Todo lo que necesita saber sobre el reembolso de gastos de los empleados
Parece bastante sencillo: un empleado paga un gasto de la empresa de su bolsillo y el empleador se lo reembolsa. Pero, hay algunas complicacionesinvolucradas, como las cuestiones de cumplimiento y la forma de declarar los reembolsos en los impuestos.
Aunque el reembolso de gastos sólo se requiere si se estipula en un contrato de trabajo o si los gastos de la empresa hacen que el salario del empleado sea inferior al salario mínimo, la mayoría de las empresas reembolsan los gastos relacionados con el trabajo incurridos por los empleados como una ventaja laboral. Sin embargo, hay que tener en cuenta que algunos estados tienen sus propias leyes sobre el reembolso de gastos. Illinois, por ejemplo, requiere que los empleadores reembolsen a los empleados todos los «gastos necesarios… incurridos por el empleado dentro del ámbito del empleo y directamente relacionados con los servicios prestados por el empleador»
Si usted paga o no impuestos sobre los reembolsos de gastos depende de si utiliza un plan contable o no contable. Trabaje con una Organización Profesional de Empleadores como Resourcing Edge para asegurar el cumplimiento de las leyes aplicables y desarrollar un plan de gastos contable para ayudar a maximizar los beneficios fiscales.
¿Qué es un reembolso de gastos de empleados?
Cuando un empleado gasta su propio dinero en gastos de negocios «ordinarios y necesarios», un acuerdo de reembolso o asignación es el sistema utilizado para pagarlos. Los empleadores pagan todos los anticipos, reembolsos y cargos por los gastos de negocios de los empleados. Los reembolsos son más comunes cuando los empleados viajan por trabajo. Tendrán que ser reembolsados por las comidas, la gasolina, el alojamiento, el entretenimiento de los clientes, y más.
Es importante saber qué gastos de negocios son válidos o no, y separar los gastos de negocios de los gastos personales, los gastos de capital y los gastos para calcular el costo de los bienes vendidos. Consulte la publicación 535 del IRS para saber más sobre los gastos empresariales.
Los gastos comunes de negocios que pueden ser reembolsados incluyen:
- Gas/millaje para uso de negocios
- Viajes y alojamiento
- Comidas y entretenimiento
- Herramientas y suministros
- Formación y desarrollo
- Cuotas y suscripciones, licencias profesionales
¿Los reembolsos de gastos están sujetos a impuestos?
Normalmente, cuando pagas a un empleado, tendrás que retener y contribuir con impuestos sobre el pago, pero ¿qué pasa con los reembolsos? Depende del plan que utilice: contable o no contable. El IRS tiene diferentes requisitos de información dependiendo de si usted tiene un plan contable o no contable.
Si usted no ha revisado sus políticas de reembolso de gastos de los empleados recientemente, algunos gastos de negocios ya no pueden calificar para un plan contable. Como resultado de la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2017, ya no puedes reembolsar los gastos de mudanza de los empleados. Según el IRS, los empleados ahora deben incluir los reembolsos de gastos de mudanza en los salarios de los empleados, excepto para ciertos miembros de las Fuerzas Armadas.
Las empresas deben reexaminar sus políticas de reembolso y asignación a la luz de la nueva Ley de Recortes de Impuestos y Empleos, efectiva para los años fiscales de 2018 a 2025.
Plan Contable
Para calificar para un plan contable, el acuerdo de reembolso o asignación del empleador debe seguir estas tres reglas:
- Conexión empresarial: Todos los gastos empresariales ordinarios y necesarios deben haber sido pagados o incurridos mientras se prestaban servicios como empleado.
- Justificar los gastos: Debe haber una contabilidad con justificación (fecha, lugar, importe, finalidad) realizada en un periodo de tiempo razonable (60 días).
- Devolver los importes no justificados: Cualquier exceso de reembolsos o dietas debe devolverse en un plazo razonable (120 días).
Dado que las cantidades del plan contable no se consideran salarios, no están sujetas a los impuestos sobre la renta, la seguridad social, Medicare y FUTA. Son deducibles por el empleador como gastos empresariales.
Si no se cumple alguna de estas condiciones, los reembolsos se tratan como pagados bajo un plan no contable, que se consideran salarios, tratados como salarios suplementarios sujetos a impuestos sobre la renta, la seguridad social, Medicare y FUTA. Se declaran en el formulario W-2 del empleado y son deducibles por el empleador como compensación del empleado.
Plan no contable
Dentro de un plan no contable, cualquier reembolso u otro acuerdo de asignación se trata como salario suplementario y está sujeto a impuestos. Sus pagos se consideran no contables si:
- El empleado no justifica adecuadamente los gastos en un tiempo razonable.
- El empleado no devuelve el exceso de reembolsos o dietas en un tiempo razonable.
- El empleador adelanta o paga una cantidad a un empleado independientemente de que espere que éste tenga gastos de negocio.
- El reembolso se habría pagado de otro modo como salario.
- Un período de tiempo razonable para que los empleados presenten los gastos. Algunas leyes de reembolso exigen que los empleados presenten los gastos reembolsables en un plazo de 30 días a partir de la realización del gasto.
- El proceso para solicitar el reembolso.
- El proceso para presentar los gastos relacionados con el trabajo, incluidos los requisitos de justificación.
- El proceso para devolver los reembolsos o asignaciones en exceso.
- Los tipos de gastos que son reembolsables.
- La cantidad máxima permitida para ciertos gastos.
- Los proveedores preferidos para los gastos reducidos.
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Vea la Publicación 15 del IRS para obtener más detalles.
Reembolso de gastos para contratistas independientes
Hay diferentes reglas de reembolso de gastos para los contratistas independientes, que se pagan a través del Formulario 1099. La mayoría de las empresas prefieren incluir las cantidades de reembolso en el ingreso 1099 en lugar de pasar por el reembolso de los gastos. El contratista puede entonces deducir los gastos del negocio en su propia declaración de impuestos.
Creando una Política de Reembolso de Gastos Responsables para el Manual del Empleado
Trabaje con los expertos en RH de Resourcing Edge para ayudarle a crear políticas de reembolso responsables y agregarlas al manual del empleado.
La política de reembolso de gastos debe incluir lo siguiente:
Los empleados deben tener una comprensión clara y coherente del procedimiento adecuado para el reembolso de los gastos empresariales. Si un empleado no justifica adecuadamente los gastos ni sigue el procedimiento, cualquier reembolso de gastos podría convertirse en un ingreso imponible. Tenga en cuenta que si un empleado no cumple con los requisitos del plan de contabilidad, esto no descalifica otros reembolsos que cumplen con los requisitos. El IRS determina los reembolsos en función de cada empleado.
Para obtener más información sobre los planes contables, consulte la Publicación 463 del IRS.
Con un documento del plan contable claramente redactado, ninguno de sus reembolsos debería contar como ingresos imponibles. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.
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