« Net 15 » ou « Net 30 » ? – Ne vous faites pas d’illusions

par Elaine R. Firestone, ELS

Pour être un bon professionnel indépendant (et rentable), il faut notamment comprendre le côté commercial des affaires – les vôtres et celles de vos clients. Même si je suis rédactrice depuis plus de 30 ans, je suis aussi une femme d’affaires qui comprend les aléas des services comptables (je suis issue d’une longue lignée de comptables et de teneurs de livres).

Malheureusement, ce qui manque à la plupart des freelances, ce sont des connaissances de base sur la comptabilité et les systèmes comptables des entreprises américaines. Je ne parle pas du logiciel que vos clients utilisent pour leur comptabilité. Je parle de ce qui se passe de l’autre côté, c’est-à-dire ce qu’il advient d’une facture une fois que vous l’avez soumise et comment elle est traitée, ce qui aboutit à ce que vous soyez payé. Vos contrats doivent contenir un verbiage précisant les conditions de paiement et le calendrier des paiements, et le client doit accepter vos conditions. Nous reviendrons plus tard sur les termes du contrat.

Pour commencer, parlons des services comptables des entreprises. La plupart des entreprises ont un cycle comptable qui est constitué en partie de leurs pratiques commerciales particulières et en partie par le moment où certains dépôts sont dus pour les rapports et les impôts locaux, étatiques et fédéraux. Les grandes entreprises ont des services distincts pour les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, alors que dans les petites entreprises, ces fonctions comptables sont souvent confiées au même service, voire à la même personne qui effectue tout le travail de comptabilité. Les chèques sont « coupés » (établis) à une date donnée chaque mois ; des entrées peuvent être passées dans les grands livres à une date donnée ; divers rapports sont exécutés à certains jours ; divers impôts sont payés à certains jours ; et toute une série d’autres choses se passent entre-temps.

C’est bien beau et c’est une information agréable à avoir, mais comment cela vous affecte-t-il, vous et votre entreprise ? À titre d’exemple, disons que vous avez  » net 15  » dans votre contrat avec un client. Vous terminez un projet le 4 juin et lui envoyez la facture le 5 juin. Selon les termes du contrat « net 15 », vous pensez avoir un chèque en main le 20 juin, car le 20 juin est 15 jours après le 5 juin, c’est-à-dire le « net 15 » de votre contrat. Mais… vous ne recevez pas le chèque avant le 20 juillet. Vous êtes frustré, agacé, énervé, etc., car dans votre esprit, il a un mois de retard. Pour l’entreprise, cependant, c’est acceptable. Mais pourquoi ? Que vous manque-t-il ? Il vous manque deux informations essentielles : des connaissances sur (a) le processus de révision de votre facture – et chaque entreprise a un processus de révision en place, même si ce n’est rien de plus que la personne qui a commandé les services qui écrit « OK » sur la facture, et (b) le moment où l’entreprise coupe réellement les chèques.

Parlons d’abord du processus de révision. Parfois, le processus de révision consiste à voir si votre travail est conforme aux normes du client. À l’occasion, quelqu’un d’autre que votre point de contact immédiat peut insérer son opinion dans le processus de révision ; et parfois, le processus de révision consiste à s’assurer que tout est là et complet.

Parfois, le fait que votre travail passe par un processus de révision avant que vous puissiez être payé ralentit considérablement le moment de votre paiement. En voici deux exemples :

1. Lorsque le client pense savoir ce qu’est un bon anglais alors que ce n’est pas le cas (ou son problème connexe lorsque le client insiste pour qu’un élément de style soit une  » règle  » grammaticale) ; et
2. Lorsque le client (ou quelqu’un de plus élevé dans le cycle d’approbation) décide que quelque chose doit être ajouté ou supprimé dans le texte et refuse d’OKer votre facture tant que tout n’est pas comme il le pense – sans tenir compte de ce qui est dit dans votre cahier des charges initial et/ou votre contrat avec l’entreprise.

C’est pourtant le droit du client de voir si votre travail est correct. L’examen seul pourrait prendre une semaine ou deux, selon l’ampleur du projet et ce que votre contact a d’autre à faire sur son assiette.

Une fois que votre client dit que le travail est correct et approuve la facture, votre facture est envoyée en haut de la chaîne pour d’autres OK à travers le nombre de niveaux d’approbation qu’elle doit passer avant d’arriver aux comptes créditeurs (AP). Supposons (en reprenant l’exemple ci-dessus) qu’elle parvienne finalement au service des comptes créditeurs le 18 juin, mais que celui-ci n’émette les chèques que le 10 de chaque mois. Comme AP a déjà émis les chèques du mois de juin, il n’en émettra pas d’autres avant le 10 juillet. Le chèque est coupé le 10 juillet, puis il peut ou non être remis à une personne de rang inférieur qui le met dans une enveloppe, le cachette et le poste. Cependant, en raison de la distance entre l’endroit où vous êtes et l’entreprise, et le service de livraison du courrier ce qu’il est, vous ne le recevez pas avant le 20 juillet. Vous voyez ?

La plupart des entreprises ne vont pas tout laisser tomber pour couper un chèque juste pour vous si cela sort de leur cycle régulier, même si le paiement doit être fait électroniquement, directement à votre banque.

Certains des problèmes de paiement que vous pourriez rencontrer peuvent être contractuels, surtout si vous n’avez pas spécifié les conditions de paiement dans votre contrat. Si vous vous contentez de mettre  » Net 15  » sur votre facture, le client peut ne pas être capable de respecter un calendrier de paiement de 15 jours. Vous devez garder cela à l’esprit lorsque vous négociez vos honoraires. En fait, pendant la négociation du contrat, c’est le moment d’apprendre les procédures de paiement de votre client et de prendre en compte – dans vos honoraires – tous les retards de paiement qui sont susceptibles de se produire.

D’autres problèmes pourraient être dus à la logistique interne du client. Par exemple, votre contact approuve votre facture immédiatement, mais la personne suivante en ligne pour l’approuver est en vacances pendant une semaine et n’a pas désigné quelqu’un pour approuver le paiement pendant son absence. (Malheureusement, j’ai vu cela se produire trop de fois pour pouvoir le compter, même si, heureusement, pas dans ma carrière de freelance.)

Les deux principales méthodes pour faire face à l’incapacité d’un client à payer à temps sont :

1. Ne travaillez pas pour eux – ce qui serait dommage si vous les appréciez, et s’ils vous apprécient ; et
2. Grimacez et supportez cela et intégrez le temps que le client prend pour payer dans votre budget personnel et, comme indiqué précédemment, dans vos honoraires.

Si vous ne l’avez pas su à l’avance et ne l’avez pas inscrit dans votre contrat, demandez quel est le calendrier des PA afin de pouvoir soumettre votre travail et vos factures à temps pour être payé le plus tôt possible. Cela dit, vous devriez toujours essayer d’avoir un coussin financier dans lequel puiser si le besoin s’en fait sentir, comme c’est le cas ici avec les mauvais payeurs, ou si vous perdez un client (ou votre santé). Vous ne devriez jamais dépendre d’un ou deux clients seulement pour l’essentiel de votre gagne-pain.

Elaine R. Firestone, ELS, est une rédactrice et compositrice scientifique et technique primée – et certifiée par le conseil d’administration – spécialisée dans les sciences physiques et agricoles. Après une carrière de plus de 25 ans dans la rédaction pour la NASA, Elaine a lancé ERF Editorial Consulting, où sa devise est « ERF » ne sont pas seulement mes initiales – c’est ce que vous obtenez : Rédactions. Des résultats. Produit final.©

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