Libro Mayor vs. Diario General: ¿Cuál es la diferencia?
Los diarios generales frente a los libros mayores: Una visión general
Cuando se trata de hacer un seguimiento de las finanzas de una empresa, un sistema de contabilidad de doble entrada que utiliza tanto un libro mayor como un diario general es posiblemente el mejor método para hacer un seguimiento de los datos financieros generales de una empresa y mantener las operaciones funcionando sin problemas y de forma rentable.
Para entender realmente cómo funciona un sistema de registro contable de este tipo, primero hay que apreciar las diferentes funciones asociadas a estos dos componentes clave: los libros mayores y los diarios generales.
Claves para entender
- El diario consta de asientos contables en bruto que registran las transacciones comerciales, en orden secuencial por fecha.
- El libro mayor está más formalizado y hace un seguimiento de cinco elementos contables clave: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos.
- Los avances en la tecnología del software han agilizado el proceso contable y han hecho que sea fácil y eficiente combinar ambas tareas de contabilidad.
Diarios generales
Simplemente definido, el diario general se refiere a un libro de entradas originales, en el que los contables y tenedores de libros registran las transacciones comerciales en bruto, en orden según la fecha en que ocurren los eventos. Un diario general es el primer lugar donde se registran los datos, y cada página del artículo presenta columnas divisorias para las fechas, los números de serie, así como los registros de débito o crédito.
Algunas organizaciones mantienen diarios especializados, como los diarios de compras o los diarios de ventas, que sólo registran tipos específicos de transacciones.
Una vez que se registra una transacción en un diario general, los importes se contabilizan en las cuentas apropiadas, como las cuentas por cobrar, el equipo y las transacciones de efectivo.
A pesar de los avances en la tecnología del software, siempre será necesario registrar las transacciones no rutinarias en los diarios generales, como las ventas de activos, las deudas incobrables y la depreciación.
Los libros mayores
Un libro mayor es un libro o archivo que los contables utilizan para registrar todas las cuentas relevantes. El libro mayor registra cinco elementos contables destacados: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos.
Las transacciones que aparecen primero en los diarios se contabilizan posteriormente en las cuentas del libro mayor. A continuación, los saldos de las cuentas se calculan y se transfieren del libro mayor a un balance de comprobación antes de aparecer en los estados financieros oficiales de una empresa.
Cada partida contable se muestra como una tabla en forma de T de dos columnas. El contable suele colocar el título de la cuenta en la parte superior de la «T» y registra los asientos de débito en el lado izquierdo y los de crédito en el derecho. El libro mayor a veces muestra columnas adicionales para detalles como la descripción de la transacción, la fecha y el número de serie.
Consideraciones especiales
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan software de contabilidad para registrar las transacciones en los libros mayores y en los diarios, lo que ha agilizado drásticamente estas actividades básicas de mantenimiento de registros. De hecho, la mayoría de los programas informáticos de contabilidad mantienen ahora un repositorio central en el que las empresas pueden registrar simultáneamente los asientos del libro mayor y del libro diario. Estos avances tecnológicos hacen más fácil y menos tedioso el registro de las transacciones, y no es necesario mantener cada libro de cuentas por separado. Es posible que la persona que introduce los datos en cualquier módulo del software de contabilidad o teneduría de libros de su empresa ni siquiera conozca estos repositorios. En muchas de estas aplicaciones de software, la persona que introduce los datos sólo tiene que hacer clic en un menú desplegable para introducir una transacción en un libro mayor o en un diario.