Pourquoi faire appel à une agence de recrutement ? Avantages, frais et tout ce que vous devez savoir lorsque vous faites appel à ces entreprises

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Dans Sourcing – par Riia O’Donnell

Lorsque vous cherchez à mettre des travailleurs sur des chaises, vous pouvez envisager de faire appel à une agence ou à un service de recrutement pour faire le travail. Il existe une variété de services disponibles, mais devez-vous y avoir recours et comment en avoir le plus possible pour votre argent ?

Le coût de l’embauche peut dépasser 40 000 $ par employé. Une partie de cette dépense correspond à la formation et à la perte de productivité, certes. Mais une bonne partie du coût réside dans le processus de recrutement lui-même : le temps que le personnel et les responsables des RH passent à discuter de l’ouverture, la publicité, les heures consacrées à la sélection, aux entretiens, aux ré-interviews, à la vérification des antécédents, etc. Les départements RH prennent souvent ces mesures pour devoir recommencer le processus depuis le début. Si vous disposez d’un recruteur dédié, vous avez déjà une idée de l’investissement annuel. Avez-vous amorti son salaire, ses avantages et ses bénéfices sur le nombre de recrutements par an ? Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg du coût d’embauche.

Alors pourquoi faire appel à une agence de recrutement ? En particulier pour les petites organisations, où le temps des employés est déjà compté, le recrutement en interne ne constitue souvent pas un investissement judicieux des ressources. Si vous ne disposez pas d’un recruteur dédié, vous privez les autres membres du personnel d’un temps de travail précieux, temps qui a une incidence sur vos résultats. Une agence de recrutement pour obtenir les bons candidats (et pas seulement un pool de candidats) peut être la voie à suivre lorsque vous voulez obtenir le meilleur rendement pour votre argent.

Comprendre les besoins d’embauche des entreprises

Avant de faire appel à une agence de recrutement, vous devez avoir une compréhension de vos besoins d’embauche afin de savoir comment utiliser au mieux les services de l’agence.

Fréquemment
Si vous embauchez peu fréquemment – peut-être une ou deux fois par an – avoir un recruteur dédié dans le personnel est frivole. Une agence peut mettre le bon candidat dans la porte, filtré et garanti. Votre travail sera minime – organiser des réunions pour voir s’ils sont un bon ajustement et faire l’embauche.

Régulièrement
Peut-être que vous embauchez régulièrement – environ une fois par mois. Vous pourriez avoir quelqu’un qui fait la majorité de votre recrutement, formé pour sélectionner et interviewer de manière conforme, mais il peut avoir besoin d’aide pour faire entrer les candidats (encore une fois, par opposition aux candidats). CareerBuilder rapporte que vous pouvez facilement recevoir 75 CV pour chaque poste à pourvoir. Cela représente beaucoup de travail de sélection. Même si vous ne consacrez que cinq minutes à chaque CV/lettre de motivation (ce qui est généreux), vous passerez plus de six heures à les lire dans l’espoir de trouver un bon candidat.

La même enquête a montré que 78 % des recruteurs ont constaté qu’au moins la moitié des CV provenaient de candidats non qualifiés : C’est trois heures de perdues. Une agence de recrutement peut vous aider à alléger la charge en matière de sélection, afin que vous puissiez vous consacrer uniquement aux candidats les plus qualifiés.

Fréquemment
Ou disons que vous embauchez fréquemment : À tout moment, vous êtes généralement en train d’afficher, d’interviewer, de vérifier ou de combler un poste. Vous avez beaucoup de balles en l’air à la fois, et il peut être difficile de jongler avec tout cela. Il serait formidable d’avoir un département entier pour vous aider, mais ce n’est ni dans les cartes, ni dans le budget. Un cabinet de recrutement peut être votre service des RH : Il peut vous décharger du gros du travail et vous libérer pour embaucher en fonction de la qualité, plutôt que de la quantité.

Nonstop
Vous embauchez en masse. Vous augmentez vos effectifs, vous avez un taux de rotation élevé (si vous en avez le temps, vous pouvez vous demander pourquoi), ou vous embauchez pour combler des postes multiples ou saisonniers. Vous avez besoin d’aide !

Un de mes anciens employeurs embauchait 400 saisonniers chaque printemps pour être prêt pour le rush de l’été. Avec un personnel de six personnes, c’était un défi de faire entrer suffisamment de corps dans la porte. Certaines agences sont équipées pour faire face à ce type de volume : Elles travaillent avec des agences communautaires, des travailleurs étrangers (et vérifient les visas de travail pour vous) et d’autres programmes de sensibilisation pour aider à répondre aux grands besoins en personnel.

