Por qué utilizar una agencia de contratación? Beneficios, tarifas y todo lo que debe saber al usar estas empresas

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En Sourcing – por Riia O’Donnell

Cuando busque poner trabajadores en sillas, podría considerar usar una agencia o servicio de reclutamiento para hacer el trabajo. Hay una gran variedad de servicios disponibles, pero ¿debería utilizarlos y cómo sacar el máximo partido a su dinero?

El coste de la contratación puede superar los 40.000 dólares por empleado. Una parte de ese gasto corresponde a la formación y a la pérdida de productividad, sin duda. Pero una buena parte del coste está en el propio proceso de contratación: el tiempo que el personal de RRHH y los directivos dedican a discutir la vacante; la publicidad; las horas dedicadas a la selección; las entrevistas; las reentrevistas; la comprobación de los antecedentes, etc. Los departamentos de RRHH suelen dar estos pasos sólo para tener que volver a empezar el proceso. Si tiene un reclutador dedicado en plantilla, ya tiene una idea de cuál es la inversión anual. ¿Ha amortizado su salario/beneficios/prestaciones sobre la cantidad de contrataciones por año? Eso es sólo la punta del iceberg del coste de contratación.

Entonces, ¿por qué utilizar una agencia de contratación? Especialmente para las organizaciones pequeñas, donde el tiempo de los empleados ya es escaso, la contratación interna a menudo no es una inversión inteligente de recursos. Si no tiene un reclutador dedicado, está quitando un valioso tiempo de trabajo a otros miembros del personal, tiempo que afecta a sus resultados. Una agencia de selección de personal para conseguir los candidatos adecuados (no sólo un conjunto de solicitantes) puede ser el camino a seguir cuando se quiere obtener el máximo rendimiento de su dinero.

Entender las necesidades de contratación de las empresas

Antes de contratar a una agencia de contratación, debe conocer sus necesidades de contratación para saber cómo utilizar mejor los servicios de la agencia.

Con poca frecuencia
Si contrata con poca frecuencia -quizá una o dos veces al año- tener un reclutador dedicado en plantilla es frívolo. Una agencia puede conseguir el candidato adecuado en la puerta, seleccionado y garantizado. Tu trabajo será mínimo: organizar reuniones para ver si encajan bien y hacer la contratación.

Regularmente
Tal vez contrate regularmente – una vez al mes. Es posible que tenga a alguien que haga la mayor parte de sus contrataciones, que esté capacitado para seleccionar y entrevistar de manera cumplida, pero puede necesitar ayuda para conseguir candidatos (de nuevo, en contraposición a los solicitantes) en la puerta. CareerBuilder informa de que se pueden recibir fácilmente 75 currículos por cada oferta de trabajo. Eso es mucha selección. Incluso si sólo dedicas cinco minutos a cada currículum/carta de presentación (lo cual es generoso), pasarás más de seis horas leyéndolos con la esperanza de encontrar un buen candidato.

La misma encuesta mostró que el 78 por ciento de los reclutadores encontraron que al menos la mitad de los currículums eran de solicitantes no cualificados: Eso son tres horas desperdiciadas. Una agencia de contratación puede ayudar a aligerar la carga cuando se trata de la selección, para que pueda dedicar su atención sólo a los candidatos más cualificados.

Con frecuencia
O digamos que contrata con frecuencia: En un momento dado, normalmente estás publicando, entrevistando, verificando o cubriendo un puesto. Tienes muchas bolas en el aire a la vez, y puede ser un reto hacer malabares con todas ellas. Tener un departamento entero que le ayude sería estupendo, pero no está en las cartas, ni en el presupuesto. Una empresa de contratación puede ser su departamento de RRHH: Pueden quitarte la mayor parte del trabajo y liberarte para contratar por calidad, en lugar de por cantidad.

Sin parar
Contratas en masa. Estás reduciendo el tamaño, tienes una alta rotación (si alguna vez tienes tiempo, podrías preguntarte por qué), o estás contratando para cubrir puestos múltiples o estacionales. Necesitas ayuda

Uno de mis antiguos empleadores contrataba a 400 miembros del personal de temporada cada primavera para prepararse para la fiebre del verano. Con una plantilla de seis personas, era un reto conseguir suficientes cuerpos en la puerta. Algunas agencias están preparadas para hacer frente a este tipo de volumen: Trabajan con agencias comunitarias, trabajadores extranjeros (y verifican los visados de trabajo para usted) y otros programas de divulgación para ayudar con las grandes necesidades de personal.

