9 Excellentes applications pour les organisateurs d’événements et de mariages

septembre 11, 2021admin

Cet article a plus de 5 ans.

Au début de l’année 2010, je me suis engagée dans une nouvelle voie professionnelle – j’ai décidé de devenir organisatrice d’événements. Depuis que j’ai commencé, j’ai géré des événements à Singapour, Paris, Dubaï et Cancun, organisant tout, des banquets intimes aux cérémonies d’ouverture à grande échelle. Chaque événement était unique et j’en ai aimé chaque moment.

Même si c’était il y a seulement cinq ans, lorsque j’ai commencé ma nouvelle entreprise, les bons outils de planification d’événements étaient difficiles à trouver. Il n’y avait pas beaucoup de solutions logicielles ou d’applications mobiles conçues pour les planificateurs d’événements, j’étais donc obligé de me contenter de feuilles de calcul Excel, de présentations Powerpoint et de nombreux documents Word.

Mais les choses ont beaucoup changé en très peu de temps.

Aujourd’hui, les planificateurs d’événements ont des outils plutôt sympas à leur disposition pour simplifier leur flux de travail compliqué. J’aimerais partager certains des meilleurs que j’ai intégrés à ma boîte à outils de planification d’événements.

Faire le plein d’inspiration créative

L’une des applications les plus utiles pour trouver de l’inspiration créative est Pinterest, le populaire réseau social de collecte et de partage d’images. Vous pouvez parcourir des milliers de photos et d’images pour trouver une inspiration créative pour votre prochain événement. Cette immense bibliothèque d’images est particulièrement utile pour trouver des idées de décor, de design et de thèmes d’événements.

Disponible sur : Web, iOS et Android

Prix : gratuit

Conseil de pro : créez un compte Pinterest et configurez un » tableau » distinct pour chaque client. De cette façon, vous pourrez partager des idées entre vous sans avoir à envoyer des courriels dans les deux sens.

Garder les notes et le matériel de planification organisés

Lorsqu’il s’agit de rester organisé, il n’y a pas de meilleur ami qu’Evernote. Cette application vous permet de conserver toutes vos « affaires » en un seul endroit pratique, qu’il s’agisse d’images, de texte, de tout type de note – et même de pages Web entières. Vous pouvez également tout catégoriser selon vos besoins en ajoutant des balises.

Disponible sur : Web, Mac, Windows, Android, iOS et Windows Phone

Prix : gratuit, premium pour 5 $/mois, business pour 10 $/mois (par utilisateur)

Conseil de pro : installez l’extension de navigateur Evernote Web Clipper et sauvegardez rapidement le contenu le plus intéressant que vous trouvez en ligne sur votre compte Evernote.

Power user hack : Utilisez IFTTT pour importer automatiquement les images que vous enregistrez sur votre tableau Pinterest, vous assurant ainsi de tout avoir au même endroit.

Communiquer avec les membres de l’équipe

La gestion simultanée d’une grande équipe ainsi que de divers fournisseurs externes peut être délicate. Mais Slack rend la communication plus efficace en remplaçant les e-mails à rallonge par des textes courts, semblables à ceux d’un « chat ». Slack vous permet également de créer des groupes distincts et d’ajouter des balises aux messages pour trouver des infos plus facilement.

Disponible sur : Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone bientôt disponible)

Prix : gratuit (jusqu’à 10 000 messages), puis les plans commencent à 7 $/mois (par utilisateur)

Conseil de pro : créez différents groupes pour différents segments de votre équipe afin de garder votre communication aller-retour ciblée et efficace.

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Collection d’images d’événements

Vous avez déjà voulu garder une trace de toute la production de votre événement, y compris toutes les images des fournisseurs et des différents membres de l’équipe ? Capsule est une excellente solution. Demandez à toutes les parties de télécharger l’application photo capsule, puis toutes les photos qu’elles prennent seront importées dans votre « capsule » partagée en ligne. Plus besoin de courir après tout le monde pour récupérer leurs photos !

