Rédiger la lettre de demande de renseignements : Un pas dans la bonne direction

Originally written by Shannon McBride

Shannon McBride s’occupe de la rédaction de subventions pour des organismes sans but lucratif, des écoles, des universités et des municipalités depuis plus de 20 ans. Sa société, Consulting Connections, Inc, propose également des formations et des conseils dans le monde des propositions commerciales. Elle est l’auteur du livre Writing Grants for the Common Good et enseigne aux autres comment améliorer leurs compétences en matière de recherche de subventions par le biais d’ateliers publics et de webinaires.

De nombreux subventionneurs préfèrent désormais que les demandes de soutien financier soient soumises sous forme de lettre d’intention ou de demande de renseignements plutôt que sous forme de proposition complète. Cela aide les financeurs potentiels à décider s’ils sont suffisamment intéressés par le projet pour demander une proposition de subvention formelle. (Les organismes gouvernementaux n’exigent toutefois pas une telle lettre, car ils disposent d’un processus de qualification plus formel.)

La lettre d’intention : une esquisse de votre organisation à but non lucratif

La lettre d’intention donne au financeur une esquisse de votre organisation, le besoin auquel vous répondez et une description de votre plan de projet. Les fondations désignent généralement un administrateur de subventions (AG) chargé d’examiner les lettres de demande ou d’intention afin de décider si le programme mérite d’être examiné par elles et de bénéficier d’un éventuel financement.

Les administrateurs de subventions  » parcourent  » rapidement les lettres et s’ils estiment que le financement de votre programme a de fortes chances de se produire, ils peuvent vous demander des informations supplémentaires ou vous inviter à soumettre une proposition de subvention.

Cela vaut la peine d’investir du temps.

Lorsque vous soumettez une lettre d’intention, vous apprenez si votre proposition de subvention complète sera prise en compte – ce qui est préférable à la perte de temps et d’efforts pour rédiger une proposition complète à un bailleur de fonds peu susceptible de soutenir votre projet.

La lettre d’intention peut nécessiter presque autant de temps à élaborer qu’une proposition complète. L’utilisation de moins de mots pour transmettre votre message nécessite davantage d’élaboration d’un texte concis.

Commençons par organiser la lettre d’intention de la  » bonne  » façon.

Bien qu’il n’existe pas de lettre d’intention  » passe-partout « , si vous organisez votre lettre d’intention en fonction des principaux sujets présentés ci-dessous, elle a plus de chances de parvenir au gardien – l’administration des subventions – et d’être transmise au conseil d’administration pour examen.

1. Ligne d’objet. Incluez une ligne d’objet afin que les lecteurs puissent immédiatement identifier le contenu de la lettre – même avant de parcourir le texte.
2. Introduction. Expliquez pourquoi vous leur avez envoyé la lettre de demande de renseignements pour savoir si vous pourriez être invité à soumettre une proposition complète. Incluez le montant du financement que vous demandez dans cette section. Fournissez également un bref résumé exécutif.
3. Synthèse de l’organisation. Fournissez un bref aperçu de votre organisation en mettant clairement l’accent sur votre capacité à répondre au besoin énoncé. Décrivez le personnel et ses qualifications pertinentes liées au projet. (Gardez l’énoncé de mission pour votre proposition complète.)
4. Énoncé du besoin ou du problème. Décrivez clairement le besoin ou le problème. Incluez des données démographiques pertinentes, quelques exemples concrets du problème et des données statistiques à l’appui.
5. Description du projet. Montrez que vous avez une solution viable et appropriée au besoin. Décrivez brièvement le projet et incluez les activités de soutien, la participation et les titres du personnel direct, ainsi que les objectifs souhaités.
6. Autres sources de financement. Énumérez les autres sources de financement, y compris les agences gouvernementales et les fondations privées et publiques, y compris celles que vous approchez actuellement pour obtenir un soutien financier.
7. Correspondance avec l’objectif du bailleur de fonds. Communiquez clairement comment votre projet se rapporte à leurs directives de financement et à leur philosophie philanthropique.
8. Finale claire. Concluez la lettre par des informations de contact. Assurez à vos lecteurs que vous êtes disponible pour répondre à toute question supplémentaire qui n’aurait pas été abordée dans la lettre. Montrez que vous les remerciez d’avoir pris en compte votre demande.
9. Jointes . N’incluez que les pièces jointes clairement explicitées par les directives des financeurs potentiels. Joignez un budget de projet montrant clairement la relation entre le soutien financier et la durabilité du projet.