Llene los puestos de trabajo, no las vacantes de entrevistas

A las agencias se les paga por llenar puestos de trabajo, no por reservar entrevistas. Es probable que obtenga menos candidatos, pero cada uno de ellos estará cualificado. Como reclutador, y luego como director de sucursal de una agencia de contratación, llegué a conocer bien a mis clientes. No sólo me decían el conjunto de habilidades requeridas, sino que con el tiempo aprendí quién encajaría bien y quién no.

Aunque no quieras discriminar, sí que puedes decirle a un reclutador las habilidades blandas. Un departamento tranquilo puede no estar buscando a alguien que sea fácilmente excitable. O, tal vez usted ha tenido una gran rotación porque todo el mundo está buscando ascender en un año, por lo que quiere a alguien que estaría satisfecho con este trabajo a largo plazo.

Tuve una empresa con exactamente ese problema: seguían contratando cada seis meses más o menos para el mismo puesto. Aunque aprecié las comisiones, me sentí mal de que tuvieran que seguir recontratando. Al hablar con el director de contratación, le ofrecí una sugerencia. Dejen de contratar a recién licenciados y busquen a un trabajador más veterano (subiendo un poco el sueldo). Quieres a alguien que sepa lo que quiere hacer todo el día y que no esté buscando un trampolín o un punto brillante en su currículum. El resultado: una contratación a largo plazo que me costó en comisiones, pero me hizo ganar una conexión con la empresa. Una buena empresa de contratación hará exactamente eso. Están en ello a largo plazo. Quieren establecer una relación con usted y harán lo que sea necesario para lograrlo, incluso si hay una pérdida a corto plazo.

Prueba y trampa (o Pare)

Si un miembro crítico del equipo está tomando una licencia familiar o médica, por supuesto que va a contratar a un temporal para llenar su lugar – no tiene otra opción. Considere la posibilidad de utilizar esto como una oportunidad para seleccionar a alguien para otra vacante que pueda tener dentro de la empresa. Si es un buen trabajador, trabaja bien con el equipo y está dispuesto a ello, puede que incluso quiera formarlo durante su periodo temporal para ver si encaja bien.

¿Tiene un puesto que requiere más tiempo que el periodo de prueba de 30/60 días para formarlo? El contrato temporal podría ser una buena opción para usted. Puede tomar meses para ver si un candidato es el adecuado para algunas vacantes. Si lo haces de forma temporal a permanente, tendrás un periodo de prueba más largo. Y si no funcionan, ni siquiera tienes que despedirlos. Sólo tienes que llamar a la agencia y pedirles que se encarguen de la parte desagradable. También te enviarán un sustituto.

¿Y si decides que son perfectos? Algunas empresas optan por comprar el contrato – pagando una cuota para sacar al contratado de la nómina «temporal» y ponerlo en la suya. Dependiendo de la duración del periodo de compra, puedes considerar dejarlos como temporales el mayor tiempo posible. Al mantenerlos como empleados de la agencia, no sólo se reparte el coste de la compra, sino que se prolonga el periodo de prueba. Además, una vez que dejen la nómina de la agencia y pasen a la tuya, podrás iniciar tu propio periodo de prueba. Además de la ayuda para la contratación, todas las agencias ofrecen períodos de garantía. Si la contratación no funciona, no pagas y ellos vuelven a empezar la búsqueda, no tú. Con algunas agencias puedes negociar los honorarios, con otras los periodos de garantía; con algunas ambas cosas. Nunca está de más preguntar. Sobre todo si contratas un volumen de trabajo a través de ellas, o si eres un cliente nuevo, intenta negociar cualquiera de las dos cosas. Pero sea cual sea el periodo de garantía, utilizarlo estrictamente como periodo de prueba es fundamental. Si no están funcionando, deje que la agencia comience el proceso de nuevo.

Si usted mira hacia atrás en la rotación que ha tenido, ¿cuánto se puede atribuir a las contrataciones apresuradas, a la falta de selección, o a establecerse sólo para llenar ese lugar? Cuando utiliza un reclutador deja de cometer esos errores por su cuenta, y empieza a hacer que trabajen a su favor.

