Que faire si votre employeur vous paie trop

C’est le jour de la paie ! Vous regardez votre fiche de paie ou votre solde bancaire pour découvrir la meilleure surprise qui soit : vous avez été trop payé ! C’est comme la carte « Erreur bancaire en votre faveur » au Monopoly. Cependant, avant de commencer à faire des plans sur la façon de dépenser cette manne inattendue, vous devriez considérer un fait qui donne à réfléchir. En vertu de la loi fédérale américaine, la plupart des employeurs auront le droit de réclamer cet argent. Ces dispositions s’appliquent aux employeurs des secteurs public et privé. Cependant, elles dépendent de la capacité de l’entreprise à prouver réellement que vous avez été accidentellement trop payé.

Les questions juridiques mises à part, il y a aussi une question morale en jeu ici. Si vous avez été accidentellement payé trop cher et que personne ne remarque l’erreur, devez-vous la signaler ? Comment faire pour rendre l’argent ? Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur les trop-perçus accidentels de l’employeur.

Situations dans lesquelles des trop-perçus peuvent se produire

Les agents de paie oublient parfois de porter le proverbial, ce qui entraîne des erreurs arithmétiques qui font que votre chèque de paie reçoit un coup de pouce inattendu. Ou bien quelqu’un fait une faute de frappe dans une feuille de calcul, et l’ordinateur crache un total plus élevé qu’il ne devrait. Cependant, de telles situations sont relativement rares. Selon les avocats spécialisés en droit du travail, la plupart des trop-perçus résultent de détails techniques contenus dans les contrats de travail. Voici un exemple courant.

• Un nouvel employé se voit offrir une prime à la signature de 5 000 $, qui est subordonnée au fait de rester dans l’entreprise pendant au moins 12 mois.
• L’employé signe le contrat et la prime est payée d’avance.
• Neuf ou dix mois plus tard, l’employé quitte son emploi, ou est licencié pour cause de performances insuffisantes.
• Donc, la disposition contractuelle relative à la prime exigeant que l’employé travaille pour l’entreprise pendant au moins 12 mois n’a pas été respectée.

Dans une telle situation, l’employé est légalement obligé de rembourser la prime de signature. De telles affaires peuvent souvent se retrouver devant les tribunaux. Cependant, si vous avez été trop payé, il est préférable de ne pas laisser les choses progresser aussi loin. Vous pouvez vous retrouver à devoir payer bien plus que votre salaire non mérité si vous sortez du mauvais côté d’une décision de justice. Vous devrez probablement engager vos propres frais juridiques, et potentiellement payer tout ou partie des frais de votre ancienne entreprise si vous perdez.

Comment les lois des États affectent les trop-perçus

Il est important de noter que les lois exactes sur le travail et l’emploi qui couvrent ces types de situations varient d’un État à l’autre. La loi fédérale sur les normes de travail équitables (1938) donne aux entreprises le droit légal de saisir le salaire d’un employé pour récupérer les trop-perçus. Toutefois, les lois des États peuvent affecter la manière dont ces normes sont appliquées. Dans certains cas, la législation de l’État joue en faveur de l’employé. Dans d’autres, elle offre à l’employeur des protections supplémentaires.

Par exemple, en Indiana, les entreprises peuvent récupérer unilatéralement les trop-perçus en les déduisant de vos futurs salaires. Elles doivent seulement vous donner un préavis de deux semaines avant de saisir votre salaire. Dans l’État de Washington, les entreprises peuvent faire de même sans même donner de préavis. Cependant, cela ne s’applique que si le trop-perçu a été détecté dans les 90 jours suivant son émission.

La Californie, en revanche, protège agressivement les travailleurs dans ces situations. Il est illégal pour une entreprise californienne de saisir votre salaire pour récupérer les trop-perçus. Elle n’y est autorisée que si vous signez un accord juridiquement contraignant qui stipule explicitement les modalités de remboursement.

Pour se protéger, la plupart des employeurs abordent la question dans les contrats que vous devez signer au début d’un nouveau poste. Les termes peuvent être enfouis dans le jargon juridique ou les petits caractères, mais beaucoup de ces contrats contiennent des termes qui protègent les intérêts de l’employeur, tout en tenant compte des lois étatiques et fédérales.

Devriez-vous signaler un trop-perçu ?

