Comment – et pourquoi – constituer votre entreprise en société

septembre 16, 2021admin

Le terme société vient du latin corpus, qui signifie corps. Une société est un corps – c’est une personne morale aux yeux de la loi. Elle peut intenter des procès, acheter et vendre des biens, passer des contrats, être taxée et même commettre des crimes. Sa caractéristique la plus notable : une société protège ses propriétaires de la responsabilité personnelle pour les dettes et obligations de la société – dans certaines limites.
La société est considérée comme une entité juridique créée artificiellement qui existe séparément des individus qui l’ont créée et qui mènent ses opérations. Avec aussi peu qu’un incorporateur, une société peut être formée en déposant simplement une demande de charte avec l’état respectif. En déposant cette demande, l’incorporateur mettra au dossier des faits, tels que :

le but de la société envisagée,
les noms et adresses des incorporateurs,
le montant et les types de capital-actions que la société sera autorisée à émettre, et
les droits et privilèges des détenteurs de chaque catégorie d’actions.

Pourquoi s’incorporer ?
Il est vrai que fonctionner en tant que société par actions a son lot d’inconvénients dans certaines situations. Par exemple, en tant que propriétaire d’entreprise, vous seriez responsable d’exigences supplémentaires en matière de tenue de registres et de détails administratifs. Plus important encore, dans certains cas, l’exploitation en tant que société peut créer une charge fiscale supplémentaire. C’est la dernière chose dont un propriétaire d’entreprise a besoin, surtout au début de son activité.
Rappellez-vous qu’en dehors des raisons fiscales, la motivation la plus courante pour engager des frais de création d’une société est la reconnaissance du fait que l’actionnaire n’est pas légalement responsable des actions de la société. Cela est dû au fait que la société a sa propre existence distincte, totalement indépendante de ceux qui la dirigent. Cependant, examinons trois autres raisons pour lesquelles la société s’avère être un véhicule attrayant pour l’exploitation d’une entreprise.

Vie illimitée. Contrairement aux entreprises individuelles et aux partenariats, la vie de la société n’est pas dépendante de la vie d’un ou de plusieurs individus particuliers. Elle peut continuer indéfiniment jusqu’à ce qu’elle accomplisse son objectif, fusionne avec une autre entreprise ou fasse faillite. Sauf indication contraire, elle pourrait continuer indéfiniment.

Transférabilité des actions. Il est toujours agréable de savoir que la participation que vous détenez dans une entreprise peut être facilement vendue, transférée ou donnée à un autre membre de la famille. Le processus de cession de la propriété dans les entreprises individuelles et les sociétés de personnes peut être lourd et coûteux. Les biens doivent être renommés, de nouveaux actes doivent être rédigés et d’autres mesures administratives doivent être prises à chaque fois que le moindre changement de propriétaire se produit. Dans le cas des sociétés, tous les droits et privilèges des propriétaires individuels sont représentés par les actions qu’ils détiennent. La clé d’un transfert rapide et efficace de la propriété de l’entreprise se trouve au dos de chaque certificat d’actions, où il y a généralement un endroit indiqué pour que l’actionnaire endosse et signe les actions qui doivent être vendues ou cédées d’une autre manière.

Capacité à lever des capitaux d’investissement. Il est généralement beaucoup plus facile d’attirer de nouveaux investisseurs dans une entité corporative en raison de la responsabilité limitée et de la facilité de transfert des actions. Les actions peuvent être transférées directement aux nouveaux investisseurs ou, lorsqu’il s’agit d’offres plus importantes au public, on fait appel aux services des sociétés de courtage et des bourses de valeurs.

Avantages de la constitution en société

Les propriétaires sont protégés de la responsabilité personnelle des dettes et obligations de la société.
Les sociétés disposent d’un corpus fiable de précédents juridiques pour guider les propriétaires et les gestionnaires.
Les sociétés sont le meilleur véhicule pour les éventuelles sociétés publiques.
Les sociétés peuvent plus facilement lever des capitaux par la vente de titres.
Les sociétés peuvent facilement transférer la propriété par le transfert de titres.
Les sociétés peuvent avoir une durée de vie illimitée.
Les sociétés peuvent créer des avantages fiscaux dans certaines circonstances, mais notez que les sociétés C peuvent être soumises à une « double imposition » sur les bénéfices. Pour éviter cela, de nombreux propriétaires d’entreprises choisissent d’exploiter leurs sociétés en vertu du sous-chapitre S du code interne. Également connue sous le nom de société S, cette entité permet de transmettre les revenus aux actionnaires individuels.

Inconvénients de la constitution en société

Les sociétés exigent des réunions annuelles et obligent les propriétaires et les administrateurs à respecter certaines formalités.
Les sociétés sont plus coûteuses à mettre en place que les partenariats et les entreprises individuelles.
Les sociétés exigent des dépôts périodiques auprès de l’État et des frais annuels.

