Orientación de los empleados: Cómo mantener a los nuevos empleados a bordo

La orientación de los empleados a sus lugares de trabajo y a sus puestos es una de las funciones más descuidadas en muchas organizaciones. Un manual del empleado y montones de papeles ya no son suficientes cuando se trata de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización.

Las quejas más frecuentes sobre la orientación de los nuevos empleados son que es abrumadora, aburrida, o que se deja al nuevo empleado hundirse o nadar. Los empleados tienen la sensación de que la organización les ha dado demasiada información que se supone que deben entender y poner en práctica en un período de tiempo demasiado corto.

El resultado suele ser un nuevo empleado confundido que no es tan productivo como podría ser. También es más probable que abandone la organización en el plazo de un año. Es costoso tanto para el empleador como para el empleado. Multiplique esto por el número de empleados que contrata cada año, y el coste de la rotación se convierte en algo significativo.

Con la continua escasez de mano de obra, el desarrollo de una experiencia eficaz de orientación de los empleados sigue siendo crucial. Es fundamental que los programas de nuevas contrataciones se planifiquen cuidadosamente para educar al empleado sobre los valores y la historia de la organización y sobre quién es quién en la organización.

Un programa de orientación bien pensado, ya sea de un día o de seis meses, ayudará no sólo a retener a los empleados sino también a aumentar su productividad. Las organizaciones que tienen buenos programas de orientación consiguen que la gente nueva se ponga al día más rápidamente, tienen una mejor alineación entre lo que los empleados hacen y lo que la organización necesita que hagan, y tienen menores tasas de rotación.

Propósitos de la orientación

Los empleadores tienen que darse cuenta de que la orientación no es sólo un gesto agradable puesto por la organización. Sirve como un elemento importante de la bienvenida al nuevo empleado y de la integración en la organización.

Para reducir los costes de inicio
Una orientación adecuada puede ayudar al empleado a ponerse al día mucho más rápidamente, reduciendo así los costes asociados con el aprendizaje del trabajo.

Para reducir la ansiedad
Cualquier empleado, cuando es puesto en una situación nueva y extraña, experimentará ansiedad que puede impedir su capacidad de aprender a hacer el trabajo. Una orientación adecuada ayuda a reducir la ansiedad resultante de entrar en una situación desconocida y ayuda a proporcionar directrices de comportamiento y conducta, para que el empleado no tenga que experimentar el estrés de las adivinanzas.

Para reducir la rotación de personal
La rotación de personal aumenta cuando los empleados sienten que no se les valora o se les coloca en puestos en los que no pueden realizar su trabajo. La orientación muestra que la organización valora al empleado, y ayuda a proporcionar las herramientas necesarias para tener éxito en el trabajo.

Para ahorrar tiempo al supervisor
En pocas palabras, cuanto mejor sea la orientación inicial, menos probable será que los supervisores y compañeros de trabajo tengan que dedicar tiempo a enseñar al empleado. Usted puede cubrir de manera eficaz y eficiente todas las cosas sobre la empresa, los departamentos, el entorno de trabajo y la cultura durante la orientación. El gerente y los compañeros de trabajo sólo tendrán que reforzar estos conceptos.

Para desarrollar expectativas laborales realistas, actitudes positivas y satisfacción en el trabajo
Es importante que los empleados aprendan cuanto antes lo que se espera de ellos, y lo que deben esperar de los demás, además de conocer los valores y actitudes de la organización.
Aunque las personas pueden aprender de la experiencia, cometerán muchos errores que son innecesarios y potencialmente perjudiciales. Las principales razones por las que fracasan los programas de orientación son El programa no se planificó; el empleado desconocía los requisitos del trabajo; el empleado no se siente bienvenido.

La orientación de los empleados es importante: la orientación proporciona muchos beneficios, y usted puede utilizar los comentarios de los empleados participantes para mejorar aún más sus orientaciones.

