Comprenez-vous votre facteur de modification de l’expérience ?

Un facteur de modification de l’expérience est le rapport entre les coûts des demandes réelles d’indemnisation des travailleurs d’une entreprise et les coûts prévus pour les entreprises de taille similaire dans le même secteur. Ce chiffre est très important pour les employeurs – plus il est bas, mieux c’est – car le facteur de modification de l’expérience détermine les primes d’indemnisation des travailleurs.

Mais comment un employeur peut-il améliorer son facteur de modification de l’expérience ? La mise en œuvre d’un programme de sécurité robuste, la mise en place d’un programme de gestion des sinistres efficace qui comprend un engagement proactif auprès des employés blessés en dehors du travail et l’élaboration d’un programme d’allègement des tâches et de retour au travail qui permet aux employés blessés de reprendre le travail dès que possible peuvent tous avoir un impact positif.

Le facteur de modification de l’expérience porte plusieurs noms. On l’appelle votre  » cote d’expérience « ,  » taux de modification de l’expérience « ,  » Emod  » ou  » E-Mod « ,  » EXP-Mod  » ou  » E-X-P-mod « ,  » EMR  » ou  » ModX. »

En plus de déterminer la prime que les employeurs paient pour la couverture de l’indemnisation des travailleurs, le facteur de modification de l’expérience peut affecter la capacité d’un employeur à soumissionner, à gagner et à conserver des contrats avec les gouvernements fédéraux et étatiques ou même des projets du secteur privé.

Il existe une variété de formules pour calculer un facteur de modification de l’expérience, et certaines sont très complexes. Un agent d’assurance peut être en mesure de partager les facteurs que le bureau de notation de votre État prend en compte pour calculer les facteurs de modification de l’expérience.

Les calculs comprennent généralement 3 années de données sur les sinistres, en excluant généralement l’année la plus récente. Pour déterminer le pool d’entreprises comparables, le bureau des notations examinera des facteurs tels que les classifications professionnelles des employés (par exemple, les emplois de bureau, de fabrication et de gestion), le nombre d’employés et la taille de la masse salariale.

Une note de modification d’expérience 0f 1,0 signifie que les pertes d’indemnisation des travailleurs d’une organisation sont conformes à celles de la plupart des entreprises de taille similaire dans le même secteur. Une cote supérieure à 1,0 signifie que les pertes d’une entreprise sont plus élevées que prévu. Une note inférieure à 1,0 signifie que les pertes sont plus faibles. Un classement favorable se traduira par des primes d’assurance contre les accidents du travail à prix réduit.

Cependant, tous les employeurs ne sont pas assez grands pour être classés par expérience. Ces entreprises ne sont pas couvertes par l’assurance ordinaire contre les accidents du travail, mais sont couvertes par un « plan de risque assigné. » Les primes d’un plan à risque assigné peuvent être plus élevées.

Incitation dans un système sans faute

Malgré les variations entre les programmes d’assurance des différents États, l’objectif sous-jacent de l’assurance contre les accidents du travail est de protéger les employeurs contre les responsabilités découlant des accidents et des blessures sur le lieu de travail tout en indemnisant les employés blessés pour les frais médicaux et les salaires perdus. Les États ont introduit le facteur de modification de l’expérience pour inciter financièrement les employeurs à offrir des lieux de travail plus sûrs. Le raisonnement qui sous-tend le facteur de modification de l’expérience est que les employeurs dont les lieux de travail sont plus sûrs devraient être récompensés par des primes d’assurance contre les accidents du travail moins élevées, et ceux qui ont plus d’accidents du travail devraient être pénalisés par des primes plus élevées.

Certains contestent le raisonnement qui sous-tend la tarification de la modification de l’expérience. Elle peut favoriser les grands employeurs ayant de meilleurs programmes de sécurité et de gestion des sinistres, ou encourager les employeurs à « jouer » le système de notation en essayant de dissuader les employés de signaler les accidents ou de déposer des demandes d’indemnisation. Certains accusent les employeurs de s’engager dans des programmes d’incitation à la sécurité ou des programmes de sécurité basés sur le comportement « gadgets » pour étouffer les réclamations et les déclarations d’accidents.