Démarrer

Pour commencer le processus d’incorporation, contactez le secrétaire d’État ou le bureau de l’État qui est responsable de l’enregistrement des sociétés dans votre État. Demandez des instructions, des formulaires et des barèmes de frais sur la constitution d’une entreprise. Il est possible de déposer une demande de constitution en société sans l’aide d’un avocat en utilisant des livres et des logiciels pour vous guider. Vos dépenses correspondront au coût de ces ressources, aux frais de dépôt et aux autres coûts associés à la constitution en société dans votre État.
Si vous déposez vous-même votre demande de constitution en société, vous économiserez le recours à un avocat, qui peut coûter de 500 à 1 000 $. L’inconvénient d’emprunter cette voie est que le processus peut vous prendre un certain temps à accomplir. Il est également possible que vous passiez à côté d’un petit détail important dans la loi de votre État. Vous pouvez également choisir d’utiliser une société de services d’incorporation pour préparer et déposer les documents auprès de l’État.

L’une des premières étapes que vous devez suivre dans le processus d’incorporation est de préparer un certificat ou des articles d’incorporation. Certains États vous fourniront un formulaire imprimé à cet effet, que vous ou votre avocat pourrez remplir. Les informations demandées comprennent le nom proposé pour la société, l’objet de la société, les noms et adresses des parties qui se constituent en société et l’emplacement du bureau principal de la société.
La société aura également besoin d’un ensemble de règlements qui décrivent plus en détail que les articles comment la société fonctionnera, y compris les responsabilités des actionnaires, des administrateurs et des dirigeants ; quand les réunions des actionnaires seront tenues ; et d’autres détails importants pour la gestion de la société. Une fois que vos articles de constitution sont acceptés, le bureau du secrétaire d’État vous enverra un certificat de constitution.
L’une des principales décisions à prendre lors de la constitution d’une société consiste à choisir l’État de constitution approprié. Vous n’êtes pas obligé de vous constituer en société dans l’État où votre entreprise exerce ses activités ; vous pouvez choisir l’un des 50 États ou le district de Columbia.

Une société est qualifiée de société étrangère dans tous les États, à l’exception de l’État où elle est constituée. Si une société fait des affaires dans un État autre que celui où elle a été constituée, elle peut être tenue de s’inscrire pour obtenir un certificat d’autorisation de faire des affaires (également appelé qualification étrangère) dans l’autre État. Si une société exerce des activités et ne s’enregistre pas en tant que société étrangère, elle peut perdre l’accès aux tribunaux de cet État et faire face à des amendes et pénalités fiscales.

Une société étrangère qui s’enregistre pour un certificat d’autorité dans un autre État doit payer des frais de dépôt d’État pour le dépôt de qualification ; ces frais sont généralement plus élevés que le coût du dépôt pour une société nationale. En outre, les sociétés qualifiées étrangères sont soumises à des taxes et à des frais de rapport annuel à la fois dans l’État de constitution et dans l’État de qualification. Ainsi, l’avantage réel de se constituer en société dans un État où les frais de dépôt initial sont très bas et où l’impôt sur les sociétés est faible n’est pas aussi important qu’il n’y paraît si votre entreprise doit encore se qualifier pour faire des affaires dans son État d’exploitation.

La définition de « faire des affaires » dépend de l’État et de la situation. Consultez votre avocat pour déterminer comment la loi s’applique à votre situation. En général, cependant, certains facteurs qu’un État prend en compte pour déterminer si une société fait des affaires dans un État comprennent :

La société a-t-elle une présence physique dans l’État ?
La société a-t-elle des employés dans l’État ?
La société accepte-t-elle des commandes dans l’État ?
La société a-t-elle un compte bancaire dans l’État ?

Notez que le simple fait de faire des affaires par correspondance ou par Internet n’équivaut généralement pas à faire des affaires ; cependant, la détermination est faite au cas par cas. Encore une fois, consultez votre avocat pour les spécificités, car cette liste n’est pas destinée à être exhaustive.

Si vous prévoyez de rechercher des investissements, l’entité préférée de la plupart des investisseurs et des VC est la société C, qui est la société standard formée par la constitution en société. Les sociétés à responsabilité limitée, les partenariats à responsabilité limitée et d’autres entités ne sont pas favorisés en raison de la variation des règles entre les États et parce qu’ils n’ont pas la structure juridique des actionnaires, un conseil d’administration et des dirigeants, qui sont des éléments standard de l’investissement.
Si vous avez moins de 35 actionnaires, vous voudrez probablement choisir d’être une société S à des fins fiscales. Vous devez déposer le formulaire de choix 2553 peu de temps après la constitution en société, alors assurez-vous de vérifier auprès de l’IRS concernant le dépôt et les délais. Si vous devez vous étendre au-delà de 35 actionnaires à l’avenir, vous pouvez changer votre statut fiscal pour redevenir une société C pour le faire.
Chaque fois que vous traitez des accords liés aux investisseurs et des attributions d’actions, vous voudrez travailler avec un avocat spécialisé dans les valeurs mobilières. Ces domaines sont complexes et essentiels pour s’assurer que vous gardez le contrôle et les bénéfices futurs de votre entreprise. À titre d’information, l’avocat avec lequel vous travaillez ne doit généralement pas être un actionnaire ou un membre du conseil d’administration de l’entreprise. S’il le suggère, alors vous devriez discuter avec lui des règles de responsabilité professionnelle de son barreau d’État, téléphoner à la ligne de plainte des avocats du barreau d’État pour discuter de la situation et vous assurer que ses actions sont éthiques.

