Tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des frais des employés
Cela semble assez simple – un employé paie de sa poche une dépense professionnelle et l’employeur le rembourse. Mais, il y a quelques complications en jeu, comme les questions de conformité et la façon de déclarer les remboursements aux impôts.
Alors que le remboursement des frais n’est exigé que s’il est stipulé dans un contrat de travail ou si les frais professionnels font passer le salaire de l’employé en dessous du salaire minimum, la plupart des entreprises remboursent les frais professionnels engagés par les employés comme un avantage professionnel. Sachez toutefois que certains États ont leurs propres lois en matière de remboursement des frais. L’Illinois, par exemple, exige que les employeurs remboursent les employés pour toutes les « dépenses nécessaires … engagées par l’employé dans le cadre de son emploi et directement liées aux services fournis par l’employeur. »
La question de savoir si vous payez ou non des impôts sur les remboursements de frais dépend de votre utilisation d’un plan comptable ou d’un plan non comptable. Travaillez avec une organisation professionnelle d’employeurs telle que Resourcing Edge pour assurer la conformité aux lois applicables et élaborer un plan de dépenses responsable afin d’aider à maximiser les avantages fiscaux.
Qu’est-ce qu’un remboursement de frais d’employé ?
Lorsqu’un employé dépense son propre argent pour des dépenses professionnelles » ordinaires et nécessaires « , un arrangement de remboursement ou d’allocation est le système utilisé pour le rembourser. Les employeurs paient toutes les avances, les remboursements et les frais liés aux dépenses professionnelles des employés. Les remboursements sont les plus courants lorsque les employés voyagent pour le travail. Ils devront être remboursés pour les repas, l’essence, l’hébergement, la réception de clients, et plus encore.
Il est important de savoir quelles dépenses professionnelles sont valables ou non, et de séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles, des dépenses en capital et des dépenses permettant de calculer le coût des marchandises vendues. Consultez la publication 535 de l’IRS pour en savoir plus sur les frais professionnels.
Les dépenses professionnelles courantes qui peuvent être remboursées comprennent :
- Essence/kilométrage pour usage professionnel
- Voyage et hébergement
- Repas et divertissement
- Outils et fournitures
- Formation et développement
- Cotisations et abonnements, licences professionnelles
Les remboursements de frais sont-ils imposables ?
En général, lorsque vous payez un employé, vous devez retenir et cotiser des impôts sur le paiement, mais qu’en est-il des remboursements ? Cela dépend du régime que vous utilisez :comptable ou non comptable. L’IRS a des exigences de déclaration différentes selon que vous avez un plan comptable ou non comptable.
Si vous n’avez pas revu vos politiques de remboursement des frais des employés récemment, certaines dépenses professionnelles peuvent ne plus être admissibles à un plan comptable. À la suite de la loi Tax Cuts and Jobs Act de 2017, vous ne pouvez plus rembourser les frais de déménagement des employés. Selon l’IRS, les employés doivent désormais inclure les remboursements de frais de déménagement dans le salaire des employés, à l’exception de certains membres des forces armées.
Les entreprises doivent réexaminer leurs politiques de remboursement et d’allocation à la lumière du nouveau Tax Cut and Jobs Act, en vigueur pour les années fiscales 2018 à 2025.
Plan comptable
Pour être admissible à un plan comptable, l’arrangement de remboursement ou d’allocation de l’employeur doit respecter les trois règles suivantes :
- Relation avec l’entreprise : Toutes les dépenses d’affaires ordinaires et nécessaires doivent avoir été payées ou engagées lors de la prestation de services en tant qu’employé.
- Substantifier les dépenses : Il doit y avoir une comptabilité avec justification (date, lieu, montant, but) faite dans un délai raisonnable (60 jours).
- Retourner les montants non justifiés : Tout remboursement ou allocation excédentaire doit être retourné dans un délai raisonnable (120 jours).
Puisque les montants du plan comptable ne sont pas considérés comme des salaires, ils ne sont pas soumis aux impôts sur le revenu, la sécurité sociale, Medicare et FUTA. Ils sont déductibles par l’employeur en tant que frais professionnels.
Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, les remboursements sont considérés comme payés dans le cadre d’un plan non comptable, qui sont considérés comme des salaires, traités comme des salaires supplémentaires soumis aux impôts sur le revenu, la sécurité sociale, Medicare et FUTA. Ils sont déclarés sur le formulaire W-2 de l’employé et déductibles par l’employeur en tant que rémunération de l’employé.
Plan non comptable
Dans le cadre d’un plan non comptable, tout remboursement ou autre accord d’allocation est traité comme un salaire supplémentaire et soumis à l’impôt. Vos paiements sont considérés comme non comptables si :
- L’employé ne parvient pas à justifier correctement ses dépenses dans un délai raisonnable.
- L’employé ne restitue pas les remboursements ou allocations excédentaires dans un délai raisonnable.
- L’employeur avance ou verse un montant à un employé sans tenir compte du fait qu’il s’attend à ce que l’employé ait des dépenses professionnelles.
- Le remboursement aurait autrement été payé comme un salaire.
- Un délai raisonnable pour que les employés soumettent leurs dépenses. Certaines lois sur le remboursement exigent que les employés soumettent les dépenses remboursables dans les 30 jours suivant la dépense.
- Le processus de demande de remboursement.
- Le processus de soumission des dépenses liées au travail, y compris les exigences de justification.
- Le processus de retour des remboursements ou des allocations excédentaires.
- Les types de dépenses qui sont remboursables.
- Le montant maximum autorisé pour certaines dépenses.
- Les fournisseurs privilégiés pour les dépenses réduites.
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Voir la publication 15 de l’IRS pour plus de détails.
Remboursement des frais pour les entrepreneurs indépendants
Il existe différentes règles de remboursement des frais pour les entrepreneurs indépendants, qui sont payés via le formulaire 1099. La plupart des entreprises préfèrent inclure les montants de remboursement dans le revenu du 1099 plutôt que de passer par le remboursement des dépenses. L’entrepreneur peut alors déduire les frais professionnels dans sa propre déclaration de revenus.
Création d’une politique de remboursement des dépenses responsable pour le manuel de l’employé
Travaillez avec les experts en RH de Resourcing Edge pour vous aider à créer des politiques de remboursement responsables et à les ajouter au manuel de l’employé.
La politique de remboursement des dépenses devrait inclure les éléments suivants :
Les employés doivent avoir une compréhension claire et cohérente de la procédure appropriée pour le remboursement des dépenses professionnelles. Si un employé ne justifie pas correctement ses dépenses et ne suit pas la procédure, tout remboursement de frais pourrait devenir un revenu imposable. Gardez à l’esprit que si un employé ne respecte pas les exigences du plan comptable, cela ne disqualifie pas les autres remboursements qui répondent à ces exigences. L’IRS détermine les remboursements sur la base d’un employé par employé.
Pour plus d’informations sur les plans responsables, voir la publication 463 de l’IRS.
Avec un document de plan responsable clairement rédigé, aucun de vos remboursements ne devrait compter comme un revenu imposable. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.
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