Geheimprocedure bedrijfsbeleid
Beleid in het kort & doel
Onze grievance procedure beleid legt uit hoe werknemers hun klachten op een constructieve manier naar voren kunnen brengen. Supervisors en senior management moeten alles weten wat werknemers irriteert of hun werk belemmert, zodat ze het zo snel mogelijk kunnen oplossen. Werknemers moeten een eerlijke klachtenprocedure kunnen volgen om gehoord te worden en conflicten te vermijden.
Het bedrijf moedigt werknemers aan om hun grieven kenbaar te maken. Op die manier kunnen we een ondersteunende en prettige werkplek voor iedereen bevorderen.
Toepassingsgebied
Dit beleid heeft betrekking op iedereen in het bedrijf, ongeacht functie of status.
Beleidselementen
Gedragsdefinitie
Wij definiëren een grief als elke klacht, elk probleem of elke zorg van een werknemer met betrekking tot zijn werkplek, baan of relaties met collega’s.
Employees can file grievances for any of the following reasons:
- Workplace harassment
- Health and safety
- Supervisor behavior
- Adverse changes in employment conditions
This list in not exhaustive. However, employees should try to resolve less important issues informally before they resort to a formal grievance.
Employees who file grievances can:
- Reach out to their direct supervisor or HR department
- File a grievance form explaining the situation in detail
- Refuse to attend formal meetings on their own
- Appeal on any formal decision
Employees who face allegation have the right to:
- Receive a copy of the allegations against them
- Respond to the allegations
- Appeal on any formal decision
The company is obliged to:
- Een formele klachtenprocedure te hebben
- de procedure te communiceren
- Alle klachten onmiddellijk te onderzoeken
- Alle werknemers die klachten indienen gelijk te behandelen
- de vertrouwelijkheid in elk stadium van het proces te bewaren
- Alle klachten waar mogelijk op te lossen
- Handhaving van haar no-vergeldingsbeleid wanneer werknemers grieven indienen bij de onderneming of externe instanties (bijv.bijvoorbeeld de Commissie Gelijke Arbeidskansen)
Procedures
Werknemers worden aangemoedigd om met elkaar te praten om hun problemen op te lossen. Wanneer dit niet mogelijk is, moeten werknemers weten hoe ze een grief kunnen indienen:
- Op informele wijze communiceren met hun directe leidinggevende. De leidinggevende zal proberen het probleem op te lossen. Wanneer werknemers een klacht willen indienen over hun supervisor, moeten ze eerst proberen de zaak te bespreken en het onderling op te lossen. In dat geval wordt hen aangeraden een informele vergadering aan te vragen. Supervisors moeten proberen een klacht zo snel mogelijk op te lossen. Als dat niet lukt, moeten ze zich wenden tot de HR-afdeling en meewerken aan alle andere procedures.
- Als de grief betrekking heeft op gedrag van een supervisor dat disciplinaire maatregelen met zich mee kan brengen (bijv. seksuele intimidatie of geweld), moeten werknemers zich rechtstreeks wenden tot de HR-afdeling of de supervisor op het volgende niveau.
- Volg de hieronder beschreven procedure
De HR-afdeling (of een geschikt persoon bij afwezigheid van een HR-afdeling) dient de onderstaande procedure te volgen:
- Vraag werknemer een grievenformulier in te vullen
- Gesprek met de werknemer om ervoor te zorgen dat de zaak volledig wordt begrepen
- Bied de werknemer die met beschuldigingen wordt geconfronteerd een kopie van de grief
- Organiseer bemiddelingsprocedures (bijv.g. het organiseren van een formele bijeenkomst)
- onderzoek de zaak of roep zo nodig de hulp in van een onderzoeker
- informeer medewerkers gedurende het proces
- communiceer de formele beslissing aan alle betrokken medewerkers
- onderneem acties om ervoor te zorgen dat het formele besluit wordt nageleefd
- Behandel beroepen door meer informatie te verzamelen en verder onderzoek te doen
- Nauwkeurige dossiers bijhouden
Deze procedure kan variëren afhankelijk van de aard van een grief. Als een werknemer bijvoorbeeld schuldig wordt bevonden aan rassendiscriminatie, zal het bedrijf een disciplinaire procedure starten.