La diferencia clave entre política vs. procedimientos
Las políticas y los procedimientos son los cimientos de su empresa. Aunque no estén escritos, las políticas y los procedimientos definen su organización y aseguran que las cosas funcionen bien. Sin embargo, para obtener los mejores resultados, tanto las políticas como los procedimientos deben estar escritos y codificados para evitar malentendidos o ineficiencias. Hay un montón de software de «políticas y procedimientos» para ayudarle a usted y a su empresa a poner esas reglas y procesos por escrito y compartirlos con los empleados; en la práctica, ¿cuáles son las diferencias entre las políticas y los procedimientos y cómo ayudará un software de políticas y procedimientos a gestionarlos?
Definición de políticas
Las políticas son los grandes principios generales de su organización. Establecen la dirección, guían e influyen en la toma de decisiones. Las políticas guían las acciones y estrategias del día a día, pero permiten flexibilidad – la gran palabra clave de las políticas es «guiar». Establecen un marco de filosofías, metas y objetivos de gestión. Las políticas pueden ser impulsadas por la filosofía del negocio, la competencia, la presión del mercado, la ley o la regulación y, en muchos casos, todo esto.
Las políticas de la empresa tienden a tener temas como el uso de los medios sociales, el tiempo de enfermedad y la licencia pagada, el comportamiento aceptable en el trabajo y los códigos de conducta, la incorporación y la terminación de los empleados, la discriminación en el lugar de trabajo y las certificaciones y licencias adecuadas, entre una plétora de otros temas, algunos específicos de su negocio.
Definiendo los procedimientos
Los procedimientos tienen un enfoque estrecho; describen, paso a paso, qué acciones tomar en instancias específicas. Los procedimientos tienen un principio y un final y deben seguirse estrictamente para lograr el resultado deseado. La naturaleza cíclica y la uniformidad de un procedimiento son de vital importancia para la formación de nuevos empleados, el cumplimiento de las normas, la mejora de los procesos y la auditoría.
Ejemplos de temas de procedimiento son los procedimientos de emergencia, el pedido de material, el funcionamiento de los equipos o la forma de inventariar los suministros y las mercancías.
Política vs Procedimientos: Algunas diferencias clave
Cuando se trata de crear, actualizar e implementar sus políticas y procedimientos, existen algunas diferencias clave.
Políticas:
- Cambiar con poca frecuencia
- Indicar quién, qué, cuándo o por qué
- Son amplias y generales
Procedimientos:
- Cambian y mejoran continuamente
- Expresan qué, cómo, cuándo o quién
- Ofrecen una descripción detallada de las actividades
Cuando se trata de crear sus políticas y procedimientos, es importante entender a qué pertenece cada uno y cuál es el objetivo de cada uno. La política de su empresa sobre las reuniones no debería contener un guión específico a seguir, al igual que su procedimiento para el inventario no debería contener únicamente «contar los objetos». También es importante entender con qué frecuencia debe actualizarse cada una, ya que su software de políticas y procedimientos debe ser capaz de manejar los procedimientos continuamente actualizados que su organización está sacando y las políticas perennes al mismo tiempo.
Por ejemplo, en una escuela pública puede haber una política de que un simulacro de incendio debe llevarse a cabo una vez al mes; esta es una declaración amplia, y será poco probable que cambie. El procedimiento de simulacro de incendio establece dónde debe ir cada aula en caso de un simulacro de incendio, señalando rutas específicas y ofreciendo alternativas; a medida que se ejecutan los simulacros, es probable que el procedimiento cambie y mejore.
Poniendo en práctica las políticas y los procedimientos
No piense en la mentalidad de políticas frente a procedimientos. Para prosperar, una empresa necesita tener ambas, no simplemente una u otra. Las políticas tienen una visión general, mientras que los procedimientos detallan los procesos individuales. Ambos tienen su lugar en el funcionamiento diario de su organización y en el éxito de los empleados.
Debido a que estos conceptos son tan importantes, es vital que sus empleados conozcan tanto las políticas como los procedimientos de su empresa y cuándo aplicarlos. Un software de políticas y procedimientos, como TotalCompliance, le ayuda a conseguirlo. Tener sus archivos en un sistema basado en la nube significa que sus empleados siempre tendrán acceso a la información que necesitan, cuando la necesitan.
Cuando se trata de la creación de políticas y procedimientos, TotalCompliance ofrece una función de flujo de trabajo que le permite enviar documentos a través de una revisión rigurosa, con todos sus revisores ofreciendo su opinión y permitiéndole enviar fácilmente una nueva versión una vez que las revisiones han sido aceptadas. Una vez que se haya aprobado una política o procedimiento, TotalCompliance le ayudará a comunicarlo a la audiencia adecuada; después de todo, no todas las oficinas o grupos necesitarán conocer el procedimiento correcto para el inventario, y ahorrará a sus empleados el tiempo de no tener que andar con documentos que no se aplican a ellos.
Los procedimientos siempre actualizados y mejorados que cree se beneficiarán del control de versiones: sus empleados siempre abrirán un documento de procedimiento al más reciente. Puede estar seguro de que sus empleados no están siguiendo directrices obsoletas.
Una de las características más importantes que ofrece TotalCompliance es la posibilidad de poner a prueba la comprensión de sus empleados. Usted es capaz de crear pruebas para que los empleados tomen después de leer un documento para asegurarse de que han digerido correctamente la información. Esto es muy útil para promover la comunicación y la ineficacia dentro de su organización al tiempo que asegura su cumplimiento.
Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.
These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!
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