L’orientation des employés : Garder les nouveaux employés à bord

L’orientation des employés vers leur lieu de travail et leur emploi est l’une des fonctions les plus négligées dans de nombreuses organisations. Un manuel de l’employé et des piles de paperasse ne suffisent plus lorsqu’il s’agit d’accueillir un nouvel employé dans votre organisation.

Les plaintes les plus fréquentes concernant l’orientation des nouveaux employés sont qu’elle est écrasante, ennuyeuse ou que le nouvel employé est laissé à lui-même. Les employés ont l’impression que l’organisation leur a déversé trop d’informations qu’ils étaient censés comprendre et mettre en œuvre dans un laps de temps beaucoup trop court.

Le résultat est souvent un nouvel employé confus qui n’est pas aussi productif qu’il pourrait l’être. Il est également plus susceptible de quitter l’organisation dans l’année qui suit. Cela coûte cher à l’employeur et à l’employé. Multipliez cela par le nombre d’employés que vous embauchez chaque année, et le coût du roulement devient important.

Avec une pénurie de main-d’œuvre continue, le développement d’une expérience d’orientation des employés efficace continue d’être crucial. Il est essentiel que les programmes pour les nouvelles recrues soient soigneusement planifiés afin d’éduquer l’employé sur les valeurs et l’histoire de l’organisation et sur qui est qui dans l’organisation.

Un programme d’orientation bien pensé, qu’il dure un jour ou six mois, aidera non seulement à la rétention des employés, mais aussi à l’augmentation de leur productivité. Les organisations qui ont de bons programmes d’orientation mettent les nouveaux employés au courant plus rapidement, ont un meilleur alignement entre ce que les employés font et ce que l’organisation a besoin qu’ils fassent, et ont des taux de roulement plus bas.

Buts de l’orientation

Les employeurs doivent réaliser que l’orientation n’est pas seulement un beau geste posé par l’organisation. Elle sert d’élément important de l’accueil du nouvel employé et de l’intégration de l’organisation.

Pour réduire les coûts de démarrage
Une orientation adéquate peut aider l’employé à se mettre à niveau beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les coûts associés à l’apprentissage du travail.

Pour réduire l’anxiété
Tout employé, lorsqu’il est placé dans une situation nouvelle et étrange, éprouvera de l’anxiété qui peut entraver sa capacité à apprendre à faire le travail. Une orientation appropriée aide à réduire l’anxiété qui résulte de l’entrée dans une situation inconnue et aide à fournir des lignes directrices pour le comportement et la conduite, de sorte que l’employé n’a pas à subir le stress de deviner.

Pour réduire le roulement du personnel
Le roulement du personnel augmente car les employés ont l’impression de ne pas être valorisés ou d’être placés dans des postes où ils ne peuvent pas faire leur travail. L’orientation montre que l’organisation valorise l’employé et contribue à lui fournir les outils nécessaires pour réussir dans son travail.

Pour gagner du temps pour le superviseur
En termes simples, plus l’orientation initiale est bonne, moins les superviseurs et les collègues auront à passer du temps à enseigner à l’employé. Vous pouvez couvrir de manière efficace et efficiente tous les éléments concernant l’entreprise, les départements, l’environnement de travail et la culture pendant l’orientation. Le responsable et les collègues de travail n’auront ensuite qu’à renforcer ces concepts.

Pour développer des attentes professionnelles réalistes, des attitudes positives et la satisfaction au travail
Il est important que les employés apprennent le plus tôt possible ce que l’on attend d’eux et ce qu’ils doivent attendre des autres, en plus d’apprendre les valeurs et les attitudes de l’organisation.
Bien que les gens puissent apprendre par l’expérience, ils feront de nombreuses erreurs inutiles et potentiellement dommageables. Les principales raisons de l’échec des programmes d’orientation : Le programme n’a pas été planifié ; l’employé ne connaissait pas les exigences du poste ; l’employé ne se sent pas le bienvenu.

L’orientation des employés est importante – l’orientation offre de nombreux avantages, et vous pouvez utiliser les commentaires des employés participants pour rendre vos orientations encore meilleures.

Tous les nouveaux employés devraient suivre un programme d’orientation des nouveaux employés conçu pour les aider à s’adapter à leur emploi et à leur environnement de travail et pour leur inculquer une attitude de travail positive et une motivation dès le départ.

