Comment créer une signature électronique dans Excel

Créer des signatures électroniques dans Microsoft Excel est un processus simple. Souvent, les entreprises utilisent les feuilles Excel de la même manière que d’autres documents comme les PDF et les fichiers Word.

Ajouter des signatures électroniques ou numériques à ces documents, par opposition aux signatures au stylo et à l’encre, peut permettre de gagner beaucoup de temps et de ressources. C’est notamment le cas lorsque de nombreuses personnes au sein d’une organisation doivent approuver les documents.

De plus, offrir aux clients la possibilité d’approuver rapidement les documents en ajoutant une ligne de signature entraînera probablement une augmentation de votre taux de conversion et une diminution du délai d’exécution des propositions, contrats, rapports, factures, etc.

Dans ce billet, nous allons exposer les différences entre les deux principaux types de signatures virtuelles et vous montrer comment ajouter des signatures électroniques et des lignes de signature aux documents Excel.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Alors, qu’est-ce qu’une signature électronique ?

En bref, une signature électronique est une marque virtuelle apposée sur un document pour signifier son approbation. Disons que quelqu’un reçoit un contrat en pièce jointe d’un courriel. Elle ouvre le document, ajoute une image de signature photocopiée au bas de la dernière page, et le renvoie. Elle vient d’approuver électroniquement le document.

Il est possible d’ajouter d’autres couches de sécurité à ce processus avec des outils spécialisés. Après la signature électronique d’un document, un certificat est généré automatiquement, et une copie est stockée sous forme de PDF dans le cloud.

En règle générale, les signatures électroniques sont tout aussi sûres que les signatures manuscrites typiques, si ce n’est plus. Les gouvernements du monde entier ont mis en place de nombreux textes législatifs (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, etc.). En outre, les signatures électroniques accompagnent généralement une  » piste d’audit  » étendue, comme les e-mails, ce qui les rend très faciles à vérifier.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Une signature numérique est un type de signature électronique hautement sécurisé. Les signatures numériques s’appuient sur ce que l’on appelle une infrastructure à clé publique (ICP) pour vérifier les documents. Il est quasiment impossible de falsifier une signature numérique ou de modifier un document une fois signé.

Les personnes qui souhaitent utiliser des signatures numériques doivent d’abord acheter un certificat numérique (ou identifiant numérique) auprès d’une « autorité de certification. » Chaque fois qu’ils approuvent un contrat, une proposition, une facture, etc, ils apposent cet identifiant numérique sur le document, créant ainsi un fichier crypté unique. Ce fichier ne peut être décrypté qu’avec une clé publique explicitement liée à cette personne.

Pour ajouter une signature numérique dans Excel (qui reconnaîtra automatiquement tout certificat numérique stocké sur votre ordinateur), vous devrez d’abord acheter un ID ou créer le vôtre.

Quand faut-il signer dans Excel ?

Vous pouvez avoir besoin d’ajouter une signature (ou une ligne de signature) à une page Excel pour plusieurs raisons.

Voici quelques-unes des plus courantes :

• Approuver des rapports comptables internes et des fichiers lourds en données.
• Demander aux clients d’approuver des factures, des tableaux de prix, des devis ou des reçus.
• Pour les documents Excel contenant des calculs qui nécessitent une vérification de la part de la direction ou de la comptabilité.
• Un client demande spécifiquement un document sous forme de fichier Excel.

Même si vous créez la plupart des documents au format PDF ou Microsoft Word, il est bon de disposer de processus clairs pour créer des signatures électroniques dans Excel si le besoin s’en fait sentir.

Comment créer une signature électronique dans Excel

Vous avez la possibilité d’ajouter une signature visible ou invisible dans Excel. Vous pouvez également créer une ligne de signature seule, ce qui permettra aux destinataires de donner leur approbation.

Suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir le document Excel.
2. Sélectionner la zone où vous souhaitez placer votre signature.
3. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sélectionnez Texte > Ligne de signature > Ligne de signature Microsoft Office.
4. Une boîte de dialogue de configuration de la signature apparaît. Saisissez les informations que vous souhaitez voir apparaître :
   • • Signataire suggéré – Le nom du destinataire (si vous signez le document, ce sera votre nom).
     • Titre du signataire suggéré – Le rôle professionnel du destinataire, par ex, « manager » ou « PDG. »
     • Adresse électronique du signataire suggéré – L’adresse électronique du destinataire.
     • Instructions au signataire – Toute instruction que vous souhaitez inclure.
5. Cochez les cases en bas de la fenêtre contextuelle (« Permettre au signataire de… » et « Afficher la date de signature… ») si vous voulez afficher la date de signature et/ou permettre au signataire d’ajouter des commentaires et cliquez sur OK.
6. Double-cliquez sur la ligne de signature (ou faites un clic droit et sélectionnez Signer). Vous pouvez être invité à enregistrer le document.
7. Si vous n’avez pas de certificats numériques actuellement disponibles, une pop-up apparaîtra, vous demandant si vous voulez « Obtenir un certificat numérique », si vous souhaitez le faire, sélectionnez Oui et suivez les instructions. Alternativement, vous pouvez créer votre certificat en utilisant ces instructions.
8. Entrez votre nom dans le champ de la pop-up (ou appuyez sur le bouton sélectionner l’image), y compris tout détail supplémentaire si vous le souhaitez, et cliquez sur Signer.

Comment créer une signature invisible dans Excel

Alternativement, vous pouvez ajouter une signature invisible dans Excel. Votre document signé aura un onglet Signatures en bas de page :

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrir le document Excel.
2. Sélectionner l’onglet Fichier et choisir Protéger le classeur > Ajouter une signature numérique.
3. Remplir les champs contextuels et cliquer sur Signer.

Comment ajouter un fichier Excel à un document dans PandaDoc

Si vous préférez créer un document écrit distinct plutôt qu’une feuille de calcul pour que les destinataires le signent, vous pouvez le faire dans un outil comme PandaDoc et joindre tous les fichiers Excel pertinents.

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un fichier Excel à PandaDoc:

1. Connectez-vous à votre compte PandaDoc.
2. Ouvrez un document dans l’onglet Documents (barre d’outils gauche) ou téléchargez-en un en sélectionnant Nouveau document (coin supérieur droit).
3. Sélectionnez Plus dans la barre d’outils de droite de l’éditeur de document et choisissez Fichiers joints.
4. Cliquez sur Télécharger une pièce jointe.

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