Faire fonctionner votre société

Voici un récapitulatif de qui joue quels rôles dans une société:

Conseil d’administration : Les administrateurs initiaux sont désignés dans les articles de constitution, qui est le document déposé auprès de l’État pour former légalement l’entité. Les administrateurs supervisent les dirigeants de la société et s’assurent qu’elle fonctionne conformément à la loi et aux procédures de l’entreprise. Les administrateurs ont une obligation fiduciaire envers la société, qui consiste à agir dans le meilleur intérêt de la société et non dans leur propre intérêt, entre autres obligations légales. Ces obligations visent à protéger les investissements des actionnaires dans la société. Les investisseurs souhaitent souvent avoir au moins un représentant au conseil d’administration, car celui-ci contrôle officiellement les décisions de la société. Cependant, il arrive que les investisseurs évitent d’avoir des administrateurs et concluent d’autres contrats afin de se soustraire à l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt de la société plutôt que dans le leur. Le conseil d’administration nomme et peut renvoyer les dirigeants de la société, qui sont responsables des opérations quotidiennes de la société.

Actionnaires : Les actionnaires sont des personnes à qui la société a accordé des actions en échange d’argent versé ou de services rendus à la société. Les actionnaires se réunissent chaque année, lors de l’assemblée annuelle de la société, pour élire le conseil d’administration. Les actionnaires ne sont pas financièrement responsables des dettes de la société et ne sont pas légalement responsables de tout acte répréhensible de la société. Les investisseurs se verront attribuer des actions en échange de leur investissement. Généralement, ils voudront des » actions privilégiées « , ce qui signifie qu’en cas de dividendes minimes ou d’autres événements financiers négatifs, ils auront la priorité pour obtenir leur argent par rapport aux actionnaires » ordinaires « .

Les dirigeants : Les dirigeants comprennent généralement au moins un PDG et/ou un président, un secrétaire et un trésorier/CFO. Les dirigeants n’ont pas le même niveau élevé d’obligations fiduciaires envers la société que le conseil d’administration.

Une fois que vous êtes incorporé, assurez-vous de suivre les règles d’incorporation. Si vous ne le faites pas, un tribunal peut percer le voile de la société et vous tenir, vous et les autres propriétaires, personnellement responsables des dettes de l’entreprise.

Il est important de suivre toutes les règles requises par la loi de l’État. Vous devez tenir des registres financiers précis pour la société, montrant une séparation entre les revenus et les dépenses de la société et ceux des propriétaires.

La société doit également émettre des actions, déposer des rapports annuels et tenir des réunions annuelles pour élire les dirigeants et les administrateurs, même si ce sont les mêmes personnes que les actionnaires. Veillez à conserver les procès-verbaux de ces réunions. Dans toutes les références à votre entreprise, veillez à l’identifier en tant que société, en utilisant Inc. ou Corp. selon les exigences de votre État. Vous voulez également vous assurer que toute personne avec qui vous traitez, comme votre banquier ou vos clients, sait que vous êtes un dirigeant d’une société.

Pour vous assurer que votre société reste du bon côté de la loi, tenez compte des directives suivantes :

Appellez le secrétaire d’État chaque année pour vérifier votre statut de société.

Mettez les assemblées annuelles (des actionnaires et des administrateurs) sur des fiches de rappel.

Vérifiez tous les contrats pour vous assurer que le bon nom est utilisé dans chacun d’eux. La ligne de signature doit indiquer » John Doe, président de la société XYZ « , jamais simplement » John Doe « .

Ne jamais utiliser votre nom suivi de » dba » (doing business as) sur un contrat. Renégociez tous les anciens qui le font.

Avant d’entreprendre toute activité hors du cours normal des affaires – comme l’achat d’actifs importants – rédigez une résolution d’entreprise l’autorisant. Conservez tous les formulaires remplis dans le livre de l’entreprise.

Ne jamais utiliser les chèques de l’entreprise pour des dettes personnelles et vice versa.

Consultez un professionnel au sujet du maintien des bénéfices non distribués qui ne sont pas nécessaires pour les dépenses d’exploitation immédiates.

Cet article est extrait des livresStart Your Own Business etEntrepreneur Magazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships, et des articles « Incorporation : Donner une forme à votre entreprise » par Judith Silver et « Incorporer votre entreprise » par Rick Oster.