Comment rédiger les principales parties de la lettre de demande.

Utilisez la limite recommandée de trois pages pour décrire clairement votre projet, y compris votre orientation philanthropique. Fournissez les informations budgétaires sous forme de pièce jointe séparée de 2 à 3 pages.

.

Introduisez la lettre par un bref résumé.

L’introduction de la lettre d’intention est un bref résumé exécutif. Incluez le nom de votre organisation, le montant du financement que vous demandez, et le nom du programme ou du projet. Décrivez les qualifications du personnel de votre projet et votre méthode d’évaluation du succès du programme, et fournissez un calendrier pour le projet.

Incluez le montant du financement que vous demandez dès le début (plutôt qu’à la fin de la lettre) afin que les lecteurs n’aient pas à le chercher. Voici un exemple de la première ligne d’une introduction pour une lettre de demande de renseignements.

J’écris au nom de l’Habitat for Humanity of Central Idaho pour demander si nous pouvons soumettre une proposition officielle pour une subvention de 15 000 $ de la West Valley Farm Foundation. La subvention sera utilisée pour l’acquisition d’un des deux terrains à bâtir dont le prix d’achat est de 75 000 $ chacun.

Décrivez brièvement votre organisation, y compris son histoire et ses programmes réussis.

Incluez un bref historique de votre organisme sans but lucratif (quand il a été formé et dans quel but) et une brève description de vos programmes. Si vous êtes une organisation naissante, décrivez les programmes que vous prévoyez d’offrir à la suite de vos efforts de collecte de fonds.

1. Reliez clairement les activités actuelles de votre OSBL et ce que vous avez l’intention d’accomplir à l’avenir avec le financement demandé.
2. Décrivez deux ou trois projets que vous avez menés avec succès. Si votre organisation est nouvelle, abordez vos plans liés au projet ciblé.
3. Décrivez brièvement comment l’OSBL est géré. Incluez des descripteurs tels que  » leadership solide du conseil d’administration « ,  » gestion robuste  » ou  » amélioration continue « .
4. Concentrez-vous sur la capacité de votre OSBL à répondre aux besoins énoncés. L’exemple ci-dessous dépeint dans la première phrase du paragraphe d’introduction le succès des programmes de cette organisation au cours des six dernières années.

HCI est à l’œuvre dans le comté d’Olympus depuis 2011, construisant des maisons en partenariat avec ceux qui ont besoin d’un logement décent et abordable. En moins de sept ans, notre organisation a achevé dix maisons pour des familles à faible revenu, fournissant un logement abordable à plus de 75 membres de la famille.

Présenter un énoncé convaincant des besoins, y compris l’impact sur la communauté que vous servez.

Les lecteurs doivent comprendre et accepter l’urgence du besoin et la validité de votre demande de financement, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Si vous êtes invité à soumettre une proposition complète, vous présenterez ces informations de manière plus détaillée.

Si vous évaluiez cette subvention pour obtenir un soutien, à quelle vitesse pensez-vous pouvoir localiser les buts et objectifs du projet dans cet énoncé des méthodes ?

Afin de soutenir notre objectif de sortir les familles de la pauvreté par l’accession à la propriété, nos objectifs font partie intégrante du programme.

Deux familles sont sélectionnées pour être placées sur notre calendrier annuel de construction de deux maisons. Les membres de la famille suivent un cours de formation de propriétaire de quatre mois, où ils apprennent notamment à établir un budget, à effectuer des réparations et des entretiens ménagers et à être un bon voisin. C’est au cours de cette période qu’ils commencent leur engagement de transpiration. Les adultes doivent consacrer 250 heures de sweat equity à la construction de leur propre maison ainsi qu’à des services communautaires.