Disponible sur : Web, Android et iOS

Prix : gratuit

Conseil de pro : recommandez cette application à vos clients – ils vous en seront reconnaissants ! Il existe également une place de marché où les utilisateurs peuvent commander des tirages de leurs images.

Planifier des réunions

Bien que vous travailliez probablement avec chaque vendeur en tête-à-tête, il arrive que tous les participants à un projet doivent assister à une réunion de groupe. Coordonner une date et une heure qui conviennent à tout le monde n’est pas une mince affaire, mais Doodle vous permet de proposer différentes options et d’obtenir des réponses de type sondage de la part de chaque participant.

Disponible sur : Web, iOS

Prix : gratuit, premium pour 39 $/an (une version professionnelle est également disponible à partir de 69 $/an

Gérer chaque aspect de votre événement

Avoir des informations sur l’événement éparpillées dans différentes apps, courriels et fichiers informatiques peut grandement nuire au succès de votre prochain événement. En disposant d’un espace de travail central, il est plus facile de rester maître de la situation. Planning Pod est spécialement conçu pour les organisateurs d’événements et propose plus de deux douzaines d’outils de gestion d’événements. Pour un bon aperçu de tout ce que Planning Pod peut faire, regardez cette vidéo.

Disponible sur : Web

Prix : essai gratuit (30 jours), puis forfaits à partir de 19,99 $/mois

Conseil de pro : vous pouvez partager Planning Pod avec votre équipe (et vos clients si vous le souhaitez) pour assigner des tâches, fixer des échéances et gérer toute la collaboration de l’équipe.

Garder les clients dans la boucle

Planning Pod offre une fonction qui vous permet de tenir vos clients informés de tous les aspects du processus de planification d’un événement, mais parfois vous voulez un outil qui vous permet de partager seulement les parties les plus importantes avec eux. Blossom est un outil de gestion de projet conçu pour vous permettre de suivre l’évolution d’un événement par étapes. Il a principalement été conçu pour être utilisé par les entreprises de technologie pour suivre le développement des produits, mais il fonctionne aussi parfaitement pour la gestion des événements.

Blossom vous permet de créer des « cartes » pour chaque tâche de l’événement, qui peuvent être déplacées d’une étape à l’autre à mesure que chaque partie est terminée. Vous pouvez également ajouter une étape » d’approbation du client » à la fin qui permet à votre client de donner à chaque élément une révision finale.

Disponible sur : Web

Prix : essai gratuit (14 jours), puis forfaits à partir de 19 $/mois

Conseil de pro : Blossom s’intègre à Slack, ce qui facilite le suivi des éléments répertoriés dans Blossom auprès des membres de l’équipe.

Gérer les invitations, les inscriptions et la billetterie

Si vous planifiez un événement qui nécessite une inscription ou une billetterie, Bizzabo vous permet de créer un événement, d’ajouter des types de billets, de construire un site Web d’événement et d’envoyer vos invitations, le tout au sein d’une seule application. Bizzabo vous aide également à rester au courant de ce que les gens disent sur les médias sociaux au sujet de votre événement. Le jour de l’événement, l’application vous permet d’envoyer des notifications push aux participants en cas de retard ou de modification du programme. Pour un bon aperçu du fonctionnement de Bizzabo, regardez cette vidéo.

Disponible sur : Web, iOS et Android

Prix : les plans vont de la gratuité aux plans personnalisés payants

Conseil de pro : Bizzabo offre un supplément spécial pour les participants à l’événement : ils peuvent utiliser l’appli pour se mettre en réseau et s’envoyer des messages pour organiser des réunions, etc.

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses applications et outils Web géniaux qui peuvent vous aider à faire de votre prochain événement un événement inoubliable. En utilisez-vous d’autres que nous avons oubliés ? Partagez-les avec nous dans les commentaires ci-dessous.

Lisez tous les articles de Melanie Haselmayr sur AllBusiness.com.

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