentarla electrónicamente, siga las instrucciones en IRS.gov/EmploymentEfile.