Les exigences et les cadres d’indemnisation des travailleurs varient d’un État à l’autre. Certains sont des États  » monopolistiques « , où l’assurance contre les accidents du travail est administrée par un programme étatique – l’État est le seul assureur. La plupart des États permettent aux employeurs d’acheter une assurance contre les accidents du travail auprès d’assureurs privés.

Dans la plupart des États, les notations des facteurs de modification de l’expérience des employeurs sont fournies par le National Council on Compensation Insurance (NCCI). La NCCI est détenue par un groupe de fournisseurs d’assurance, et la NCCI recueille et analyse les données sur les sinistres des assureurs individuels pour élaborer des données globales sur l’industrie et déterminer les facteurs de modification de l’expérience des employeurs individuels.

Certains États exploitent leurs propres bureaux de notation pour attribuer les facteurs de modification de l’expérience. Certains bureaux de notation des États incluent les données de la NCCI lorsqu’ils déterminent les notations des employeurs multi-états, mais d’autres ne le font pas.

Dans ses calculs de notation, la NCCI pondère la fréquence des blessures plus fortement que la gravité des blessures. Par exemple, si deux entreprises ont eu des demandes d’indemnisation des accidents du travail totalisant 50 000 $, mais que l’une d’entre elles a subi 10 blessures alors que l’autre en a subi 1, l’entreprise qui a subi 10 blessures recevrait une cote d’expérience plus élevée.

Soumissions

Certains États n’acceptent pas les soumissions des entrepreneurs dont le facteur de modification de l’expérience est supérieur à 1,0. Cependant, cette pratique est controversée. Certains membres du secteur de l’assurance soutiennent que le facteur de modification de l’expérience ne permet pas de déterminer si une entreprise est « risquée » ou « plus sûre ». La Virginie a promulgué une loi interdisant l’utilisation du facteur de modification de l’expérience dans ses procédures de passation de marchés.

Malgré les arguments selon lesquels le facteur de modification de l’expérience n’est pas une mesure de la sécurité relative des employeurs, la pratique courante en tient toujours compte lors des appels d’offres et des achats de contrats.

Le ministère de la Défense (DOD) considère qu’une note de modification de l’expérience de 0,7 ou moins est « supérieure ». Une note de 0,7 à 1,0 est considérée comme « Acceptable », et une note supérieure à 1,0 est considérée comme « Inférieure aux normes ».

Même certains grands contrats du secteur privé pèsent également les facteurs de modification de l’expérience dans leurs décisions d’approvisionnement et de contrat.

Sécurité et gestion des sinistres

La chose la plus importante qu’un employeur puisse faire pour abaisser sa cote d’expérience est de mettre en place un programme efficace de gestion de la sécurité et de la santé. Moins les travailleurs sont blessés, plus la cote sera basse. L’examen des données relatives aux accidents, aux réclamations et aux quasi-accidents afin de s’attaquer aux causes profondes et de prévenir les accidents futurs peut aider à identifier les tendances en matière de blessures et à prioriser les possibilités d’amélioration.

De nombreux employeurs impliquent les travailleurs et les superviseurs dans la prévention des pertes en mettant en place un comité de sécurité. Certains États ou compagnies d’assurance contre les accidents du travail peuvent avoir des exigences spécifiques pour en établir un. Pour être efficace, un comité de sécurité doit avoir une composition équilibrée, un ensemble défini de rôles et de responsabilités pour les membres du comité, ainsi que des tâches et des objectifs concrets.