Un programme d’orientation des nouveaux employés bien pensé peut réduire le roulement du personnel et faire économiser des milliers de dollars à une organisation. L’une des raisons pour lesquelles les gens changent d’emploi est qu’ils ne se sentent jamais les bienvenus ou intégrés à l’organisation qu’ils rejoignent.

Que devez-vous inclure dans le processus ?

Le principe le plus important à transmettre pendant l’orientation est votre engagement envers l’amélioration continue et l’apprentissage permanent. Ainsi, les nouveaux employés deviennent à l’aise pour poser des questions afin d’obtenir les informations dont ils ont besoin pour apprendre, résoudre des problèmes et prendre des décisions.

Un processus d’orientation bien pensé demande de l’énergie, du temps et de l’engagement. Cependant, il est généralement payant pour l’employé individuel, le service et l’organisation. Le succès du comté de Mecklenburg (Caroline du Nord) dans la refonte de son programme d’orientation des employés en est un exemple.

L’employeur voulait être à la hauteur de son credo selon lequel les employés sont la plus grande ressource de l’organisation. En 1996, dans le cadre d’une initiative plus vaste de refonte des services pour répondre aux besoins des clients, le personnel du département des ressources humaines du comté de Mecklenburg a pris une décision intelligente. Ils ont considéré les nouveaux employés comme faisant partie de leur clientèle et ont demandé à leurs clients ce qu’ils voulaient.

On a demandé aux employés ce qu’ils voulaient et ce dont ils avaient besoin en matière d’orientation. On leur a également demandé ce qu’ils aimaient et n’aimaient pas de l’orientation. On a demandé aux nouveaux employés ce qu’ils voulaient savoir sur l’organisation. En outre, on a demandé aux cadres supérieurs de l’organisation ce qu’ils pensaient qu’il était important que les employés apprennent lorsqu’ils rejoignaient la paie du comté.

En utilisant les commentaires recueillis auprès des employés, le personnel de formation RH de Mecklenburg a d’abord réalisé que répondre aux besoins des employés nécessitait plus qu’une demi-journée de formation. Faisant confiance aux commentaires des employés, les formateurs ont conçu une orientation d’une journée qui donnait aux employés ce qu’ils disaient vouloir et ce que la haute direction croyait que les employés devaient savoir.

Essentiellement, le mélange d’orientation comprend maintenant les sujets moins excitants comme les W-2 et diverses politiques et procédures, mais il comprend aussi des détails qui permettent à l’employé de savoir quelque chose sur l’organisation.

Vous en voulez plus sur la façon de planifier une orientation des employés qui soit bénéfique et amusante ?

Questions clés de la planification

Les professionnels des ressources humaines et les responsables hiérarchiques doivent d’abord considérer les questions clés de la planification de l’orientation des nouveaux employés avant de mettre en œuvre ou de réorganiser un programme actuel. Voici les questions clés à poser.

• Quelles sont les choses que les nouveaux employés doivent savoir sur cet environnement de travail qui les rendraient plus à l’aise ?
• Quelle impression et quel impact voulez-vous avoir le premier jour d’un nouvel employé ?
• Quelles sont les politiques et procédures clés que les employés doivent connaître le premier jour pour éviter les erreurs le deuxième jour ? Concentrez-vous sur les questions vitales.
• Quelles choses particulières (bureau, espace de travail, équipement, instructions spéciales) pouvez-vous fournir pour que les nouveaux employés se sentent à l’aise, bienvenus et en sécurité ?
• Quelle expérience positive pouvez-vous offrir au nouvel employé dont il pourrait discuter avec sa famille à la fin de sa première journée de travail ? L’expérience devrait être quelque chose qui fait que la nouvelle employée se sent valorisée par l’organisation.
• Comment pouvez-vous aider le superviseur de la nouvelle employée à être disponible pour la nouvelle employée le premier jour afin de lui fournir une attention personnelle et de lui transmettre un message clair que la nouvelle employée est un ajout important à l’équipe de travail ?

Comment mettre votre meilleur pied en avant pour une nouvelle employée

Puisque la première impression est cruciale, voici quelques conseils pour mettre votre meilleur pied en avant. Amusez-vous. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux – cela peut aider les gens à apprendre. Les jeux comprennent :

Jumelage de photos : après la visite. Chaque employé reçoit des photos d’autres employés et une liste de noms. L’objet est de faire correspondre le nom avec le visage.