Todos los nuevos empleados deberían completar un programa de orientación para nuevos empleados que esté diseñado para ayudarles a adaptarse a su trabajo y a su entorno laboral y para inculcarles una actitud laboral positiva y motivación desde el principio.

Un programa de orientación para nuevos empleados bien pensado puede reducir la rotación y ahorrar miles de dólares a una organización. Una de las razones por las que la gente cambia de trabajo es que nunca se sienten bienvenidos o parte de la organización a la que se unen.

¿Qué necesita incluir en el proceso?

El principio más importante a transmitir durante la orientación es su compromiso con la mejora continua y el aprendizaje permanente. De esta manera, los nuevos empleados se sienten cómodos haciendo preguntas para obtener la información que necesitan para aprender, resolver problemas y tomar decisiones.

Un proceso de orientación bien pensado requiere energía, tiempo y compromiso. Sin embargo, suele ser rentable para el empleado individual, el departamento y la organización. Un ejemplo de ello es el éxito del condado de Mecklenburg (Carolina del Norte) en la renovación de su programa de orientación para empleados.

El empleador quería estar a la altura de su credo de que los empleados son el mayor recurso de la organización. En 1996, como parte de una iniciativa más amplia para rediseñar los servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, el personal del Departamento de Recursos Humanos del Condado de Mecklenburg tomó una decisión inteligente. Consideraron a los nuevos empleados como parte de su base de clientes y les preguntaron qué querían.

Se preguntó a los empleados qué querían y necesitaban de la orientación. También se les preguntó qué les gustaba y qué no les gustaba de la orientación. Se preguntó a los nuevos empleados qué querían saber sobre la organización. Además, se preguntó a los altos directivos de la organización qué creían que era importante que los empleados aprendieran al incorporarse a la nómina del condado.

A partir de los comentarios recogidos de los empleados, el personal de formación de RRHH de Mecklenburg se dio cuenta en primer lugar de que para satisfacer las necesidades de los empleados era necesario algo más que una sesión de formación de medio día. Confiando en los comentarios de los empleados, los formadores elaboraron una orientación de un día que daba a los empleados lo que decían que querían y lo que la alta dirección creía que los empleados necesitaban saber.

Esencialmente, la mezcla de orientación ahora incluye los temas menos emocionantes, como los W-2 y varias políticas y procedimientos, pero también incluye detalles que permiten al empleado conocer algo de la organización.

¿Necesita más información sobre cómo planificar una orientación de los empleados que sea beneficiosa y divertida?

Preguntas clave de la planificación

Los profesionales de Recursos Humanos y los gerentes de línea deben considerar primero las preguntas clave de la planificación de la orientación de los nuevos empleados antes de implementar o renovar un programa actual. Estas son las preguntas clave que hay que hacerse.

• ¿Qué cosas necesitan saber los nuevos empleados sobre este entorno de trabajo que les haga sentirse más cómodos?
• ¿Qué impresión e impacto quiere tener el primer día de un nuevo empleado?
• ¿Qué políticas y procedimientos clave deben conocer los empleados el primer día para evitar errores el segundo día? Concéntrese en las cuestiones vitales.
• ¿Qué cosas especiales (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) puede proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros?
• ¿Qué experiencia positiva puede proporcionar al nuevo empleado que pueda comentar con su familia al final del primer día de trabajo? La experiencia debe ser algo que haga que el nuevo empleado se sienta valorado por la organización.
• ¿Cómo puede ayudar al supervisor del nuevo empleado a estar disponible para él el primer día para proporcionarle una atención personal y transmitirle un mensaje claro de que el nuevo empleado es una adición importante al equipo de trabajo?

Cómo poner su mejor pie delante de un nuevo empleado

Dado que la primera impresión es crucial, aquí hay algunos consejos para poner su mejor pie delante. Diviértase un poco. Concéntrese sólo en los temas muy importantes del manual. Haga algunos juegos-esto puede ayudar a la gente a aprender. Los juegos incluyen:

Combate de fotos: después de la visita. A cada empleado se le proporcionan fotos de otros empleados y una lista de nombres. El objetivo es emparejar el nombre con la cara.

