La différence essentielle entre politique et procédures

Les politiques et les procédures sont les fondements de votre entreprise. Même si elles ne sont pas écrites, les politiques et les procédures définissent votre organisation et garantissent le bon fonctionnement des choses. Pour de meilleurs résultats, cependant, les politiques et les procédures doivent être écrites et codifiées afin d’éviter les malentendus ou les inefficacités. Il existe de nombreux logiciels de  » politique et procédure  » pour vous aider, vous et votre entreprise, à mettre ces règles et processus par écrit et à les partager avec les employés ; en pratique, quelles sont les différences entre politique vs procédures et comment un logiciel de politique et procédure va-t-il aider à les gérer ?

Définir les politiques

Les politiques sont les grands principes généraux de votre organisation. Elles fixent l’orientation, guident et influencent la prise de décision. Les politiques guident les actions et les stratégies au jour le jour, mais permettent une certaine flexibilité – le grand mot-clé des politiques est « guider ». Elles établissent un cadre de philosophie de gestion, de buts et d’objectifs. La politique peut être motivée par la philosophie de l’entreprise, la concurrence, la pression du marché, la loi ou la réglementation et, dans de nombreux cas, tout cela à la fois.

Les politiques d’entreprise ont tendance à avoir des sujets tels que l’utilisation des médias sociaux, les congés de maladie et les congés payés, les comportements professionnels acceptables et les codes de conduite, l’accueil et le licenciement des employés, la discrimination sur le lieu de travail et les certifications et licences adéquates parmi une pléthore d’autres sujets, dont certains sont spécifiques à votre entreprise.

Définir les procédures

Les procédures ont un objectif restreint ; elles décrivent, étape par étape, les actions à entreprendre dans des cas spécifiques. Les procédures ont un début et une fin et doivent être suivies à la lettre pour obtenir le résultat souhaité. La nature cyclique et l’uniformité d’une procédure sont d’une importance vitale pour la formation des nouveaux employés, la conformité, l’amélioration des processus et l’audit.

Des exemples de sujets procéduraux incluent les procédures d’urgence, la commande de matériel, le fonctionnement des équipements ou la façon d’inventorier les fournitures et les marchandises.

Politique vs procédures : Quelques différences clés

Lorsqu’il s’agit de créer, d’actualiser et de mettre en œuvre vos politiques et procédures, il existe quelques différences clés.
Politiques:

• Changez peu fréquemment
• Indiquez qui, quoi, quand ou pourquoi
• Sont larges et générales

Procédures :

• Modifient et améliorent continuellement
• Disent quoi, comment, quand ou qui
• Offrent une description détaillée des activités

Lorsqu’il s’agit de créer vos politiques et procédures, il est important de comprendre à quoi chacune se rapporte et quel est son objectif. La politique de votre entreprise en matière de réunions ne doit pas contenir un script spécifique à suivre, tout comme votre procédure d’inventaire ne doit pas seulement contenir « compter les objets ». Il est également important de comprendre à quelle fréquence chacune d’entre elles doit être mise à jour, car votre logiciel de politiques et de procédures doit être capable de gérer à la fois les procédures continuellement mises à jour que votre organisation sort et les politiques toujours d’actualité.

Par exemple, dans une école publique, il peut y avoir une politique selon laquelle un exercice d’incendie doit être organisé une fois par mois ; il s’agit d’une déclaration générale, et il est peu probable qu’elle change. La procédure d’exercice d’incendie indique où chaque classe doit se rendre en cas d’exercice d’incendie, en notant les itinéraires spécifiques et en proposant des alternatives ; au fur et à mesure des exercices, il est probable que la procédure change et s’améliore.

Mettre les politiques et les procédures au travail

Ne pensez pas dans l’état d’esprit politique vs procédures. Pour prospérer, une entreprise doit avoir les deux, et pas simplement l’un ou l’autre. Les politiques envisagent la situation dans son ensemble, tandis que les procédures détaillent les processus individuels. Les deux ont leur place dans le fonctionnement quotidien de votre organisation et dans la réussite des employés.

Parce que ces concepts sont si importants, il est vital que vos employés connaissent à la fois les politiques et les procédures de votre entreprise et sachent quand les appliquer. Les logiciels de politiques et de procédures, tels que TotalCompliance, vous aident à y parvenir. Avoir vos fichiers dans un système basé sur le cloud signifie que vos employés auront toujours accès aux informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Lorsqu’il s’agit de créer des politiques et des procédures, TotalCompliance offre une fonction de flux de travail qui vous permet d’envoyer des documents à travers une révision rigoureuse, avec tous vos réviseurs offrant des perspectives et vous permettant d’envoyer facilement une nouvelle version une fois que les révisions ont été acceptées. Une fois qu’une politique ou une procédure a été approuvée, TotalCompliance vous aidera à la communiquer au bon public – tous les bureaux ou groupes n’auront pas besoin de connaître la procédure correcte pour l’inventaire, après tout, et cela fera gagner du temps à vos employés de ne pas patauger dans des documents qui ne s’appliquent pas à eux.

Les procédures que vous créez, sans cesse mises à jour et améliorées, bénéficieront du contrôle de version – vos employés ouvriront toujours un document de procédure sur le plus récent. Vous pouvez être sûr que vos employés ne suivent pas des directives dépassées.

L’une des fonctionnalités les plus importantes de TotalCompliance est la possibilité de tester la compréhension de vos employés. Vous êtes en mesure de créer des tests que les employés doivent passer après avoir lu un document pour s’assurer qu’ils ont bien digéré l’information. Cela est très utile pour favoriser la communication et l’inefficacité au sein de votre organisation tout en assurant votre conformité.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!