Su período de garantía es una oportunidad para asegurar que la nueva contratación es la correcta. Establezca objetivos realistas sobre lo que el nuevo contratado debería haber aprendido/alcanzado/mascullado dentro del período de garantía. Si no alcanzan esos objetivos, es el momento de cambiar. Puede que le cueste unos cuantos intentos conseguir la combinación adecuada, pero habrá hecho muy poco trabajo para lograr esa hazaña: y, como ventaja, la agencia aprenderá más sobre su empresa. Una vez que conozcan sus prioridades y su cultura, estarán más capacitados para cubrir su próximo puesto.

El coste de hacer negocios

Hay muchos tipos de agencias, con estructuras de honorarios y garantías variadas. Estos son los tres tipos principales que verá:

Se pagará por adelantado y normalmente se les dará derechos exclusivos para cubrir el puesto. Estos son raros y generalmente son para puestos de alto nivel o muy difíciles de cubrir.

Costo: Una media del 10 por ciento del salario anual para empezar a reclutar, otro 10-15 por ciento o más después de la contratación
Garantía: Entre seis meses y un año

Contingencia
Estas agencias envían a los candidatos y se quedan con un porcentaje del salario anual después de que el nuevo contratado haya cumplido el periodo de garantía.
Coste: Normalmente entre el 15 y el 25 por ciento del salario anual
Garantía: Generalmente 60 días

Temporal o Temp to Perm
Estas agencias envían trabajadores temporales que pueden ir y venir, o, si encuentras que encajan bien, pueden pasar a tu nómina. Su contrato puede comprarse a cambio de una cuota, o después de un tiempo puedes tenerlos gratis. Suele haber una escala móvil en la compra: Cuanto antes los saque de la nómina de la agencia y los incorpore a la suya, mayor será el coste.

Coste: del 20 al 50 por ciento del salario por hora
Compra: Generalmente después de 90 a 120 días

Beneficios adicionales

Si todavía no está convencido de por qué utilizar una agencia de contratación puede ser el movimiento correcto, la decisión de hacerlo puede traer algunos beneficios adicionales que pueden ser difíciles de cuantificar inmediatamente, pero que sin embargo son muy reales. Por ejemplo: A menos que seas Google o Apple, probablemente no tengas miles de candidatos cualificados haciendo cola para trabajar para ti. Pero un reclutador «venderá» su empresa a un candidato con la misma fuerza con la que le venderá el candidato a usted.

Digamos que finalmente ha decidido contratar a un desarrollador, pero su personal de RRHH sabe muy poco sobre codificación. Los reclutadores que se especializan en un determinado mercado pueden ayudarle a elaborar paquetes de compensación justos, hacerle saber lo que puede esperar de forma realista del mercado y, probablemente lo más importante, presentarle a los candidatos de su grupo de solicitantes que son exactamente los adecuados.

Utilizar una agencia de reclutamiento puede ser útil desde un punto de vista contable, también. Los honorarios de la agencia son gastos empresariales, lo que puede ayudar a su cuenta de resultados. Como informa Bersin by Deloitte, el coste medio de cubrir un puesto vacante es de casi 4.000 dólares. Pero los honorarios de las agencias son un gasto empresarial legítimo que puede compensar una parte de ese coste.

Según LinkedIn, sólo el 12 por ciento de la fuerza de trabajo está buscando activamente empleo, pero el 85 por ciento está abierto a escuchar nuevas oportunidades. Los reclutadores de las agencias no se limitarán a esperar a que un candidato de calidad entre por su puerta, sino que rastrearán a sus competidores y el mercado en busca de personas en puestos similares, para ver si alguien está interesado en buscar. Debido a que viven y respiran el reclutamiento, los reclutadores de las agencias tienen el tiempo para identificar y llegar a los candidatos pasivos de una manera que probablemente no es posible para su equipo.
Las agencias de reclutamiento pueden convertir una búsqueda de un mes en una que dura sólo unos días. Saber cuándo y cómo utilizarlas eficazmente no sólo puede reducir el estrés de la contratación, sino que puede ayudarte a garantizar una contratación a largo plazo.

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