Chasse aux signatures : Pendant que les employés visitent l’établissement, fournissez-leur une feuille de papier avec les noms de plusieurs associés qu’ils vont rencontrer. Il leur est ensuite demandé d’obtenir les signatures des personnes qu’ils rencontrent. L’employé qui obtient le plus de signatures d’une variété de nouveaux collègues reçoit un prix.

D’autres jeux qui se rapportent à ce que l’employé a appris pendant l’orientation sont également des assurances efficaces que l’orientation est réussie.

Étapes de l’accueil du nouvel embauché

• Débutez le processus avant que la nouvelle personne ne commence à travailler. Envoyez un agenda au nouveau collaborateur avec la lettre d’offre afin qu’il sache à quoi s’attendre. Restez en contact après qu’il ait accepté le poste pour répondre aux questions. Assurez-vous que l’espace de travail de la nouvelle personne est prêt pour le premier jour de travail.
• Assurez-vous que les principaux collègues savent que l’employé commence et encouragez-les à venir dire « bonjour » avant que l’orientation ne commence. Une lettre de bienvenue au nouvel employé avec un agenda permet aux collègues de rester en contact avec la nouvelle employée et son emploi du temps.
• Désigner un mentor ou un binôme, pour faire visiter les lieux à la nouvelle personne, faire les présentations et commencer la formation. Prévenez le mentor suffisamment à l’avance pour qu’il puisse se préparer. La relation de mentorat devrait durer 90 jours et peut se poursuivre bien plus longtemps si la paire établit une grande connexion. De nombreuses relations se poursuivent pendant des années et peuvent même se transformer en parrainage.
• Démarrez avec les bases. Les gens deviennent plus rapidement productifs s’ils sont solidement ancrés dans les connaissances de base dont ils ont besoin pour comprendre leur travail. Concentrez-vous sur le pourquoi, le quand, le où et le comment du poste avant d’attendre d’eux qu’ils s’occupent de missions ou de grands projets. Ne les submergez pas avec trop d’informations.
• Fournissez des échantillons sur la façon de remplir les formulaires et la description du poste de la personne avec le paquet d’orientation.
• Ayez du plaisir. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux – cela peut aider les gens à apprendre.
• Fournissez une liste de FAQ avec une personne à contacter, et un numéro de téléphone ou un poste.
• Prévoyez d’emmener le nouvel employé déjeuner, ou demandez à d’autres personnes de le rejoindre dans la salle à manger ou dans une salle de conférence avec d’autres membres du service. Le premier jour de travail n’est pas le jour où il faut laisser le nouvel employé seul pendant le déjeuner.
• C’est un bon moment pour le superviseur d’emmener l’employé déjeuner, d’inclure d’autres collègues et de s’assurer que l’employé est à l’aise. C’est également un excellent environnement dans lequel les employés peuvent apprendre à se connaître et à connaître le nouveau collègue.
• Gardez la famille de la nouvelle personne à l’esprit. Un nouvel emploi signifie un ajustement pour toute la famille, surtout s’ils ont déménagé. Faites ce que vous pouvez pour faciliter la transition et les aider à se sentir à l’aise dans la communauté.
• Demandez un retour d’information. Demandez aux anciens nouveaux employés comment ils ont perçu le processus d’orientation, et n’ayez pas peur d’apporter des changements en fonction de ces recommandations. Vous pouvez envoyer une évaluation deux à quatre semaines après l’entrée en fonction de l’employé, et demander : Maintenant que vous êtes dans l’entreprise depuis un certain temps, l’orientation des nouveaux employés a-t-elle répondu à vos besoins ?
  Après que l’employé ait travaillé pour vous pendant un certain temps, et qu’il découvre ce qu’il aurait dû apprendre mais qu’il n’a pas appris lors de l’orientation. Au comté de Mecklenburg, après leur processus de refonte, l’un des formateurs, Allyson Birbiglia, a déclaré : « Nous reconnaissons que nous devons continuellement améliorer l’orientation pour répondre aux besoins changeants de nos clients. What works now may not serve our employees well next month or next year. »

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.