La plupart des gens sont plutôt honnêtes. Vous ne vous sentiriez pas bien d’empocher de l’argent qu’ils n’ont pas réellement gagné, n’est-ce pas ? Pour d’autres, la peur d’être « démasqués » – et potentiellement punis – suffit à les inciter à parler. Ces problèmes peuvent être amplifiés par un certain nombre de facteurs. Si vous avez une bonne relation de travail avec votre employeur, vous ne voudrez pas la gâcher. Si vous travaillez pour une petite entreprise qui a du mal à s’en sortir, un trop-perçu ressemble davantage à un vol. Vous êtes peut-être nouveau dans l’entreprise ou vous avez l’intention d’y rester à long terme. Dans ce cas, ne pas déclarer un trop-perçu peut aigrir rapidement vos perspectives de carrière.

D’un autre côté, vous pouvez être tenté de garder l’argent supplémentaire. Si vous travailliez pour l’employeur dans le cadre d’un contrat qui a depuis expiré, il n’y a pas grand-chose à perdre. Si vous avez depuis quitté votre emploi à d’autres conditions, bonnes ou mauvaises, il y a une tendance à hausser les épaules et à dire « eh bien, que peuvent-ils vraiment y faire ? »

Il semble souvent plus facile de garder l’argent supplémentaire lorsque vous n’avez pas réellement à regarder quelqu’un dans les yeux après l’avoir fait. N’oubliez pas que si vous choisissez de garder l’argent (en espérant que l’entreprise ne s’en aperçoive pas), vous mettez en danger votre emploi et votre relation future avec votre employeur. Si vous ne travaillez plus pour lui, vous risquez également de vous attirer des ennuis juridiques. Dans la plupart des cas, ce coup de dé n’en vaut tout simplement pas la peine.

Comment signaler un trop-perçu

Les entreprises ont généralement des politiques en place pour faire face à ce type de situations. Que vous travailliez ou non encore pour l’entreprise, votre première démarche doit être de signaler le trop-perçu. Les destinataires évidents sont votre superviseur direct, un membre de l’équipe de paie ou de comptabilité, ou à un agent des ressources humaines.

Vous devez suivre les étapes suivantes.

• Notez la date d’émission du paiement et la période de paie à laquelle il s’applique.
• Confirmez le montant exact du trop-perçu.
• Vérifiez si des taxes ou d’autres déductions ont été soustraites du montant total.

En outre, gardez à l’esprit que les salaires et les traitements ne sont pas les seules formes de rémunération qui peuvent être payées en trop. Il arrive que les employeurs accordent à leurs travailleurs trop d’indemnités de congés payés, qu’ils leur remboursent des dépenses qu’ils n’ont pas engagées ou qu’ils remboursent trop de frais réclamés légitimement.

Travaillez avec votre employeur pour régler la situation

Si vous vous présentez volontairement, il y a de fortes chances que votre employeur fasse tout son possible pour faciliter le processus de remboursement. Le mieux est de simplement trouver un moyen de rembourser le trop-perçu en une somme forfaitaire, si vous le pouvez. Toutefois, cette solution n’est pas toujours possible. Par exemple, si personne ne remarque l’erreur avant des semaines (ou des mois) plus tard, il se peut que vous n’ayez pas l’argent facilement disponible pour le restituer.

Mettre en place un plan pour rembourser l’argent implique généralement de prendre une décote sur vos revenus futurs jusqu’à ce que l’écart soit réglé. La plupart des plans de remboursement répartiront la somme versée en trop sur plusieurs périodes de paie afin que vous n’ayez pas à faire un énorme ajustement financier unique. Bien que vous ne deviez pas vous attendre à ce que cela se produise, votre entreprise peut simplement vous dire de ne pas vous soucier du remboursement de l’argent. Si le montant était modeste et que vous avez été franc à ce sujet, vous pourriez être récompensé pour votre honnêteté.

Que faire si votre employeur réclame faussement un trop-perçu ?

Dans de rares cas, votre employeur peut prétendre qu’il a commis une erreur et vous a payé en trop, alors que ce n’est pas le cas. Cela peut conduire à des litiges prolongés qui pourraient ne pas tourner en votre faveur. Cela pourrait nuire à votre réputation auprès de l’entreprise. Si le litige est porté devant les tribunaux, les choses peuvent empirer. Les entreprises ont généralement plus de ressources juridiques à leur disposition que les employés individuels.

Néanmoins, votre première étape devrait être de demander des détails et de la documentation. Demandez à votre employeur de vous fournir une déclaration écrite résumant la date et le montant du trop-perçu présumé. Comparez cela à vos propres dossiers pour vous assurer que vous n’avez pas accidentellement oublié quelque chose.

Si vous avez fait preuve de diligence raisonnable et que votre employeur menace injustement de saisir votre salaire ou de prendre d’autres mesures, consultez un avocat spécialisé en droit du travail. Des services d’aide juridique gratuits ou peu coûteux peuvent également vous être proposés par des groupes communautaires et d’autres ressources locales, si vous en avez besoin.