Qué hacer si tu empleador te paga de más

¡Es día de pago! Miras tu recibo de sueldo o tu saldo bancario y te encuentras con la mejor sorpresa: ¡te han pagado de más! Es como la carta «Error bancario a tu favor» del Monopoly. Sin embargo, antes de que empieces a hacer planes sobre cómo gastar tu inesperada ganancia, debes tener en cuenta un hecho aleccionador. Según la legislación federal de Estados Unidos, la mayoría de los empresarios tendrán derecho a reclamar ese dinero. Estas disposiciones se extienden a los empleadores de los sectores público y privado. Sin embargo, dependen de que la empresa pueda demostrar realmente que te pagaron de más por accidente.

Cuestiones legales aparte, también hay una cuestión moral en juego. Si accidentalmente te han pagado de más y nadie se da cuenta del error, ¿debes denunciarlo? ¿Cómo se devuelve el dinero? Esta guía le explicará todo lo que necesita saber sobre los sobrepagos accidentales del empleador.

Situaciones en las que pueden producirse sobrepagos

Los encargados de las nóminas a veces se olvidan de llevar la proverbial, lo que lleva a errores aritméticos que hacen que su nómina reciba un aumento inesperado. O alguien hace un tipo en una hoja de cálculo, y la computadora escupe un total más alto de lo que debería. Sin embargo, estas situaciones son relativamente raras. Según los abogados laboralistas, la mayoría de los pagos en exceso se deben a tecnicismos contenidos en los contratos de trabajo. He aquí un ejemplo común.

• A un nuevo empleado se le ofrece una bonificación por firma de 5.000 dólares, que está supeditada a la permanencia en la empresa durante al menos 12 meses.
• El empleado firma el contrato y la bonificación se paga por adelantado.
• Nueve o diez meses más tarde, el empleado deja su trabajo o es despedido por bajo rendimiento.
• Por lo tanto, no se ha cumplido la disposición contractual de la bonificación que exige que el empleado trabaje para la empresa durante al menos 12 meses.

En tal situación, el empleado está legalmente obligado a devolver la bonificación por firma. Este tipo de casos suelen acabar en los tribunales. Sin embargo, si te han pagado de más, es una buena idea no dejar que las cosas avancen tanto. Puede acabar pagando mucho más que su inmerecido salario si sale mal parado de una decisión judicial. Probablemente incurrirá en sus propios honorarios legales, y potencialmente se le pedirá que pague la totalidad o parte de los honorarios de su antigua empresa si pierde.

Cómo afectan las leyes estatales a los pagos en exceso

Es importante tener en cuenta que los estatutos laborales y de empleo exactos que cubren este tipo de situaciones varían de un estado a otro. La Ley Federal de Normas Laborales Justas (1938) otorga a las empresas el derecho legal de embargar el salario de un empleado para reclamar los pagos en exceso. Sin embargo, las leyes estatales pueden afectar al modo en que se aplican estas normas. En algunos casos, la legislación estatal juega a favor del empleado. En otros, proporciona al empleador protecciones adicionales.

Por ejemplo, en Indiana, las empresas pueden recuperar unilateralmente los pagos en exceso deduciéndolos de tus futuros salarios. Sólo tienen que avisarte con dos semanas de antelación antes de embargarte el sueldo. En el estado de Washington, las empresas pueden hacer lo mismo sin siquiera avisar. Sin embargo, eso sólo se aplica si el pago en exceso se detectó dentro de los 90 días siguientes a su emisión.

California, en cambio, protege agresivamente a los trabajadores en estas situaciones. Es ilegal que una empresa californiana embargue tu salario para recuperar los pagos en exceso. Sólo se les permite hacerlo si usted firma un acuerdo legalmente vinculante que establezca explícitamente las condiciones de reembolso.

Para protegerse, la mayoría de los empleadores abordan el tema en los contratos que usted debe firmar al inicio de un nuevo puesto. Los términos pueden estar enterrados en la jerga legal o en la letra pequeña, pero muchos de estos contratos contienen términos que protegen los intereses del empleador, mientras que la contabilidad de las leyes estatales y federales.

¿Debe usted reportar un pago en exceso?

