General Ledger vs. Algemeen Journaal: Watis het verschil?
General Journals vs. General Ledgers: An Overview
Wanneer het aankomt op het bijhouden van de financiën van een bedrijf, is een dubbel boekhoudsysteem dat zowel een grootboek als een algemeen journaal gebruikt, aantoonbaar de beste methode om de algemene financiële gegevens van een bedrijf bij te houden en de activiteiten soepel en winstgevend te laten verlopen.
Om echt te begrijpen hoe een dergelijk boekhoudsysteem werkt, moet men eerst de verschillende functies van deze twee hoofdcomponenten begrijpen: grootboeken en algemene journalen.
Key Takeaways
- Het journaal bestaat uit onbewerkte boekingen waarin zakelijke transacties worden vastgelegd, in opeenvolgende volgorde op datum.
- Het grootboek is meer geformaliseerd en volgt vijf belangrijke boekhoudposten: activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
- De vooruitgang in softwaretechnologie heeft het boekhoudproces gestroomlijnd en maakt het gemakkelijk en efficiënt om beide boekhoudtaken te combineren.
Journaalposten
Een algemeen journaal is een boek met originele boekingen, waarin boekhouders en boekhoudsters ruwe zakelijke transacties vastleggen, in volgorde van de datum waarop de gebeurtenissen zich voordoen. Een algemeen journaal is de eerste plaats waar gegevens worden geregistreerd, en elke pagina in het item is voorzien van scheidingskolommen voor data, serienummers, evenals debet of credit records.
Sommige organisaties houden gespecialiseerde journalen, zoals inkoopjournaals of verkoopjournaals, die alleen specifieke soorten transacties vast te leggen.
Als een transactie is opgenomen in een algemeen journaal, de bedragen worden vervolgens geboekt op de juiste rekeningen, zoals debiteuren, apparatuur, en contante transacties.
Ondanks de vooruitgang in de softwaretechnologie zal het altijd nodig blijven niet-routinematige transacties in algemene journalen te registreren, zoals de verkoop van activa, dubieuze debiteuren en afschrijvingen.
General Ledgers
Een general ledger is een boek of bestand dat boekhouders gebruiken om alle relevante rekeningen te registreren. In het grootboek worden vijf belangrijke boekhoudposten bijgehouden: activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
Transacties die eerst in de journaalposten verschijnen, worden vervolgens op grootboekrekeningen geboekt. Vervolgens worden de rekeningsaldi berekend en overgebracht van het grootboek naar een proefbalans voordat ze op de officiële jaarrekening van een bedrijf verschijnen.
Elke boekhoudkundige post wordt weergegeven als een T-vormige tabel met twee kolommen. De boekhouder plaatst meestal de titel van de rekening bovenaan de “T” en registreert debetposten aan de linkerkant en creditposten aan de rechterkant. Het grootboek bevat soms extra kolommen voor bijzonderheden zoals de beschrijving van de transactie, de datum en het volgnummer.
Speciale overwegingen
De meeste organisaties gebruiken tegenwoordig boekhoudsoftware om transacties in grootboeken en journaals vast te leggen, waardoor deze basisactiviteiten voor het bijhouden van gegevens drastisch zijn gestroomlijnd. In feite is de meeste boekhoudsoftware nu onderhoudt een centrale repository waar bedrijven kunnen zowel grootboek-en journaalposten tegelijk te loggen. Deze technologische vooruitgang maakt het eenvoudiger en minder omslachtig om transacties te registreren, en u hoeft niet elk boek van de rekeningen afzonderlijk bij te houden. De persoon die gegevens invoert in een module van de boekhoud- of boekhoudsoftware van uw bedrijf, is zich misschien niet eens bewust van deze bewaarplaatsen. In veel van deze softwaretoepassingen hoeft de persoon die de gegevens invoert alleen maar op een keuzemenu te klikken om een transactie in een grootboek of journaal in te voeren.