Formulaire 940 : Comment remplir votre déclaration d’impôt FUTA

Qu’est-ce que le formulaire 940?

Le formulaire 940 est un formulaire de l’IRS que les employeurs utilisent pour déclarer tout paiement d’impôt FUTA qu’ils ont effectué au cours de l’année, et tout paiement FUTA en suspens qu’ils doivent encore effectuer.

Le FUTA est un impôt qui aide à couvrir le coût de l’indemnisation du chômage et des agences d’emploi de l’État. Le taux d’imposition FUTA est de 6,0 %, et il s’applique aux premiers 7 000 $ que chacun de vos employés gagne. (Le montant réel que vous finissez par payer pourrait être beaucoup moins que cela, en fonction du crédit d’impôt FUTA individuel de votre État – dans de nombreux États, vous ne payez que 0,6 %)

Le formulaire 940 est différent du formulaire 941, la déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur, que les employeurs utilisent pour déclarer les charges sociales retenues sur les chèques de paie des employés.

Pour plus d’informations sur les paiements de la FUTA et sur la manière de les effectuer, consultez notre guide de la FUTA.

Dois-je remplir le formulaire 940 ?

Selon l’IRS, vous devez effectuer des paiements FUTA et remplir le formulaire 940 si l’une ou l’autre des situations suivantes est vraie :

• Vous avez versé des salaires de 1 500 $ ou plus à des employés au cours de l’année.
• Vous aviez au moins un employé pendant au moins une partie d’une journée au cours de 20 semaines différentes ou plus. (Les employés à temps plein, à temps partiel et temporaires comptent tous, et il n’est pas nécessaire qu’ils aient travaillé un jour ouvrable complet pour compter.)

Quand dois-je remplir le formulaire 940?

Contrairement à vos paiements FUTA, qui sont dus chaque trimestre civil, le formulaire 940 doit être soumis annuellement.

La date limite pour remplir le formulaire 940 pour 2020 est le 1er février 2021. (Toutefois, si vous êtes à jour de tous vos paiements FUTA, vous pouvez prendre dix jours supplémentaires et déposer le formulaire 940 avant le 10 février 2020.)

Comment remplir le formulaire 940

Le formulaire 940 est un formulaire de 2 pages de l’IRS, dont la première page ressemble à ceci :

Le formulaire 940 est divisé en sept parties.

Partie 1

C’est là que vous indiquez à l’IRS le nombre d’États différents dans lesquels vous payez des impôts sur le chômage. La ligne 1a est celle où vous indiquerez si vous payez des impôts sur le chômage dans un seul État, la ligne 1b est pour les employeurs multi-états, et la ligne 2 est celle où vous indiquerez si vous travaillez dans un État à réduction de crédit. Si vous cochez les cases de la ligne 1b ou 2, remplissez l’annexe A du formulaire 940.

Partie 2

C’est ici que vous calculerez votre obligation fiscale FUTA. La ligne 3 vous demandera tous les paiements que vous avez effectués aux employés, la ligne 4 vous demandera tous les paiements exemptés de FUTA (comme les avantages sociaux, l’assurance-vie collective à terme, etc.), tandis que les lignes 6 à 8 sont celles où vous calculerez le total des salaires FUTA imposables et le total des impôts FUTA avant ajustements.

Partie 3

C’est ici que vous ferez tous les ajustements qui tiennent compte des règles de l’impôt sur le chômage de votre État. Si tous les salaires FUTA que vous avez enregistrés dans la section précédente étaient exclus de l’impôt sur le chômage de l’État, multipliez la ligne 7 par 0,054, inscrivez-le à la ligne 9 et passez à la partie 4. S’ils ne l’étaient pas, utilisez la feuille de calcul de la page 11 de ce livret d’instructions pour calculer vos ajustements.

Partie 4

La ligne 12 vous demandera d’additionner les lignes 8 + 9 + 10 + 11 pour calculer votre impôt FUTA total après ajustements. La ligne 13 vous demandera les paiements FUTA (ou les paiements excédentaires) que vous avez effectués jusqu’à présent, tandis que les lignes 14 et 15 déterminent si vous avez un montant impayé d’impôt FUTA dû (ou des frais payés en trop).

Partie 5

Si le montant que vous avez calculé à la ligne 12 est supérieur à 500 $, utilisez les cases 16a-d pour déclarer votre obligation FUTA pour chaque trimestre. (Remarque : chaque case doit indiquer votre obligation pour ce trimestre, et non votre paiement trimestriel). Assurez-vous que la somme de toutes ces cases correspond à ce que vous aviez à la ligne 12.

Partie 6

C’est ici que vous désignerez quelqu’un (un employé ou un préparateur d’impôt) pour discuter du formulaire 940 avec l’IRS en votre nom.

Partie 7

Une fois que vous avez rempli le formulaire 940, signez votre nom ici.

Bon de paiement

Si vous vous retrouvez avec des taxes FUTA dues, vous devrez inclure un bon de paiement avec votre 940, que vous trouverez à la page 3 de la version PDF du formulaire 940 fournie par l’IRS. Saisissez votre numéro d’identification d’employeur (EIN), le montant total du paiement, le nom et l’adresse de votre entreprise avant de le soumettre.

Où déposer le formulaire 940 (et pouvez-vous le déposer par voie électronique ?)

Bien que vous puissiez déposer une copie physique du formulaire 940, l’IRS préfère, comme toujours, que vous le déposiez par voie électronique.

Si vous déposez une déclaration papier, l’endroit où vous déposez dépend du fait que vous incluez ou non un paiement avec le formulaire 940. Pour savoir où envoyer votre formulaire 940 physique, consultez ce tableau fourni par l’IRS.

Pour l’e-file, suivez les instructions sur le site IRS.gov/EmploymentEfile.