Caza de firmas: Mientras los empleados recorren las instalaciones, se les entrega un papel con los nombres de varios asociados que van a conocer. A continuación, se les pide que obtengan las firmas de las personas que conozcan. El empleado que obtenga la mayor cantidad de firmas de una variedad de nuevos compañeros de trabajo recibe un premio.

Otros juegos que tienen que ver con lo que el empleado aprendió durante la orientación también son garantías efectivas de que la orientación es exitosa.

Pasos para dar la bienvenida al nuevo empleado

• Comience el proceso antes de que la nueva persona comience a trabajar. Envíe una agenda al nuevo asociado con la carta de oferta para que el empleado sepa qué esperar. Manténgase en contacto con él o ella después de que haya aceptado el puesto para responder a sus preguntas. Asegúrese de que el área de trabajo de la nueva persona esté preparada para el primer día de trabajo.
• Asegúrese de que los compañeros de trabajo clave sepan que el empleado va a empezar y anímelos a venir a decir «hola» antes de que empiece la orientación. Una carta de bienvenida a la nueva empleada con una agenda permite a los compañeros de trabajo estar en contacto con la nueva empleada y su horario.
• Asigne un mentor o compañero, para que muestre a la nueva persona los alrededores, haga las presentaciones y comience la formación. Avise al mentor con suficiente antelación para que pueda hacer los preparativos. La relación de tutoría debería durar 90 días y puede prolongarse mucho más si la pareja establece una gran conexión. Muchas relaciones se prolongan durante años y pueden incluso convertirse en un patrocinio.
• Empiece por lo básico. Las personas se vuelven productivas antes si están firmemente asentadas en los conocimientos básicos que necesitan para entender su trabajo. Céntrese en el por qué, el cuándo, el dónde y el cómo del puesto antes de esperar que se encarguen de tareas o grandes proyectos. No les abrume con demasiada información.
• Provea muestras sobre cómo rellenar los formularios y la descripción del trabajo de la persona con el paquete de orientación.
• Diviértase un poco. Concéntrese sólo en los temas muy importantes del manual. Realice algunos juegos; esto puede ayudar a la gente a aprender.
• Provea una lista de preguntas frecuentes con una persona de contacto y un número de teléfono o una extensión.
• Planifique llevar al nuevo empleado a almorzar o pida a otras personas que se unan al nuevo empleado en el comedor o en una sala de conferencias con otros miembros del departamento. El primer día de trabajo no es el día para dejar al nuevo empleado solo durante el almuerzo.
• Este es un buen momento para que el supervisor lleve al empleado a almorzar, incluya a otros compañeros de trabajo y se asegure de que el empleado esté a gusto. También es un excelente entorno en el que los empleados pueden conocerse entre sí y al nuevo compañero de trabajo.
• Tenga en cuenta a la familia de la nueva persona. Un nuevo trabajo supone un ajuste para toda la familia, especialmente si se han trasladado. Haga lo que pueda para facilitar la transición y ayudarles a sentirse cómodos en la comunidad.
• Pida opiniones. Averigüe a través de los antiguos contratados cómo han percibido el proceso de orientación, y no tenga miedo de hacer cambios basados en esas recomendaciones. Puede enviar una evaluación entre dos y cuatro semanas después de que el empleado haya comenzado, y preguntar: Ahora que lleva un tiempo en la empresa, ¿la orientación para nuevos empleados satisfizo sus necesidades?
  Después de que el empleado haya trabajado para usted durante un tiempo, y descubra lo que debería haber aprendido pero no lo hizo en la orientación. En el condado de Mecklenburg, tras su proceso de rediseño, una de las formadoras, Allyson Birbiglia, dijo: «Reconocemos que tenemos que mejorar continuamente la orientación para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. What works now may not serve our employees well next month or next year.»

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.