Remplir des emplois, pas des créneaux d’entretien

Les agences sont payées pour remplir des emplois, pas pour réserver des entretiens. Vous obtiendrez probablement moins de candidats, mais chacun sera qualifié. En tant que recruteur, puis en tant que directeur d’agence de recrutement, j’ai appris à bien connaître mes clients. Non seulement ils me disaient l’ensemble des compétences requises, mais au fil du temps, j’ai appris qui s’intégrerait bien et qui ne le ferait pas.

Si vous ne voulez pas faire de discrimination, vous pouvez certainement parler à un recruteur des compétences non techniques. Un département calme peut ne pas chercher quelqu’un qui est facilement excitable. Ou, peut-être que vous avez eu beaucoup de roulement parce que tout le monde cherche à monter en grade dans un an, donc vous voulez quelqu’un qui serait satisfait de ce travail à long terme.

J’ai eu une entreprise avec exactement ce problème : ils continuaient à embaucher tous les six mois environ pour le même poste. Bien que j’appréciais les commissions, je me sentais mal qu’ils aient dû continuer à réembaucher. En parlant avec le responsable de l’embauche, j’ai fait une suggestion. Arrêtez d’embaucher de nouveaux diplômés et cherchez un travailleur plus expérimenté (en augmentant un peu le salaire). Vous voulez quelqu’un qui sait ce qu’il veut faire toute la journée et qui ne cherche pas un tremplin ou un point brillant sur son CV. Le résultat : une embauche à long terme qui m’a coûté en commissions, mais qui m’a permis de nouer des liens avec l’entreprise. C’est exactement ce que fait un bon cabinet de recrutement. Il s’agit d’un travail de longue haleine. Ils veulent établir une relation avec vous et ils feront ce qu’il faut pour y arriver, même s’il y a une perte à court terme.

Trial and Snare (or Pare)

Si un membre essentiel de l’équipe prend un congé familial ou médical, vous allez bien sûr embaucher un intérimaire pour le remplacer – vous n’avez pas le choix. Envisagez d’utiliser cette situation comme une occasion de sélectionner quelqu’un pour un autre poste vacant que vous pourriez avoir au sein de l’entreprise. S’il s’agit d’un bon travailleur, qu’il travaille bien avec l’équipe et qu’il est disposé à le faire, vous pourriez même vouloir lui donner une formation polyvalente pendant son passage en intérim pour voir s’il serait un bon candidat.

Vous avez un poste dont la formation prend plus de temps que la période d’essai de 30/60 jours ? Le passage de l’intérim à la permanence pourrait être une bonne solution pour vous. Cela peut prendre des mois pour voir si un candidat correspond à certaines ouvertures. Si vous optez pour la formule de l’intérim, vous bénéficierez d’une période d’essai plus longue. Et si le candidat ne convient pas, vous n’avez même pas à le renvoyer ! Il vous suffit d’appeler l’agence et de leur demander de faire le sale boulot. Ils vous enverront aussi un remplaçant.

Et si vous décidez qu’ils sont parfaits ? Certaines entreprises choisissent de racheter le contrat – en payant des frais pour retirer l’embauche de la masse salariale « temporaire » et la mettre sur la leur. Selon la durée de la période de rachat, vous pourriez envisager de les laisser comme intérimaires aussi longtemps que possible. En les gardant comme employés de l’agence, non seulement vous étalez le coût du rachat, mais vous prolongez la période d’essai. En prime, une fois qu’ils ne sont plus payés par l’agence et qu’ils sont payés par vous, vous pouvez commencer votre propre période d’essai. C’est ce qu’on appelle couvrir ses paris !

Enrichir la garantie

En plus de l’aide au recrutement, toutes les agences proposent des périodes de garantie. Si l’embauche ne fonctionne pas, vous ne payez pas et ils recommencent la recherche, pas vous. Avec certaines agences, vous pouvez négocier les honoraires, avec d’autres les périodes de garantie ; avec certaines les deux. Il ne faut jamais hésiter à demander. En particulier si vous engagez beaucoup de personnes par leur intermédiaire ou si vous êtes un nouveau client, essayez de négocier l’un ou l’autre ou les deux. Mais quelle que soit la période de garantie, il est essentiel de l’utiliser strictement comme une période d’essai. S’ils ne fonctionnent pas, laissez l’agence recommencer le processus.