La mayoría de la gente es bastante honesta. No se sentirían bien embolsándose un dinero que en realidad no han ganado, ¿verdad? Para otros, el miedo a ser «descubiertos» -y potencialmente castigados- es suficiente para que hablen. Estos problemas pueden verse amplificados por una serie de factores. Si tiene una buena relación laboral con su empleador, no querrá arruinarla. Si trabajas para una pequeña empresa que tiene dificultades para salir adelante, un pago excesivo empieza a parecer un robo. Tal vez seas nuevo en el trabajo o estés pensando en quedarte en la empresa a largo plazo. En ese caso, no informar de un pago excesivo puede agriar sus perspectivas de carrera rápidamente.

Por otro lado, puede tener la tentación de quedarse con el dinero extra. Si estabas trabajando para el empresario con un contrato que ya ha expirado, no hay mucho que perder. Si desde entonces has dejado tu trabajo en otras condiciones, buenas o malas, hay una tendencia a encogerse de hombros y decir «bueno, ¿qué pueden hacer realmente al respecto?»

A menudo parece más fácil quedarse con el dinero extra cuando no tienes que mirar realmente a alguien a los ojos después de hacerlo. Recuerda que si eliges quedarte con el dinero (y esperas que la empresa no se dé cuenta), estás poniendo en riesgo tu trabajo y tu futura relación con tu empleador. Si ya no trabajas allí, también podrías estar invitando a problemas legales. En la mayoría de los casos, esa tirada de dados simplemente no merece la pena.

Cómo denunciar un pago excesivo

Las empresas suelen tener políticas para hacer frente a este tipo de situaciones. Independientemente de que sigas trabajando para la empresa, tu primer paso debe ser reportar el sobrepago. Los destinatarios obvios son su supervisor directo, un miembro del equipo de nóminas o de contabilidad, o a un responsable de recursos humanos.

Debe seguir los siguientes pasos.

• Anote la fecha en que se emitió el pago y el periodo de pago al que se aplicó.
• Confirme la cantidad exacta del pago en exceso.
• Compruebe si los impuestos u otras deducciones se restaron de la cantidad total.

También tenga en cuenta que los sueldos y salarios no son las únicas formas de compensación que pueden ser pagadas en exceso. Los empresarios a veces dan a sus trabajadores una paga de vacaciones excesiva, les reembolsan gastos en los que no han incurrido o les reembolsan demasiado por gastos legítimamente reclamados.

Trabaje con su empleador para arreglar la situación

Si se presenta voluntariamente, lo más probable es que su empleador haga todo lo posible para facilitar el proceso de reembolso. Lo mejor es que, si puede, busque la manera de devolver el pago en exceso en un solo pago. Sin embargo, esto puede no ser una opción en todos los casos. Por ejemplo, si nadie se da cuenta del error hasta semanas (o meses) después, es posible que no tenga el dinero fácilmente disponible para devolverlo.

El establecimiento de un plan para devolver el dinero suele implicar un recorte de sus ingresos futuros hasta que se haya resuelto la discrepancia. La mayoría de los planes de reembolso repartirán la suma pagada de más a lo largo de varios períodos de pago para que no tenga que hacer un enorme ajuste financiero de una sola vez. Aunque no deberías esperar que esto ocurra, puede que tu empresa simplemente te diga que no te preocupes por devolver el dinero. Si la cantidad fue modesta y usted fue comunicativo al respecto, podría ser recompensado por su honestidad.

¿Qué pasa si su empleador reclama falsamente un pago en exceso?

En casos raros, su empleador puede afirmar que cometió un error y le pagó en exceso, cuando no fue así. Esto puede dar lugar a prolongadas disputas que pueden no resultar a su favor. Puede perjudicar tu posición en la empresa. Si llega a los tribunales, las cosas pueden empeorar. Las empresas suelen tener más recursos legales a su disposición que los empleados individuales.

No obstante, su primer paso debe ser solicitar detalles y documentación. Pida a su empleador que le proporcione una declaración escrita que resuma la fecha y el importe del supuesto pago en exceso. Compárelo con sus propios registros para asegurarse de que no ha pasado algo por alto accidentalmente.

Si ha hecho su debida diligencia y su empleador le amenaza injustamente con embargarle el sueldo o tomar otras medidas, consulte a un abogado laboralista. También puede disponer de servicios de asistencia jurídica gratuitos o de bajo coste a través de grupos comunitarios y otros recursos locales, si los necesita.

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Jim Greene

Jim Greene is a freelance writer based in the Toronto, Canada area. He has been writing professionally since 2001 and has an extensive professional background in consumer research, personal finance and economics.