La mise en place d’un système de gestion de la sécurité et de la santé est une autre stratégie souvent recommandée pour réduire les sinistres. Il peut s’agir d’un programme informel conforme aux  » pratiques recommandées pour les programmes de sécurité et de santé  » de l’OSHA, d’un programme plus formel qui suit la norme consensuelle industrielle Z10 des systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail de l’American National Standards Institute (ANSI) ou la nouvelle norme ISO 45001 de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), ou quelque chose entre les deux. Mais quel que soit le programme spécifique choisi, tout système de gestion de la sécurité et de la santé doit inclure l’engagement de l’employeur et l’implication des employés, l’analyse et l’évaluation des dangers sur le lieu de travail, la prévention et le contrôle des dangers, et la formation à la sécurité.

Pour les entreprises déjà certifiées selon la norme ISO 9001 pour les systèmes de gestion de la qualité ou la norme ISO 14001 pour les systèmes de gestion de l’environnement, la certification ISO 45001 peut être une prochaine étape logique.

Stratégies de gestion des sinistres

Pour contrôler son taux d’expérience, un employeur doit également gérer soigneusement ses sinistres d’indemnisation des travailleurs. La fréquence des accidents compte davantage, mais le total des sinistres a aussi son importance.

Les responsabilités en matière de gestion des demandes d’indemnisation comprennent :

• Établir les étapes à suivre après la survenue d’une blessure pour traiter la blessure de l’employé et s’assurer que les informations critiques sont recueillies et que les demandes d’indemnisation sont correctement déposées ;
• Communiquer avec les prestataires de soins de santé, les superviseurs, le travailleur, ainsi que le syndicat du travailleur si une convention collective est en place ; et
• Surveiller les besoins d’un travailleur blessé et les progrès vers un retour au travail.

Tout bon système de gestion des sinistres doit également inclure une politique claire et écrite en matière de travail léger et de retour au travail. Les travaux légers permettent à un employé blessé de reprendre le travail, mais avec des responsabilités professionnelles différentes de ses tâches habituelles.

Le retour au travail peut également impliquer un retour au travail restreint, c’est-à-dire lorsque les travailleurs reprennent certaines de leurs tâches habituelles, mais pas toutes. Un retour partiel au travail dans lequel un travailleur reprend ses tâches habituelles mais pour un nombre limité d’heures peut également être qualifié.

Les employeurs devraient avoir une politique complète de travail léger et de retour au travail en place avant qu’une blessure ne survienne. Les éléments d’un bon programme comprendraient :

• Identifier les postes potentiels de travail léger avant que le besoin ne se fasse sentir;
• Distribuer des documents sur votre programme de retour au travail pendant le processus d’intégration des nouveaux employés;
• Produire ou acheter des vidéos et d’autres documents sur l’accommodement et la modification des tâches, la réadaptation et le réaménagement du lieu de travail qui communiquent clairement vos politiques de retour au travail ;
• Vous assurer que vos affectations à des tâches légères sont appropriées aux capacités d’un travailleur blessé et ne violent aucune des restrictions d’un médecin ;
• Faire participer les travailleurs blessés à l’identification des affectations à des tâches légères appropriées ; et
• Réviser régulièrement l’ensemble du programme de retour au travail pour confirmer qu’il réduit le nombre de jours d’absence du travail et les montants des réclamations pour perte de salaire.

Un travailleur blessé aura affaire aux prestataires de soins de santé, aux compagnies d’assurance, au personnel des ressources humaines et à d’autres personnes pendant le traitement, la réadaptation et le rétablissement. Certaines de ces personnes n’auront pas les meilleurs intérêts de l’entreprise à l’esprit.

Un retour au travail peut non seulement aider à contenir le coût des demandes d’indemnisation des travailleurs et potentiellement améliorer la cote d’expérience d’un employeur, mais peut également restaurer le sentiment de normalité d’un travailleur. Traiter avec des personnes extérieures impliquées dans les prestations, le traitement et la réadaptation peut laisser un travailleur blessé se sentir désengagé. Le retour au travail d’un travailleur blessé dès que possible permet également de contrôler les coûts liés à la perte de productivité ou au fait de devoir former un nouveau travailleur.