Si vous regardez le turnover que vous avez eu, quelle part peut être attribuée à des embauches précipitées, à un manque de sélection ou au fait de s’installer juste pour remplir cette place ? Lorsque vous faites appel à un recruteur, vous cessez de faire ces erreurs par vous-même et commencez à les faire jouer en votre faveur.

Votre période de garantie est l’occasion de vous assurer que la nouvelle embauche est la bonne. Fixez des objectifs réalistes pour ce que la nouvelle embauche devrait avoir appris/atteint/maîtrisé au cours de la période de garantie. S’ils n’atteignent pas ces objectifs, il est temps d’échanger. Il faudra peut-être quelques essais pour trouver la bonne personne, mais vous n’aurez fait que très peu de travail pour accomplir cet exploit : et, en prime, l’agence en apprendra davantage sur votre entreprise. Elle sera plus à même de remplir votre prochain créneau une fois qu’elle aura une idée de vos priorités et de votre culture.

Le coût des affaires

Il existe de nombreux types d’agences, avec des structures de frais et de garanties variées. Voici les trois principaux types que vous verrez :

Retenu
Vous paierez d’avance et leur donnerez généralement des droits exclusifs pour occuper la place. Ils sont rares et concernent généralement des postes de haut niveau ou très difficiles à pourvoir.

Coût : En moyenne 10 % du salaire annuel pour commencer à recruter, 10 à 15 % supplémentaires ou plus après l’embauche
Garantie : Environ six mois à un an

Contingency
Ces agences envoient des candidats et prennent un pourcentage du salaire annuel après que la nouvelle embauche a satisfait à la période de garantie.
Coût : Généralement 15 à 25 % du salaire annuel
Garantie : Généralement 60 jours

Temporaire ou Temp to Perm
Ces agences envoient des travailleurs temporaires qui peuvent aller et venir ou, si vous trouvez qu’ils vous conviennent, peuvent être transférés sur votre liste de paie. Leur contrat peut être racheté moyennant des frais ou, après un certain temps, vous pouvez en disposer gratuitement. Il y a généralement une échelle mobile pour le rachat : Plus vite vous les retirez de la masse salariale de l’agence et les faites entrer dans la vôtre, plus le coût est élevé.

Coût : 20 à 50 % du salaire horaire
Rachat : Généralement après 90 à 120 jours

Avantages supplémentaires

Si vous n’êtes toujours pas convaincu sur les raisons pour lesquelles le recours à une agence de recrutement peut être la bonne décision, la décision de le faire peut apporter quelques avantages supplémentaires qui peuvent être difficiles à quantifier immédiatement, mais qui sont néanmoins bien réels. Par exemple : À moins que vous ne soyez Google ou Apple, vous n’avez probablement pas des milliers de candidats qualifiés qui font la queue pour travailler pour vous. Mais un recruteur « vendra » votre entreprise à un candidat aussi fortement qu’il vous vendra le candidat.

Disons que vous avez finalement décidé d’embaucher un développeur, mais que votre personnel RH en sait très peu sur le codage. Les recruteurs spécialisés dans un certain marché peuvent vous aider à élaborer des formules de rémunération équitables, vous faire savoir ce que vous pouvez attendre de façon réaliste du marché et, ce qui est probablement le plus important, vous présenter des candidats de leur vivier qui correspondent exactement à vos besoins.

L’utilisation d’une agence de recrutement peut également être utile d’un point de vue comptable. Les frais d’agence sont des dépenses commerciales – ce qui peut aider votre résultat net. Comme le rapporte Bersin by Deloitte, le coût moyen pour pourvoir un poste ouvert est de près de 4 000 $. Mais les frais d’agence sont une dépense commerciale légitime qui peut compenser une partie de ce coût.

Selon LinkedIn, seuls 12 % de la main-d’œuvre recherchent activement des emplois, mais 85 % sont ouverts à entendre parler de nouvelles opportunités. Les recruteurs d’agence ne se contenteront pas d’attendre qu’un candidat de qualité franchisse leur porte – ils fouilleront vos concurrents et le marché pour trouver des personnes occupant des postes similaires, afin de voir si quelqu’un est intéressé à chercher. Parce qu’ils vivent et respirent le recrutement, les recruteurs d’agence ont le temps d’identifier et d’atteindre les candidats passifs d’une manière qui n’est probablement pas possible pour votre équipe.
Les agences de recrutement peuvent transformer une recherche d’un mois en une recherche qui ne dure que quelques jours. Savoir quand et comment les utiliser efficacement peut non seulement réduire le stress du recrutement, mais aussi vous aider à garantir une embauche à long terme.

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