Décrivez le financement actuel et futur ainsi que toutes les sources de soutien.

Incluez une liste des partisans actuels de votre programme dans le cadre du budget que vous joignez à la lettre de demande. Le soutien d’autres personnes implique que votre organisme à but non lucratif a de la crédibilité et que votre projet est viable et mérite d’être financé.

Présenter les noms d’autres bailleurs de fonds ou d’entités gouvernementales que vous avez approchés pour obtenir un financement. Les bailleurs de fonds veulent être assurés que vous continuez à chercher d’autres options de financement.

Cet exemple inclut la référence aux partisans de la communauté par leur nom, et répète également l’un des objectifs du programme (logement abordable).

Les maisons d’Habitat sont achetées par des familles à des prix abordables pour les habitants de l’Iowa à faible revenu grâce au travail donné par nos bénévoles et au soutien financier d’organisations telles que City Bank, la Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes et la Home Builders Association of Iowa. Une liste des donateurs actuels et potentiels est incluse dans le budget du programme ci-joint.

Connectez vos objectifs à l’axe de don du financeur : expliquez les avantages de votre solution.

Votre lettre d’intention doit établir un lien entre les objectifs de votre projet et les intérêts philanthropiques du financeur. Voici quelques suggestions sur la façon de tisser de telles références tout au long de votre lettre d’intention :

• Expliquez comment le projet correspond à leurs priorités en matière de dons. Gardez à l’esprit la communauté qu’ils servent, le type de soutien et les domaines de programme préférés (tout ce que vous connaissez en examinant les lignes directrices).
• Clarifiez pourquoi vous pensez que votre projet correspond bien à leur objectif et à leurs priorités en matière de dons.
• Utilisez des déclarations de bénéfices claires, en vous concentrant toujours sur leur besoin d’un bon retour sur investissement.

Cet exemple suggère dès la première phrase que le demandeur de subvention comprend et partage les objectifs du bailleur de fonds.

Nous savons que la West Farm Insurance Foundation est fière d’accorder des subventions aux organisations qui améliorent directement la qualité des communautés où les employés de West Farm travaillent et vivent. HHCI soutient des objectifs et une orientation similaires en aidant les familles à faible revenu à réaliser leurs rêves d’accession à la propriété, améliorant ainsi l’environnement des communautés où elles vivent et font leurs courses. Voici quelques-unes des façons dont ce projet profite déjà à la communauté….

Enveloppez le tout avec une brève déclaration de clôture.

Rappeler l’intention du projet. Puis fournissez des informations de contact claires pour un éventuel suivi. Dites à vos lecteurs ce qui va suivre et comment vous joindre ; indiquez votre numéro de téléphone, même s’il figure sur votre papier à lettres. Remerciez le financeur d’avoir pris en compte votre demande.

Vous vous demandez quand soumettre votre lettre de demande ?

Une fois que vous aurez établi les délais de soumission des propositions complètes, vous pourrez décider du meilleur moment pour soumettre une lettre de demande (une fois la poussière retombée). Une règle empirique : Envoyez votre lettre trente jours après la date limite de soumission précédente afin que le financeur ait suffisamment de temps pour l’examiner et décider s’il souhaite que vous soumettiez une proposition complète.

Par exemple, les dates limites de 2017 pour le dépôt d’une demande de subvention auprès de la fondation d’une grande banque sont le 28 février (arts et culture, opportunités économiques) et le 31 mai (éducation, opportunités économiques).

Utilisez les conseils que nous avons partagés pour élaborer une lettre de demande modèle afin de rationaliser la rédaction de vos propositions.

Après avoir apporté quelques modifications mineures en fonction des exigences du financeur potentiel, vous devriez être en mesure d’utiliser une lettre de demande  » passe-partout  » pour continuer à remplir le pipeline de financements potentiels. Continuez à envoyer des lettres de demande pour augmenter vos chances d’être invité à soumettre une proposition complète.

Vous pouvez vous connecter avec Shannon en lui envoyant un courriel à l’adresse [email protected].

Vous voulez continuer à lire?

Objectifs & Objectifs : What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies